База данных для автоматизации работы с данными (стр. 5 из 6)
Рис 38. Форма «Клиент»
Форма «Сколько будет отдыхать» показано ФИО и сколько дней будут отдыхать тот или иной клиент. С помощью этой формы можно быстро узнать, сколько будет отдыхать (см. рис 39).
Рис 39. Форма «Сколько будет отдыхать»
В форме «Страна» описываются все о странах, даже есть фотографии определенной страны (см. рис 40).
Рис 40. Форма «Страна»
В форме «Страны» можно выбрать страну, город и отель. Эта форма ссылается на таблицу «Город» (см. рис 41).
Рис 41. Форма «Страны»
В форме «Туристическое агентство» есть кнопки: города, страны, клиенты, заказ путевки и выход. При нажатии по кнопке города выходит другое окно и выходит форма «Города». При нажатии по кнопке страны, то выходит форма «Страны». При нажатии по кнопке клиенты, то выходит форма «Клиент». А при нажатии на кнопку заказ путевки, то выходит форма «Договора». А не кнопку выход, то эта форма закрывается. С помощью этой формы я связала несколько форм, это очень удобно при работе (см. рис 42).
Рис 42. Форма «Туристическое агентство»
2.4 Создание отчета
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. Наиболее удобным способом создания отчетов является создание отчета с помощью Мастера (см. рис 43).
Рис 43. Создание отчета с помощью Мастера
Создание отчета с помощью мастера
Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов. Для того чтобы создать отчет с помощью мастера нужно выполнить следующие действия:
1. В окне базы данных выбрать значок Отчеты в списке Объекты.
2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новый отчет выбрать нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
5. Нажать кнопку OK.
Создание отчета с помощью Конструктора
1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новыйотчет выберите пункт Конструктор.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).
5. Нажмите кнопку OK.
Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.
1. Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.
2. Выберите в меню Файл команду Печать.
3. Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.
- В группе Принтер выберите принтер.
- В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
- В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.
4. Нажмите кнопку OK.
Режим предварительного просмотра отчета позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть в напечатанном виде. 6 отчетов: «Города и страны», «Данные о клиентах», «Договора», «Отчет 1», «Отчет 2», «Отчет 3».
Рис 44. Отчеты
Отчет «Города и страны» позволяет просмотреть и вывести на печать список городов и стран (см. рис 45).
Рис 45. Отчет «Города и страны»
Отчет «Данные о клиентах» выводит информацию о клиентах. С помощью этого запроса можно быстро найти определённых клиентов (см. рис 46).
Рис 46. Отчет «Данные о клиентах»
Отчет «Договора» выводит ФИО, номера договоров, стоимость, дополнительные туристы и даты начало путевки. Этот отчет ссылается на таблицу «Договора» (см. рис 47).
Рис 47. Отчет «Договора»
Отчет «Отчет 1» выводит ФИО, документ, серийный номер документов, страны и города, выбранные клиентами и длительность путевки (см. рис 48).
Рис 48. Отчет «Отчет 1»
Отчет «Отчет 2» выводит ФИО, даты рождения, страны и города, куда они поедут отдыхать. Он ссылается на «Запрос 2» (см. рис 49).
Рис 49. Отчет «Отчет 2»
Отчет «Отчет3» выводит всю информацию о клиентах, т.е. их ФИО, какие у них документы и их серийный номер, национальность, пол, страны и города, куда они предпочитают поехать отдыхать (см. рис 50).
Рис 50. Отчет «Отчет 3»
2.5 Создание макроса
В Access макрос - определенная последовательность операций. Они хранятся в окне, напоминающем таблицу, в таком порядке, в котором их необходимо выполнять. При запуске макроса Access выполняет эти действия. Одной из полезных особенностей макросов является возможность их привязки к кнопкам, которые помещаются в формы. Эти кнопки могут выполнять часто повторяющиеся операции (например, открывать диалоговые окна для поиска). Используя макросы, можно создавать завершенные приложения с пользовательским меню и диалоговыми окнами.
Для создания макроса необходимо сделать следующее:
1. В окне базы данных выберите вкладку Макросы.2. Нажмите кнопку Создать.3. В ячейке столбца Макрокоманда нажмите кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд.4. Выберите имя макрокоманды.5. Введите текст комментария к макрокоманде (необязательно).6. В нижней половине окна, при необходимости, укажите аргументы макрокоманды. Для получения дополнительных сведений о задании аргументов макрокоманд нажмите кнопку.7. Для добавления в макрос других макрокоманд перейдите на следующую строку и повторите шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке.Теперь опишу макросы, которые есть в базе данных. Их всего три: «Закрытие формы Города», «Макрос 1» и «Макрос 2» (см. рис 51)
Рис 51. Макросы
Макрос «Закрытие формы Города» закрывает форму «Города». На этой форме я установила кнопку «Выход», которая соединена с этим макросом. При нажатии на кнопку «Выход» форма закрывается (см. рис 52).
Рис 52. Макрос «Закрытие формы Города» в режиме Конструктора
Рис 53. Форма «Города»
Макрос «Макрос 1» открывает отчет «Города и страны» на форме «Города и страны». На форме «Города и страны» я установила кнопку «Отчет», и при нажатии на неё откроется отчет «Города и страны» (см. рис 54).
Рис 54. Макрос «Макрос 1» в режиме Конструктора
Рис 55. Форма «Города и страны»
Макрос «Макрос 2» открывает таблицу в форме «Данные о клиентах». На этой форме я тоже установила кнопку «Документы о клиентах», и при нажатии на эту кнопку откроется таблица «Документы о клиентах».
Рис 56. Макрос «Макрос 2» в режиме Конструктора
Рис 57. Форма «Данные о клиентах»
Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.