Шпаргалка по Информатике 2 (стр. 8 из 8)

39. Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как не табличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный. Смешанные ссылки. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов приобретает вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка строки приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

40. Довольно часто данные требуется представить в соответствии с некоторым заданным критерием: в порядке возрастания, убывания либо в алфавитном порядке. Изменение порядка расположения строк называется сортировкой.Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок сортировки (по возрастанию или по убыванию), расположенных на стандартной панели инструментов.Выполните сортировку по фамилиям в обоих списках, и вы увидите, что после этого данные, касающиеся одного сотрудника, будут находиться в одной строке. Иногда возникает необходимость производить сортировку по нескольким столбцам одновременно. В нашем случае, например, может потребоваться отсортировать список сначала по сумме оклада в порядке убывания, а затем по фамилиям, по алфавитному признаку в порядке возрастания.Используя только кнопки сортировки, вы можете не получить желаемого результата. Для того чтобы произвести одновременную сортировку более чем по одному полю, активизируйте команду Данные/Сортировка. В результате ее выполнения появится диалоговое окно Сортировка диапазона В раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец и установите переключатель сортировки (по убыванию или по возрастанию). То же нужно сделать и для второго поля. С помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца. Команда Промежуточные итоги недоступна при работе с таблицей Microsoft Excel. Чтобы добавить промежуточные итоги в таблицу, необходимо сначала преобразовать ее в обычный диапазон данных. Учтите, что при этом будут удалены все функциональные возможности, связанные с таблицами, кроме форматирования.

41. Фильтрация данных. При решении многих задач возникает потребность осуществлять фильтрацию данных, то есть отображать и обрабатывать не все строки, имеющиеся в таблице, а только те, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel имеет два средства для фильтрации данных – автофильтр и расширенный фильтр.Чтобы установить автофильтр, следует поместить курсор внутрь таблицы и выбрать в меню Данные опции Фильтр и Автофильтр. В результате возле заголовков столбцов появятся кнопки разворачивающихся списков, из которых можно выбрать следующие опции:(Все) - снимает фильтр с данного столбца и обеспечивает вывод строк с любыми значениями в данном столбце;(Первые 10...) – позволяет отфильтровать заданное количество или заданный процент наибольших или наименьших элементов данного столбца;(Условие...) позволяет задать одно или два условия фильтрации в форме равенства или неравенства. Если условий два, то их можно связать логической операцией ИЛИ либо И. В первом случае будут отфильтрованы строки, для которых выполняется хотя бы одно из условий, во втором требуется выполнение обоих условий одновременно.В списке содержатся также все значения данных, присутствующие в данном столбце. Выбор такой опции приводит к тому, что через фильтр пройдут только строки с избранным значением.Для снятия автофильтра нужно выполнить те же действия, что и при его установке.

42. Чтобы использовать расширенный фильтр, нужно над или под основной таблицей создать вспомогательную таблицу, имеющую такую же шапку, что и шапка исходной таблицы, подлежащей фильтрованию. Для этого удобней всего просто скопировать шапку исходной таблицы. Также созданная вспомогательная таблица должна содержать строку (или несколько строк) условий. Строка условий должна содержать условия отбора данных в основной таблице. Ниже приведен пример вспомогательной и основной таблиц.

В ячейки вспомогательной таблицы можно включать различные условия – равенства и неравенства. Например, выражение <100 обеспечит фильтрацию чисел, меньших ста. Если строка вспомогательной таблицы содержит несколько заполненных ячеек, то все задаваемые ими условия должны выполняться одновременно. Если во вспомогательной таблице заполнены несколько строк, то через фильтр пройдут данные, удовлетворяющие условиям хотя бы одной из них. Для наложения расширенного фильтра необходимо поместить курсор внутри основной таблицы и выбрать в меню Данные опции Фильтр и Расширенный фильтр. При этом в поле Исходный диапазон будет автоматически занесен диапазон ячеек, занимаемых исходной таблицей. Для занесения диапазона ячеек, занимаемых вспомогательной таблицей, в поле Диапазон условий, нужно установить курсор в это поле, а затем выделить мышкой всю вспомогательную таблицу, включая шапку.

При желании, можно задать также диапазон ячеек, куда следует помещать результаты фильтрации, если вы не хотите фильтровать список на месте. Имеется также возможность отображать в результатах только уникальные записи. То есть, если таблица содержит множество повторяющихся записей, то результат будет содержать только по одному экземпляру от каждой. Для снятия расширенного фильтра нужно выбрать в меню Данные опции Фильтр и Отобразить все.

43. Построение диаграмм. Microsoft Excel позволяет отображать содержимое таблиц в виде самых разнообразных графиков и диаграмм. При этом любые изменения значений в ячейках мгновенно вызывают соответствующие изменение в их графическом отображении. Имеется также возможность, перемещая мышкой точки на графике, соответствующим образом изменять числовые значения в ячейках.Прежде чем приступать к построению диаграммы, необходимо четко представить себе конечную цель – структуру будущей диаграммы (какие оси она должна содержать, какие данные и как будут на них отображаться и т.п.).Для построения диаграммы необходимо выделить ячейки, содержимое которых вы хотите увидеть на диаграмме в виде графиков или подписей на осях координат, а затем нажать на панели инструментов кнопку Мастер диаграмм (

) и дать ответы на следующие 4 запроса.1. Выбрать тип диаграммы. Обратите внимание, что уже на этом этапе можно просмотреть в первом приближении внешний вид диаграммы для выбранных вами данных.2.Уточнить диапазон ячеек, значения которых будут отображаться на диаграмме, и указать, как расположены ряды данных - в строках или в столбцах. Рядом данных называют ячейки, значения которых отображаются, например, в виде связанных точек одного графика. 3.Содержание третьего запроса сильно зависит от типа диаграммы. Здесь можно задать, например, название диаграммы, название осей (если они имеются), способы проведения координатной сетки, подписи к элементам диаграммы, наличие и тип легенды и т.п.4. Где следует поместить диаграмму: на отдельном листе, созданном специально для данной диаграммы, или на одном листе с исходными данными.После создания диаграммы можно изменить ее размеры, расположение на листе, а также изменить сам тип диаграммы и формат ее составляющих. Для этого можно использовать панель инструментов Диаграммы, а также контекстное меню: щелкнув правой клавишей мышки по какому-либо объекту, вы получаете перечень операций, которые можно выполнить с этим объектом. Примеры типов диаграмм.Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения - по вертикали. Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения -по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее - изменениям во времени. Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент. Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах xy. Эта диаграмма отображает нечетные интервалы данных и часто используется для представления данных научного характера. Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму. В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных. Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом. Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные.