Лекции по Информатике 3 (стр. 11 из 24)

1. создание документа
2. форматирование документа.

Рассмотрим основные принципы подготовки документа, которые с одной стороны, делают его понятным читателю, с другой, ускоряют его подготовку.

9.3.1. Принципы создания документа

При создании документов необходимо придерживаться следующих принципов. Принципы носят характер советов. Их эффективность проявляется при большом количестве документов.

1. Используйте режим просмотра перед печатью.

Перед печатью необходимо посмотреть на экране дисплея документ в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге. Это позволит организовать документ, не допуская перепечатки.

1. Учитесь быстро печатать.

Главное ограничение подготовки документа - это скорость ввода текста с клавиатуры. Учитесь печатать «вслепую».

1. Сначала пишите, потом редактируйте.

Создавая документ, не исправляйте ошибок. Исправления рекомендуется делать потом, когда ошибки исправлены автоматически или явно указаны.

1. Удаляйте с осторожностью.

Не удаляйте текст большими кусками. Работайте в режиме вставки, а не замены.

1. Сохраняйте чаще.

Перебои с электропитанием, зависание программ, настроение, могут свести на нет многие часы вашей работы. Пользуйтесь режимом автосохранения 1 раз в 20-30мин. Хорошей привычкой является ручное сохранение.

1. Храните копии важных документов.

Создавайте резервные копии файлов на дискетах и на других носителях. Особо важные документы храните на бумаге.

1. Используйте небольшие файлы.

Большие файлы обрабатываются нелинейно дольше. Ущерб от потери маленького файла мал.

1. Создайте себе удобства.

В удобной позе уменьшаются трудовые затраты и меньше вероятность ошибок и непредсказуемых действий.

1. Делайте передышки.

Короткие перерывы по пять минут в час помогут вам и вашим глазам не устать от работы.

9.3.2. Принципы форматирования документа

Предполагается, что текст документа создан и необходимо его форматировать, изменить внешний вид. Давние традиции книгопечатания сформулировали следующие принципы:

1. Не пишите убористо.

Оставляйте в тексте достаточно пустого места. Хороший актер отличается не монологом, а паузой. Не пренебрегайте полями по краям листа. Затраты на бумагу меньше, чем затраты на понимание документа.

1. Документ единое целое.

Организуйте фрагменты документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимая при этом минимальную площадь страницы.

1. Не используйте длинных строк, предложений, абзацев.

Длинные фрагменты утомляют читателя.

1. Принцип баланса.

Визуальный вес левой и правой частей страницы должен быть, примерно одинаковым

1. Принцип выделения.

Выделяйте заголовки крупным рубленым шрифтом. Не выделяйте длинных фрагментов. Используйте серый фон и выделение рамкой.

10. Табличный процессор

Электронная таблица – информация в компьютере, которая организована с помощью строк и столбцов.

Табличный процессор - программное средство, предназначенное для создания и обработки электронных таблиц.

Рассмотрим принципы и операции, общие для большинства табличных процессоров.

10.1. История развития табличного процессора

История развития табличного процессора берет свое начало с 1979 года, когда 2 студента Гарвардского университета Дэн Бринклин и Боб Франкстон занимались скучными вычислениями в бухгалтерских книгах. Им пришла мысль автоматизировать процесс вычислений с помощью компьютера. Так была создана первая версия табличного процессора под названием VisiCalc. Затем появился значительно усовершенствованный процессор SuperCalc.

В 1982 году на рынке программных средств появился табличный процессор Lotus1-2-3. Lotus 1-2-3 был первым табличным процессор, который объединил в себе кроме операций с таблицами (~1), еще и мощную графику (~2) и работу с базами данных (~3). Продукт пользовался громадной популярностью и компания Lotus за первый год продала его на 50 млн. $. Успех Lotus привел к жесткой конкуренции и быстрому появлению табличных процессоров VPPlanner, First и QuatroPro.

В 1987 году компания Microsoft выпустила первую версию табличного процессора Excel. Основной упор в процессоре Excel был сделан на простоту общения с пользователем. Для этого используются:

- система меню;

- повсеместные, но стандартные приемы работы с мышью;

- широкий спектр панелей инструментов;

- использование шаблонов при построении сложных объектов.

10.2. Интерфейс табличного процессора

Интерфейс- это правила взаимодействия компьютера и пользователя. В более узком смысле под интерфейсом понимаются визуальные средства взаимодействия: окна, панели кнопки и т.п.

10.2.1. Строки, столбцы, ячейки, адреса

Электронная таблица состоит из строк и столбцов. Каждая строка пронумерована цифрами 1, 2, 3, …, каждый столбец пронумерован буквами А, В, С,…,Z, АА, АВ,…,AZ, BA, BB,… .

Ячейка – пересечение строк и столбцов. Адрес – совокупность номера строки и номера столбца, на пересечении которых находится ячейка.

Ссылка – способ указания адреса ячейки. Самой простой ссылкой служит явное указание адреса ячейки, например: А1, АB28. Есть и другие виды ссылок, например: C1R1, C28R28.

Ячейка может быть пустой или может содержать одно данное какого-либо типа: текст, дата, число, формула.

10.2.2. Блоки

Блок – несколько ячеек, объединенных по какому-либо признаку.

Большинство команд табличного процессора могут применяться не только к одной ячейке, но и к блоку. Любая команда табличного процессора требует указания блока, в отношении которого она применяется. Блок может включать в себя:

• прямоугольник с несколькими строками и столбцами,
• всю строку или столбец,
• произвольную, разрозненную группу ячеек,

Ссылка на блок задается указанием:

• первой и последней ячейки прямоугольника через двоеточие, например: (А1: С3),
• первой и последней строки или столбца через двоеточие, например: (1: 3), (А: С),
• перечислением ячеек и прямоугольников через точку с запятой, например: (A1;В2;В4:D6)
• указанием ранее заданного имени блока, например: Прибыль по месяцам.

Блок может состоять из 1 ячейки.

10.2.3. Окно, рабочий лист, текущая ячейка

Одна электронная таблица располагается на одном рабочем листе. Кроме таблицы в листе могут располагаться диаграммы и макросы. Несколько рабочих листов составляют рабочую книгу. Каждая рабочая книга открывается в отдельном окне и сохраняется в отдельном файле. Ячейка, рабочий лист, рабочая книга, в которой находится курсор, называются текущими (активными).

Табличный процессор может обрабатывать несколько рабочих книг и позволяет устанавливать между ними связи.

10.2.4. Типовая структура интерфейса

Типичные элементы окна табличного процессора показаны на рис.10.1. Условно окно разделяется на 2 части: рабочее поле и поле управления.

Поле управления включает: главное меню, строку состояния, линейки прокрутки, панели инструментов, строку формул, строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от табличного процессора.

Главное меню содержит пункты основных режимов. Из этих пунктов появляются перечени команд данного режима. Классическими являются режимы: Файл, Правка, Вид, Сервис, Окно.

Строка состояния (статусная строка) содержит сведения о текущем режиме, имени файла, строке и столбце таблицы.

Главное меню Панели инструментов Столбец Строка формул А В С АА D

Строка 1 Ячейка В1 2 3 Блок Рабочее поле Ñ

Статусная строка Линейки Строка подсказок прокрутки Рис.3.1. Окно табличного процессора.

Панель инструментов содержит ряд кнопок с картинками, которые предназначены для быстрого вызова команд и окон. Панели инструментов еще называются пиктографическими меню.

Строка формул отображает адрес текущей ячейки и вводимые в нее данные. Через строку формул можно вводить данные в текущую ячейку.

Особенность строки формул в том, что в ней отображается не только значение, но и формула, по которой это значение подсчитано.

Строка подсказки сообщает сведения о проверенном или предполагаемом действии процессора.

Рабочее поле - это пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек и их значений, названий строк и столбцов.

10.3. Данные, хранимые в ячейках

Рассмотрим, что и в каком виде может храниться в ячейках электронной таблицы.

10.3.1. Типы входных данных

В каждую ячейку пользователь может ввести данное одного из следующих пяти типов:

· текст,

· число,

· дата,

· формула,

· функция.

Для разных типов данных возможны разные операции преобразования. Например, числа можно складывать, а даты нельзя. Даты можно вычитать друг из друга, а тексты нельзя. Из текстов можно вырезать символы, а из формул нельзя. Формулы требуют исходных данных определенных типов и дают определенный тип результата. Функцию и формулу можно объединить в один тип.

Тип вводимого данного определяется либо автоматически по содержанию вводимой первый раз в ячейку информации, либо по формату, заданному пользователем для ячейки. Автоматическая проверка и определение типа происходит в следующем порядке: функция, формула, дата, число, текст.