Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:
• по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;
• по отношению к объекту управления — входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;
• по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;
• по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;
• по объему отражаемых операций — единичные и сводные;
• по способу использования — разовые и накопительные;
• по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;
• по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.
Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ» определены требования к унифицированной системе документации (УСД). Она включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.
Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).
По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.
Документация, действующая в органах управления, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.
Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.
Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. рис. 1).
Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:
• наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);
• характеристика документа (индекс, код по ОКУД – общероссийский классификатор управленческой деятельности);
• наименование документа;
• зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.
В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.
Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.
Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.
На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
И НАПРАВЛЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Увеличение числа обрабатываемых документов требует внедрения новых технологий работы с ними и совершенствования системы документооборота [2].
Особенности российской технологии работы с документами:
- на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности — канцелярии, экспедиции и другие;
- функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами;
- для отслеживания потоков документов в службах документационного обеспечения ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;
- движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали — от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям;
- функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;
- бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;
- поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;
- используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.
Особенности западной технологии работы с документами:
- отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия;
- движение документальных потоков происходит преимущественно по горизонтали. Документы регистрируются их непосредственными исполнителями, а потому система изначально ориентирована на высокую исполнительскую дисциплину работников;
- используемые программные средства призваны обеспечивать максимальное использование электронных документов;
- имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.
Направления автоматизации документооборота. Автоматизация документооборота предусматривает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются [2]:
- системы обработки изображений документов;
- системы оптического распознавания символов;
- системы управления документами;
- системы автоматизации деловых процедур;
- программное обеспечение для рабочих групп.
Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, их классификации по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Применяются в организациях с большим объемом документооборота.
Системы оптического распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства изображение считывается с документа и преобразуется в текстовый файл. В результате бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.
Системы, управления документами обеспечивают автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами различных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о требующих выполнения работах, получения сведений об их исполнении. Развитые системы управления документами выполняют функции индексирования, поиска по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, функции выдачи, возврата и рассылки документов.