Управение проектами средствами Microsoft Project (стр. 7 из 9)

1. трудозатраты – гистограмма распределения абсолютных значений трудозатрат,

2. совокупные трудозатраты – график трудозатрат ресурса нарастающим итогом с начала проекта,

3. превышение доступности – на графике отображается только гистограмма распределения трудозатрат, превышающих максимально допустимый объем назначения,

4. процент загрузки – график загруженности ресурса в процентах от максимально допустимого объема его участия в проекте,

5. оставшаяся доступность – распределение свободных объемов трудозатрат, которые могут быть назначены ресурсу без его перегрузки,

6. затраты – график распределения затрат ресурса в ходе выполнения проекта,

7. совокупные затраты – график накопления затрат нарастающим итогом с начала проекта,

8. доступность по трудоемкости – график допустимой трудоемкости, которую можно назначить ресурсу, без учета уже выполненных назначений

9. доступность в единицах – график распределения максимально допустимого процента использования ресурса[9].

Рисунок 19 Представление График ресурсов

Система позволяет отобразить календарные графики и других показателей:

1. Фактические трудозатраты – объем трудозатрат, которые были фактически отработаны при исполнении задачи;

2. Совокупные трудозатраты – график распределения трудозатрат нарастающим итогом с начала задачи, фазы или проекта в целом;

3. Базовые трудозатраты – график распределения трудозатрат, сохраненный в базовом плане проекта;

4. Затраты – график распределения финансирования задач проекта;

5. Фактические затраты – график распределения фактически произведенных затрат при исполнении проекта.

Рисунок 20 Представление Использование ресурсов

Левая таблица содержит список задач, которым еще не назначены ресурсы (к таким относятся вехи и фазы), и список ресурсов с указанием их суммарных трудозатрат по проекту. Под каждым ресурсом перечислены все задачи, в выполнении которых он участвует, и его запланированные трудозатраты на эти задачи. Правая таблица – это сводный календарный график трудозатрат ресурсов по проекту. При помощи ее контекстного меню состав данных этой таблицы может быть изменен и помимо трудозатрат включить следующие показатели:

6. Фактические трудозатраты – объем трудозатрат, которые были фактически отработаны при исполнении задачи;

7. Совокупные трудозатраты – график распределения трудозатрат нарастающим итогом с начала задачи, фазы или проекта в целом;

8. Превышение доступности – график распределения трудозатрат, которые превосходят максимально допустимый объем использования ресурса (информативными являются суммарные строки ресурсов, в которых и отображается значение превышения);

9. Затраты – график распределения финансирования задач проекта;

10. Оставшаяся доступность – календарный график распределения оставшегося объема трудозатрат, который можно назначить ресурсу без перегрузки.

Отличительной особенностью представления Использование ресурсов является выделение факта перегрузки ресурсов:

· в левой таблице красным цветом шрифта отмечается суммарная строка перегруженного ресурса (Постановщик на рисунке 20);

· в правой строке красным цветом отмечаются трудозатраты в те дни, когда имеется перегрузка.

Вопрос оценки длительности задачи имеет важное значение с точки зрения качества планирования проекта. При заниженной длительности исполнителям не хватит времени для ее успешного завершения, в результате фактическая длительность и затраты превысят плановые показатели. Это, в конечном счете, приведет к более позднему завершению проекта и увеличению его бюджета. Завышенная длительность приведет к недозагруженности ресурсов, их нерациональному использованию и неэффективной растрате бюджета[7].

Чтобы правильно оценить длительность задачи, менеджер должен обладать некоторым опытом в области планирования и управления релевантными проекту технологическими процессами. Однако, для некоторых задач существует способ ее оценки, опирающийся на некоторые показатели или характеристики этих задач. Например, длительность кладки стены зависит от количества кирпича (или площади стены), настила полов – от площади пола, ввода данных – от количества элементов данных и т.д. Для таких случаев и используется параметрический анализ длительности.

Рисунок 21 временной анализ

Стоимость проекта складывается из стоимости входящих в него задач по схеме, изображенной на рисунке 22. Стоимость задачи определяется двумя составляющими: стоимостью всех ее назначений и фиксированной стоимостью.

Рисунок 22 Составляющие стоимости проекта

Фиксированная стоимость задачи вводится в таблице Затраты представления Диаграмма Ганта в столбце Фиксированные затраты: Эта стоимость определяет затраты на задачу, которые не зависят от используемых ею ресурсов.

Стоимость назначения – это стоимость ресурса при выполнении данной задачи. Это может быть зарплата сотрудников, стоимость материалов, затрат и т.п. Для трудовых ресурсов эта величина складывается из оплаты за затраченное время по утвержденному рабочему графику (в соответствии со стандартной ставкой), оплаты за сверхурочные работы сверх графика, и стоимости использования, которая не зависит от времени работы[9].

Для материальных ресурсов используется только стандартная ставка, которая задает стоимость единицы материала, и стоимость использования, не зависящая от количества потребляемых задачей единиц.

Для затратных ресурсов стоимость назначения равна сумме введенных затрат. При анализе всех ресурсов мы получаем следующие финансовые показатели проекта рисунок 23.

Рисунок 23Таблица Затраты

Эта же таблица используется для анализа стоимости проекта. В ней отражены:

1. стоимости отдельных задач;

2. стоимости фаз (этапов);

3. стоимость всего проекта.

Для анализа стоимости назначений используется представление Использование задач, которое помимо перечисленных данных содержит стоимость каждого используемого ресурса для каждой задачи проекта.

Вариантами стоимостного анализа проекта являются:

1. анализ стоимости задач разного вида;

2. анализ стоимости ресурсов разного вида;

3. анализ сверхурочных затрат.

Для анализа стоимости ресурсов разного вида используется аналогичный метод.

1. Создать настраиваемое поле типа Текст и для каждого ресурса ввести в него название его вида.

2. Переключиться в представление Использование ресурсов, выбрать таблицу Затраты и добавить в столбец с созданным полем.

3. Установить группировку по этому полю.

4. Данные о стоимости ресурсов разного типа находятся в заголовочных записях группировок.

Пример таблицы с выполнением данного вида анализа приведен на рисунке 24http://www.intuit.ru/department/itmngt/pmmsproject/class/free/6/pmmsproject_6.html - image.6.13. Здесь для разделения ресурсов используется тип ресурса: трудовой, материальный или затратный. Как видно из таблицы, львиную долю затрат по проекту составляет заработная плата сотрудников, которая составляет 231500 р.

Рисунок 24 Анализ стоимости ресурсов разного вида

Также немаловажна в MicrosoftProject возможность анализировать и предсказывать риски. Риск – это возможность изменения плановых показателей проекта в худшую сторону в процессе его реализации по причинам, не зависящим от менеджера проекта. Примерами рисков могут быть болезнь или увольнение ценного сотрудника, задействованного в важных задачах, задержка поставки материалов, задержка финансирования и т.п.

К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее «узких», с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.

В этом разделе мы опишем наиболее общие примеры рисков, которые далеко не полностью исчерпывают весь перечень рисков, но демонстрируют подходы к их анализу.

Риски проекта можно разделить на три основные группы:

1. риски в расписании – возможность ошибочной оценки длительности задачи менеджером проекта,

2. ресурсные риски – потенциальная возможность превышения ресурсом запланированных трудозатрат, необходимых для выполнения задачи, или возможность задержки задачи из-за внезапной недоступности ресурса,

3. бюджетные риски – возможность превышения запланированного бюджета проекта.

К рискам в расписании относятся следующие виды рисков:

1. наличие задач с предварительными длительностями;

2. наличие задач со слишком короткой длительностью;

3. наличие слишком длинных задач, в которых задействовано большое количество ресурсов;

наличие задач с календарными ограничениями.

К ресурсным рискам (рисунок 25) относятся следующие виды рисков:

1. привлечение к работам неопытных сотрудников;