Управение проектами средствами Microsoft Project (стр. 2 из 9)

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые называются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

· процессы инициации – принятие решения о начале выполнения проекта;

· процессы планирования – определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

· процессы исполнения – координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

· процессы анализа – определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

· процессы управления – определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

· процессы завершения – формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу[11].

Эти этапы достаточно условны, но стоит отметить возросшую роль данное направления у среднего менеджмента современных компаний. Практически методология управления проектами помогает:

· обосновать целесообразность инвестиций;

· разработать оптимальную схему финансирования работ;

·составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты;

·оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие участников проекта;

· осуществлять планирование и управление качеством;

· осуществлять анализ и управление проектными рисками;

· оптимально планировать и управлять контрактами;

· анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений;

· моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения;

· вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и т.д.

Эффективное управление проектами – это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом[10].

Управляемыми параметрами на стадии реализации проекта являются:

1. объемы и виды работ;

2. стоимость, издержки, расходы по проекту;

3. временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

4. ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;

5. качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее[19].

Данные параметры необходимо регулировать при достижении главной цели проекта – конечного результата, который измерим для понимания результативности выполнения. Задачами управления проекта выступают:

1. определение цели проекта и проведение его обоснования;

2. создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

3. определение необходимых объемов и источников финансирования;

4. подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со сторонними исполнителями;

5. определение сроков выполнения проекта:

6. составление графика его реализации:

7. расчет необходимых для проекта материальных ресурсов, заключение контрактов с поставщиками;

8. расчет сметы и бюджета проекта:

9. планирование и учет рисков;

10. обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление проектом – характеризуется, как процесс, связанный с планированием, организацией и управлением работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ[24].

Управление проектом можно представить в виде трех основных этапов реализации:

1. формирование плана проекта,

2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,

3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки / сдачи выполненных работ[24].

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Оптимизация проектной деятельности в организации возможна за счет:

· Систематизации проектной деятельности – внедрение Систем Управления Проектами.

· Использования современных инструментов и методов планирования и контроля проектов.

· Применения знаний и мирового опыта управления проектами.

Более или менее формализованная практика управления проектами существует сегодня в большинстве российских компаний. Однако опыт показывает, что при отсутствии формализованной системы управления руководитель и участники проекта неизбежно сталкиваются с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности и несогласованности действий.

Проектный подход к организации достижения целей позволяет:

· выделять конкретные, значимые для компании, достижимые в обозримый период цели;

· определять потребности и эффективно планировать выделение ресурсов для достижения целей;

· организовывать взаимодействие исполнителей проекта;

· осуществлять оперативный контроль за достижением целей, выявлять негативные тенденции и своевременно принимать управленческие решения по их устранению;

· повысить ответственность руководителей и исполнителей за достижение конечных, а не промежуточных целей[10].

Для успешной реализации проектов на предприятии создается система управления проектами.

Цели создания системы управления проектами:

· Выделение специальных процедур по управлению проектом, в рамках которых производится согласование и корректировка целей и результатов проектов.

·Повышение точности планирования проектов за счет формализации и описания опыта компании по реализации отдельных процедур проекта, применения специальных инструментальных средств календарного планирования.

· Повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников компании за счет описания функциональных обязанностей, распределения ответственности участников проекта, определения принципов взаимодействия и разрешения конфликтов на задачах проекта.

· Повышение эффективности работы сотрудников компании по задачам проектов за счет разработки методик выполнения стандартных процедур, создания механизма накопления «лучших практик» в ходе деятельности компании по реализации проектов.

· Обеспечение минимизации рисков реализации проектов за счет разработки специальных методик и процедур выявления, оценки и управления рисками в ходе планирования и реализации проектов.

· Оптимизация финансовых затрат компании в рамках реализации проектов за счет применения специальных процедур бюджетирования этапов и работ проекта (планирование, выделение и контроль за расходованием денежных средств), использования инструментальных средств.

· Улучшение контроля со стороны руководителя проекта и руководства компании исполнения одного или группы проектов, возможность выявления негативных тенденций в реализации проектов и принятия обоснованных решений на ранних стадиях за счет применения инструментальных средств календарного планирования и финансового анализа[10].

Основу системы управления проектами составляет:

· Организационная структура, специально созданная для эффективного управления проектом.

·

Рисунок 1 Организационная структура

· Взаимоувязанный, формализованный набор процедур, обеспечивающих процессы управления проектом (рис. 1).

Рисунок 2 Этапы выполнения проекта

· Нормативно – регламентная база, обеспечивающая статус системы управления проектом.

Рисунок 3 Программы

· Инструментальные системы (программное обеспечение) поддержки процессов управления и реализации проектов.

1.2 Обзор систем управления проектами

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.