Создание информационной системы средствами MS Excel и VBA (стр. 3 из 4)
Рис.18 Применение функции СЧЕТЕСЛИ.
Функции БД.
В диалоговом окне "Мастер функций" все функции, по области их использования, разбиты на соответствующие категории. Одной из таких категорий является "Работа с БД" или "Функции БД". Эта категория очень удобна при работе с таблицами и БД. В ней есть весь необходимые функций, которые позволяют легко найти нужную информацию.
Функции БД имеют обобщенное название Д-функции. Д-функции оперируют только с элементами диапазона, которые удовлетворяют заданным условиям.
У всех Д-функций один и тот же синтаксис:
1) база данных задает весь список, а не отдельный столбец;
2) поле определят столбец, в котором производится вычисление;
3) критерий – диапазон, содержащий условие БД.
В своей работе я применила следующие функции БД:
- БСЧЕТА – подсчитывает количество непустых ячеек в выборке из заданной БД по заданному критерию.
Допустим, мне необходимо подсчитать количество книг, изданных в издательстве Высшая школа. Для этого я вызываю диалоговое окно функции БСЧЕТА, в строке База данных ввожу всю БД, в строке Поле ввожу номер столбца, в котором производится расчет, а в строке Критерий ввожу условия счета (рис.19).
Рис.19 Диалоговое окно функции БСЧЕТА.
Выполнив все эти действия, я подсчитала количество книг, изданных в издательстве Высшая школа (рис.20).
| Количество книг, изданных в издательстве Высшая школа |
| 5 |
Рис.20 Применение функции БСЧЕТА
ДМАКС - возвращает максимальное значение поля (столбца) записей БД, удовлетворяющих указанным условиям.
Например, мне нужно найти самый большой тираж. Вызвав диалоговое окно функции ДМАКС, повторяю те же действия, что и при функции БСЧЕТА (рис.21).
Рис.21 Окно диалога функции ДМАКС.
Выполнив все необходимые действия, я нашла самый большой тираж (рис.22).
| Самый большой тираж: |
| 3500000 |
Рис.22 Применение функции ДМАКС.
- ДМИН – возвращает минимальное значение среди выделенных фрагментов БД.
К примеру, мне надо найти самую низкую цену. Как и при использовании предыдущих функций, я вывожу диалоговое окно функции ДМИН и ввожу в поля необходимые условия (рис.23)
Рис.23 Диалоговое окно функции ДМИН.
Запустив эту функцию, я нашла самую низкую цену (рис.24).
| Самая низкая цена: |
| 130 |
Рис.24 Функция ДМИН.
- ДСРЗНАЧ – возвращает среднее всех значений столбца или БД, которые удовлетворяют заданным условиям.
Допустим, мне надо найти среднюю цену. Для этого я открываю окно диалога функции ДСРЗНАЧ, ввожу в нее все необходимые условия, запускаю функцию (см. рис.25); и на рабочем листе выводится вычисленное значение (рис.26).
Рис.25 Диалоговое окно функции ДСРЗНАЧ.
 Применение функции ДСРЗНАЧ |
| Средняя цена: |
| 154,3 |
Рис.26 функция ДСРЗНАЧ
10. Подведение промежуточных итогов
Зачастую при работе с электронными таблицами или БД возникает необходимость подводить какие-либо итоги. Например, подсчитать количество, сумму, произведение и т.д. по какому-нибудь столбцу. С этой целью в MSExcelприменяется специальная команда для подведения промежуточных итогов.
Команда Данные/Итоги… может быть использована для получения различной итоговой информации. Но прежде чем подводить итоги, нужно обязательно отсортировать список соответствующим образом (рис.27).
Рис.27 Сортировка списка по полю Издательство.
После сортировки можно подвести итоги по данной таблице.
К примеру, мне необходимо подсчитать количество книг, изданных в каждом издательстве. Для этого нужно набрать команду Данные/Итоги…, в появившемся диалоговом окне Промежуточные итоги ввести в поля критерии, показанные на рисунке 28:
Рис.28 Диалоговое окно команды Промежуточные итоги.
Применив данную функцию, я произвела подсчет по столбцу Издательство (рис.29).
| Издательство | |
| Айрис-Пресс Количество | 1 |
| Альянс-В Количество | 1 |
| Аст Количество | 1 |
| Астрель-АСТ Количество | 1 |
| Бином Количество | 1 |
| БХВ-Санкт-Петербург Количество | 1 |
| Высшая школа Количество | 5 |
| Дрофа Количество | 4 |
| Лаборатория Базовых Знаний Количество | 1 |
| Лань Количество | 1 |
| Машиностроение Количество | 2 |
| Металлургия Количество | 1 |
| Наука Количество | 3 |
| Питер Количество | 1 |
| Просвещение Количество | 8 |
| Проспект Количество | 1 |
| Советский писатель Количество | 1 |
| Современное слово Количество | 1 |
| Феникс Количество | 1 |
| Центр гуманитарного образования Количество | 1 |
| Эксмо Количество | 3 |
| Общее количество | 40 |
Рис.29 Пример подведения итогов
11. Проверкавводимыхзначений
MSExcel предлагает специальное средство, позволяющее проверять, удовлетворяют ли заданным условиям вводимые в список значения. Следует отметить, что проверке подвергаются только значения, вводимые пользователем непосредственно в ячейки.
Чтобы задать условия проверки данных, нужно выделить диапазон ячеек, к которому должны применяться эти условия, затем воспользоваться командой Данные/Проверка…. На экране появится окно диалога Проверка вводимых значений, содержащее три вкладки: Параметры, Сообщение для ввода, Сообщение об ошибке (рис.30).
Рис.30 Диалоговое окно Проверка водимых значений.
Для того чтобы в поле Издательство при вводе значения, не входящего в список допустимых (весь перечень наименований издательств), появлялось предупреждение об ошибке, нужно в Параметрах в Типе данных указать критерий Список, в Источнике - допустимые значения. В Сообщении для ввода и в Сообщении об ошибке выбрать вид сообщения и ввести текст предупреждения (рис.31).
Рис.31 Вкладка Сообщение об ошибке.
На рисунке 32 показано предупреждение, которое появилось при вводе в столбце Издательство слова "Погода", что не входит в список допустимых.
Рис.32 Пример проверки вводимых значений
12. Диаграммы и графики
Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления заключается в его наглядности. На графиках легко просматривается тенденция изменения, при этом можно определить скорость изменения тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов – все это легко можно увидеть на графике.
Всего в MS Excel имеется несколько типов плоских и объемных диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов. Если пользователю их недостаточно, то возможно также создание собственного пользовательского формата диаграмм.
Построение и редактирование диаграмм и графиков.
Первый шаг построения диаграмм предполагает выбор типа будущего изображения. На данном этапе имеется возможность выбора стандартного или нестандартного типа диаграммы (рис. 33). После того как тип диаграммы определен, следует кнопку Далее> для продолжения процесса построения.
Рис.33 Диалоговое окно Мастер диаграмм.
На втором шаге необходимо выбрать источник данных для диаграммы (рис.34).
Рис.34 Выбор источника данных для диаграммы.
Если диаграмма включает в себя несколько рядов, можно осуществить группировку данных двумя способами: в строках таблицы или в ее столбцах. Для этой цели на странице Диапазон данных имеется переключатель Ряды в (см. рис.34).
В процессе построения диаграммы возможно добавление или редактирование рядов данных, используемых в качестве исходных данных.
Для формирования рядов данных используется вторая страница рассматриваемого диалогового окна. На этой странице можно выполнить детальную настройку рядов, задав имя каждого ряда и единицы измерения для оси X.
Задать название ряда можно в поле Имя, непосредственно введя его с клавиатуры или выделив на листе, временно свернув диалоговое окно.
В поле Значения находятся численные данные, участвующие в построении диаграммы. Для ввода этих данных также удобнее всего воспользоваться кнопкой свертывания окна, после чего можно выделить диапазон непосредственно на рабочем листе.
В поле Подписи оси Xвводятся единицы измерения оси X.