Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.
Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного некрупных административно-промышленных центрах.
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).
Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри предприятия.
В самой информационной системе, содержащей тексты на естественном языке, мы имеем массив планов выражения источников на естественном языке, а на входе информационной системы мы имеем множество запросов в виде планов выражения, сформулированных потребителями информации.
Для того чтобы решить задачу поиска необходимой потребителю информации, необходимо смоделировать (представить) – о каком фрагменте предметной области потребитель хочет получать информацию. Далее необходимо просмотреть хранящиеся документы – планы выражения, составленные источниками, представить (смоделировать), что хотел сказать источник о предметной области, и на основе научно обоснованной методики отобрать те из документов, которые отвечают на поставленный вопрос полностью или частично.
Работы в области машинного перевода и теории построения документальных информационных систем, проводимые в течение последних 50 лет в нашей стране и за рубежом, показали, что процесс выявления смысла произвольного текста на естественном языке не подлежит автоматизации и может быть реализован лишь человеком, обладающим глубокими знаниями в данной предметной области.
Однако общество нуждалось в построении документальных информационных систем, в первую очередь в области научно-технической информации. Для того чтобы облегчить поиск в больших массивах текстовой информации, стали строить информационно-поисковые системы, в которых документы описывались с помощью специальных поисковых языков. С помощью элементов этих же языков описывались и запросы. Для отбора документов в ответ на запрос осуществлялось сравнение поисковых образов запросов и поисковых образов документов, которое проводилось на одном и том же искусственном языке. Такой подход является вынужденным.
Документальные информационные системы не дают ответа на вопрос потребителя; а выдают ему документы, в которых может содержаться ответ на его запрос, предоставляя потребителю самому выявить смысловое содержание этих документов.
В то же время работа с электронными документами требует учета того, что время активного использования конкретных программно-технических средств и время полезного использования носителей информации может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись данных на другой носитель и обновлять средства ее аутентификации. Кроме того, для хранения электронных документов, возможно, надо сохранять также соответствующие (зачастую морально устаревшие) технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.
Обычно под словом «Интернет» понимается глобальная компьютерная сеть [11], или «Сеть сетей». С точки зрения пользователя Интернет можно рассматривать как мощное глобальное средство обмена информацией. Одним из распространенных и перспективных сервисов Интернет является сервис прямого доступа WordWideWeb— WWW, представляющий собой систему документов, включающих текстовую и графическую информацию, размещенных на узлах Интернет и связанных между собой гиперссылками.
Классификация источников информации в Интернете может проводиться по разным основаниям. По способам представления информации могут быть выделены следующие виды:
– web-страницы – наиболее распространенный и используемый из информационных ресурсов. Этот ресурс представляет собой страницы гипертекста. Страницы наряду с текстовой могут содержать графическую, звуковую, видеоинформацию;
– файловые серверы представляют собой реализацию в Интернете традиционного способа представления информации;
– телеконференции могут являться важным источником информации. Они разбиваются на группы (рубрики) по тематике. Участвующие в телеконференциях могут написать свое сообщение или послать комментарии на чужое сообщение;
– базы данных могут быть доступны через сеть Интернет. В них часто содержатся, кроме текстовой, также и другие виды информации.
Информационные ресурсы также могут быть разделены по языковому признаку. В сети Интернет представлены практически все основные языки, однако главным языком в силу исторически сложившихся традиций является английский. Ряд сайтов представляет информацию на нескольких языках.
В сети имеет место классификация и по территориальному признаку. Ряд сайтов предоставляет свою информацию для потребителей определенного региона, хотя доступ к сайту возможен и из любой точки сети.
Наиболее важным аспектом классификации информационных ресурсов сети Интернет является содержание информации. Деловая информация, необходимая в предпринимательской деятельности, по этому критерию может быть разделена на следующие группы.
1. Сведения о фирмах, организациях. Эта группа сведений существенно различается по своему наполнению для различных организаций. Различия определяются степенью освоения организацией возможностей Интернета по продвижению продукции или услуг. Различают три типа серверов данной группы (категории):
– серверы присутствия в Интернете. Эти серверы могут быть разделены [11] на рекламные и информирующие серверы. Рекламный сервер обычно содержит одну или несколько страниц. Информирующий сервер содержит более подробную информацию о фирме и производимой ею продукции или оказываемых услугах;
– информационные серверы. Целью этих серверов является предоставление различного рода информации потребителям. Серверы данной группы ведут информационно-аналитические агентства и другие структуры, в том числе государственные, чья деятельность связана с предоставлением различного рода информации потребителям;
– интерактивные магазины. Серверы этой группы обеспечивают продажи товаров посредством Интернета. При этом могут быть реализованы в электронном виде следующие функции:
– предоставление клиенту необходимой информации о товаре или услуге;
– оформление заказа;
– оплата заказа (при использовании онлайновых платежных систем);
– отправка полученного товара, если товаром является информация.
2. Сведения о состоянии мировой экономики и экономики отдельных стран. Данная информация представлена достаточно широко в профессиональных базах крупнейших информационно-аналитических агентств мира. Серверы этих агентств входят в состав информационных ресурсов сети Интернет. Однако сама информация, как правило, платная. Информация о состоянии национальной экономики обычно размещается на серверах государственных структур, отвечающих за государственную поддержку экономики, государственных статистических органов, различных экономических институтов.
3. Сведения о состоянии отраслевых рынков. Анализ отраслевых рынков осуществляют специализированные маркетинговые и консалтинговые агентства, а также маркетинговые службы фирм или организаций. Результаты этих исследований, используя Интернет, можно получить:
– из профессиональных баз крупнейших мировых информационных агентств, найдя сведения о технологиях доступа к этим базам на сайтах Интернета;
– в самих консалтинговых или маркетинговых агентствах, чьи сайты также представлены в Интернете;
– в многопрофильных и отраслевых журналах, регулярно публикующих обзоры рынков. Одни издания, например многопрофильный журнал «Эксперт», представляют на сайтах оглавления номеров журналов. Другие, как, например, журнал «Профиль», размещают в открытом доступе публикуемые материалы.
4. Деловые новости. Подавляющее большинство мировых информационных агентств предоставляют потребителям доступ к профессиональным базам, содержащим деловые новости. Из зарубежных агентств крупнейшими поставщиками деловых новостей являются LEXIS-NEXIS, Dialog, Reuters. Среди отечественных агентств следует выделить:
– «Интегрум-Техно», предоставляющий доступ к материалам 250 центральных и крупнейших региональных газет, а также к зарубежным новостям;
– РИА «Новости» — государственное информационно-аналитическое агентство РФ;