База данных в MS Access (стр. 3 из 4)
2. Реализация запросов
Создание запросов
После описания таблиц и заполнения их данными к базе данных можно формулировать разнообразные запросы. Для задания запроса в Access следует перейти к закладке «Запрос» в окне базы данных. Для создания нового запроса следует нажать кнопку «Создать», в результате чего появится окно «Новый запрос» (рис. 2.1).Рис. 2.1. Окно «Новый запрос»
Существует несколько способов создания запросов. Чаще всего используется возможность создания запроса с помощью «Конструктора».
Добавление таблиц в запрос
Первым шагом при создании запроса является определение таблиц, которые содержат исходную информацию. Допускается также создание запроса на основании других запросов или одновременно и таблиц, и запросов. Использование предварительно созданных запросов при создании нового запроса может помочь сделать сложный запрос, содержащий большое число взаимосвязанных таблиц и много разнообразных условий отбора, более простым для его формулирования. В некоторых случаях без разбиения запроса на несколько последовательно выполняемых шагов нельзя обойтись.
Если позиционироваться на строку «Конструктор» в окне нового запроса, то появиться окно «Добавление таблицы» (рис. 2.2), позволяющее выбрать таблицы/запросы, являющиеся источником данных для создаваемого запроса. Для того чтобы указать, на чем будет базироваться создаваемый запрос (таблице, запросе или том и другом одновременно), надо просто выбрать соответствующую закладку.Рис. 2.2. Выбор источника запроса.
Установив в появившемся списке доступных таблиц/запросов указатель на имя добавляемой таблицы или запроса, надо или выполнить двойной щелчок “мышью” или нажать клавишу “Ввод”.
Допускается одновременное добавление в запрос нескольких таблиц или запросов. Для этого следует, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выбрать имена добавляемых таблиц или запросов и нажать кнопку "Добавить". В верхней части окна запроса выводится список полей добавленной таблицы или запроса (рис.2.2).Возможно использование еще нескольких способов включения в запрос таблиц, на которых базируется запрос.
Во-первых, для добавления таблицы можно в режиме конструктора запроса нажать кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов или выбрать в меню «Запрос» команду «Добавить таблицу».
При этом открывается окно диалога «Добавление таблицы». Пользователь имеет также возможность добавить в запрос таблицу или запрос, выбрав их имена в окне базы данных и переместив их с помощью мыши в верхнюю часть окна запроса.
Кроме того, можно позиционироваться на свободное место в верхней части окна запроса, нажать правую кнопку мыши и в появившемся ниспадающем меню выбрать позицию «Добавить таблицу».
Для добавления в запрос таблицы из другой базы данных или другого приложения следует сначала присоединить эту таблицу к активной базе данных.
Это присоединение выполняется путем использования команды «Присоединить таблицу» (Меню Файл).
3. Создание экранных форм
Выбор способа создания формы
Как мы видели в предыдущей главе, после описания таблицы можно сразу вводить в нее данные. Но такой способ имеет многие очевидные недостатки. Поэтому для этих целей обычно используются так называемые экранные формы.
Форму можно создавать несколькими разными способами. Для того чтобы создать новую форму, надо выбрать вкладку «Формы» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать». После этого появиться окно «Новая форма» (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Начальный экран создания форм
В созданной форме ищем на панели инструментов Свойства формы. В свойствах выберем Источник записей – Смета. Далее выберем в меню Список полей, и перетащим в форму нужные поля.
Рис. 3.2. Задание источников данных.Рис. 3.3. Перенос полей в форму.
После того как перенесли нужные поля в форму, создаём кнопки меню.Рис. 3.4. Создание кнопок меню.
Рис. 3.5. Внешний вид созданной формы.
Создание подчинённой и главной формы
Подчинённую и главную формы создаются аналогично. Сначала создаём главную форму, а затем подчинённую форму.
Рис. 3.6. Начальный экран создания форм .
Рис. 3.7. Перенос полей в главную форму.
Рис. 3.8. Перенос полей в подчинённую форму.
Рис. 3.9. Перенос подчинённой формы в главную форму.
Рис. 3.4. Создание кнопок меню.
Рис. 3.5. Внешний вид созданной формы.
Корректировка формы в режиме «Конструктора»
Форма может быть скорректирована. Для этого надо одним из указанных ранее способов перейти в режим конструктора. В верхней части экрана видны три инструментальных панели: форматирования, конструктора форм и панели элементов. Первая из панелей стандартная для всех офисных приложений MS. Многие из элементов второй панели также привычны и понятны.
Перемещение
Чтобы переместить выделенный элемент/элементы, надо позиционироваться на них мышью и добиться, чтобы указатель приобрел форму ладони. И, держа нажатой левую клавишу мыши, переместить элементы на требуемое место. В этом случае перемещаться будут все выделенные элементы. Если из пары «подпись»-«элемент управления» надо переместить что-то одно, то надо позиционироваться на левый верхний угол нужного элемента и добиться, чтобы указатель приобрел форму «указательного пальца»: в этом случае будет передвигаться только этот элемент.
Изменение размера
Чтобы изменить размер элемента надо позиционироваться на границе элемента таким образом, чтобы указатель принял форму двунаправленной стрелки. Выбор направления стрелок (вверх-вниз, вправо - влево, по диагонали) зависит от того, как вы хотите изменить размер элемента.
Включение новых элементов в форму
Если первоначально были включены не все поля из таблицы (или вы нечаянно удалили нужный элемент), то нетрудно добавить в форму поля из таблицы, являющейся источником данных формы. Для этого надо нажать кнопку «Список полей» на панели инструментов. Из появившегося ниспадающего списка надо выбрать имя нужного поля, позиционировавшись на нем, нажать левую клавишу мыши и не отпуская ее, переместить элемент в нужное место формы.
4. Создание отчетов в Аccess
Создание отчетов. Выбор способ создания
Создание отчетов является важной функцией, предоставляемой СУБД, так как именно отчеты позволяют представить данные из баз данных в удобном виде.
Для создания нового отчета в окне базы данных следует перейти на закладку «Отчеты», нажать на кнопку «Создать» и в верхней части появившегося окна выбрать способ создания отчета, а в нижней – указать таблицу или запрос, данные из которого будут выводиться в отчете. После чего следует нажать на кнопку «ОК».
При любом способе создания отчета необходимо выбрать источник данных, на основе которого он будет формироваться. Источником может быть одна или несколько таблиц или запрос (рис. 4.1)
Рис. 4.1. Проектирование отчетов. Создание нового отчета. Выбор способа создания и источника
Рис. 4.2. Перенос полей в форму.
Рис. 4.3. Сортировка и группировка.
В результате выполненных действий будет сформирован отчет. Он будет выведен на экран в режиме предварительного просмотра (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Вид полученного отчета
Корректировка формы отчета. Работа в режиме «Конструктора»
Полученный отчет может в чем-то не соответствовать Вашим потребностям, например, не устраивают стандартные сообщения, выдаваемые по умолчанию, не нужно выводить дату создания отчета, и, наоборот, надо ввести какие-то дополнительные элементы и т. п.
Для того чтобы скорректировать форму отчета, надо перейти в режим конструктора. Для этого можно в пункте меню «Вид» выбрать команду «Конструктор» либо выбрать соответствующую кнопку на панели инструментов.
Раскрашивание отчёта
Ничто так не оживляет тусклый отчёт, как цвет. Кнопки Цвет заливки/ фона и Цвет текста на панели форматирования делают процесс раскрашивания отчёта весьма простым и приятным занятием.
Обе кнопки изменяют цвет текстовых маркеров в отчёте, однако немного различаются в том, как они это делают.
Чтобы выбрать цвет, щелкните на стрелке, которая образует правую часть кнопки, а затем выберите цвет из палитры отображенных цветов. Образец выбранного вами цвета также отобразится в нижней части соответствующей кнопки.