База данных для автоматизации работы с данными (стр. 3 из 6)
2.1 Создание таблицы
Для создания новой базы данных в MicrosoftAccess достаточно выбрать команду «Создать» из меню Файл.
В базу данных MicrosoftAccess входят такие компоненты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Но мы рассмотрим только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой базе данных «Туристическое агентство». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты; для чего они служат, и как с ними работать.
Таблица – это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).
Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблиц и типы данных полей (см. рис 1).
Рис 1. Режимы создания таблицДиалоговое окно состоит из некоторых частей, которые позволяют создать таблицу в режиме, в котором удобно:· Режим таблице. Ввод данных в строки и столбцы
· Конструктор. Создание структуры таблицы
· Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих таблиц.
· Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла новую таблицу Access
· Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.
Создание таблицы в режиме Мастера таблиц
Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами (см. рис 2).
Рис 2. Создание таблицы в режиме Мастер таблиц
Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц
Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо сделать следующее:
1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
3. Дважды щелкните элемент «Конструктор».
4. Определите в таблице каждое поле.
5. После того, как необходимые поля будут определены, можно определить первичный ключ для таблицы, содержащий одно или несколько полей. Первичный ключ используется для связывания таблицы с вторичными ключами в других таблицах. Это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. И ключевые поля надо определить до сохранения таблицы.
6.
Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access. 
Рис 3. Создание таблицы в режиме конструктора
После создания в базе данных MicrosoftAccess отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым MicrosoftAccess будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Для определения связей между таблицами следует воспользоваться командой Схема данных из меню Сервис (см. рис 4).
В моей базе данных есть 6 таблиц:«Город», «Договор», «Документы клиента», «Клиент», «Страна», «Турагентство».
В таблице «Город» изображены столбцы: страна, город, отель и класс отеля. Здесь отображается информация клиентам в выборе страны, города и отеля, если клиент ещё не знает, куда ему ехать отдыхать.
Рис 5. Таблица «Город»
Втаблице «Договор» ФИО клиентов, когда начинается его путевка, стоимость и дополнительные туристы, т.е. с кем хочет поехать тот или иной клиент (см. рис 6).
Рис 6. Таблица «Договор»
В таблице «Документы клиента» содержится информация, с какими документами поедет клиент и кем выдан (см. рис 7).
Рис 7. Таблица «Документы клиента»
В таблице «Клиент» содержится вся информация о клиентах их ФИО, национальность, пол, дата рождения, возраст и домашний адрес (см. рис 8).
Рис 8. Таблица «Клиент»
В таблице «Страна» описывается все о стране его язык, валюта и краткая характеристика стран (см. рис 9).
Рис 9. Таблица «Страна»
В таблице «Турагентство» имеется информация о клиентах, которые выбрали, куда им поехать отдыхать, определились со страной, городом и где они будут жить, и даже на сколько дней. А туристическое агентство в этом помогла своим клиентам (см. рис 10).
Рис 10. Таблица «Турагентство»
2.2 Создание запроса
Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.
Запросы в Microsoft Access можно с помощью мастера или самостоятельно. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запроса, необходимо:
1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.
2. Выбрать команду Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать простой и нажать ОК. Как показано (см. рис 11).
Рис 11. Создание запроса при помощи «Конструктора»
3. В появившемся окне Создать простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.
4. Переместить из списка доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе (см. рис 12).
Рис 12. Как выбирать поля для запроса
5. После выбора полей надо сохранить запрос и дать ему имя.
6. Чтобы запустить запрос надо выбрать на панели управления кнопку
Запуск, и данный запрос запустится (см. рис 13). 
Рис 13. Результат запроса
Запросов 17: «Выводит дату рождения клиент», «Города», «Города и страны», «Данные о клиентах», «Договора», «Документы клиента(СИК, РНН)», «Запрос1», «Запрос2», «Запрос3», «Куда едут отдыхать клиенты», «Место проживания клиента», «Определённые города», «Сколько дней будут отдыхать», «Стоимость путевки», «У кого есть VISA», «У кого есть паспорта», «У кого нет VISA». А теперь вкратце опишу все запросы.
Рис 14. Список запросов
Запрос под названием «Выводит дату рождения клиент» говорит сама за себя, т.е. выводит определенную дату рождения клиента (см. рис.15)
Рис 15. Запрос «Выводит дату рождения клиента»
Запрос «Города» выводит список стран и городов. Здесь выводится весь список стран и городов, которые может выбрать клиент (см. рис 16).
Рис 16. Запрос «Города»
Запрос «Города и страны» выводит все страны, города, отели и класс отелей (см. рис 17).