В строительной фирме ООО «Калуга Строй Водоканал» традиционно используется программное обеспечение MicrosoftOffice и имеет следующие характеристики:
- вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;
- отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;
- отсутствуют программные механизмы разграничения доступа к информации;
- сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;
- информационные технологии применяются, в основном, для хранения личных данных сотрудников, списков групп строителей и создания аттестационных ведомостей.
Все вышеперечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда экономиста - снабженца. Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов. Работа экономиста – снабженца планово-экономического отдела – это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:
- подготовительный этап;
- этап оформления договоров;
- этап формирования справочной информации;
- этап учета договоров;
- этап контроля и выполнения подписанных договоров
- этап создания отчетности.
На каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу 1.
Таблица 1. Информационные процессы этапов.
| Этап | Информационные процессы |
| Подготовительный этап | прием сведений о заказчике;определение услуг педоставляемых заказчику |
| Этап оформления документов | Подготовка проектно-сметной документации;оформление договорасогласование и подписание договора |
| Этап формирования справочной информации | формирование справочной информации по заказчикам;формирование справочной информации по поставщикам материаловформирование справочной информации по подрядчикам; |
| Этап учета договоров | регистрация договоров с поставщиками, регистрация проектно-сметной документации;регистрация договоров с заказчиками, регистрация проектно-сметной документации;регистрация договоров с подрядчиками, регистрация проектно-сметной документации; |
| Этап контроля и выполнения подписанных договоров | контроль сроков исполнения договорных обязательств;контроль за исполнением платежей по договорамполучение аналитической информации по договорным обязательствам |
| Этап создания отчетности. | получение плановой отчетности;получение оперативной отчетности для бухгалтерских операций |
Разработать автоматизированное рабочее место экономиста-снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы ООО «Калуга Строй Водоканал». Предусмотреть выполнение следующих функций:
1. Создать базу данных для хранения справочной информации по учету производственно-хозяйственных договоров.
2. Обеспечить автоматизированный ввод информации посредствам экранных форм.
3. Реализовать основные функции экономиста -снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы:
- формирование справочной информации,
- ведение учета договоров,
- учет проектно-сметной документации,
- учет выполнения договорных обязательств,
4. Реализовать автоматизированный способ получения оперативной и плановой отчетности.
5. Организовать систему анализа данных.
6. Организовать автоматизированную систему отчетности.
Проектируемая система относится к системам учетно-аналитического типа, работающая в диалоговом режиме.
Автоматизация управленческой деятельности предполагает формирование электронной системы организации. Билл Гейтс, определяет электронную «нервную систему» любой организации как среду, автоматизирующую исполнение заранее намеченных действий и событий, планирование и учет, позволяющую своевременно реагировать на незапланированные события и изменения ситуации и дающую, таким образом, огромные преимущества в конкуренции и возможность эффективно работать.[4]
Основными целями разработки АРМ могут служить:
- сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;
- повышение степени достоверности выходной информации;
- снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.
В программе должны быть реализованы следующие функции:
- максимальная автоматизация ввода показателей из первичных документов;
- хранение форм первичных документов;
- хранение и выдача нормативно-справочной информации по запросу пользователя;
- обеспечение целостности хранимой информации.
Выполнение перечисленных функций осуществлено следующим образом:
1. автоматизация ввода, контроля, загрузки данных первичной информации в базу данных с использованием экранных форм:
-окно просмотра и изменения в списках заказчиков;
-окно создания общего списка подрядчиков;
-окно создания общего списка поставщиков материалов;
-окно формирования договоров;
-формирования информации по проектно-сметной документации;
2. ведение условно-постоянной информации, хранящейся в таблицах базы данных:
-редактирование справочных и учетно-оперативных данных;
-добавление учетных записей;
-удалении учетных записей;
3. выдача справочной информации:
- информация по заказчикам
- информация по подрядчикам
4. отчеты на запросы пользователей:
-формирование итоговой отчетности по заказчикам, по подрядчикам, по поставщикам;
-формирование оперативных отчетов для бухгалтерии.
Информационное обследование профессиональной деятельности является творческим процессом и не имеет жесткого алгоритма поведения. Изучение требований и функций пользователя системы проведено по принципу «от потребностей практики», [3] что позволило не изменять алгоритм работы экономиста, но в достаточной мере автоматизировать и упростить его работу.
Для автоматизации учета в системе предусматривается система формирование справочной информации, которая позволит сформировать справочники:
1. Справочник по заказчикам.
2. Справочник по подрядчикам.
3. Справочник по поставщикам материалов.
4. Справочник по отделу заключения договоров.
Информация в справочники вводится с помощью экранных форм, разработанных для удобства ввода.
Для проведения оперативного учета в разрабатываемом АРМ предусмотрена система запросов, которая реализует следующие функции:
1. Запрос по менеджерам, ведущим договоры.
2. Запрос по подрядчикам.
3. Запрос для анализа данных.
4. Запрос по договорам, заказчикам и сметам.
5. Запрос по количеству договоров, заключенных с подрядчиками.
6. Запрос по менеджерам.
Для получения отчетов используется система создания отчетной документации.
1. Отчет по заказчика, договорам, сметам.
2. Отчет по отделу заключения договоров.
3. Отчет по подрядчикам
4. Отчет по поставщикам материалов.
5. Аналитический отчет по количеству заключенных договоров.
Всю информацию, содержащуюся в базе данных можно разделить на входную, промежуточную и выходную. Входная информация представлена в виде справочников, сгруппированных в таблице 2.
Таблица 2. Справочники входной информации.
| №п/п | Наименование справочника, хранящего входную информацию | Свойства справочника |
| Заказчики | Идентификатор заказчикаНаименованиеАдресТелефонИндексИНН/КПП | |
| Подрядчик | Идентификатор подрядчикаНаименованиеАдресИндексИНН/КПП | |
| Поставщики материалов | Идентификатор поставщикаНаименованиеАдресИндексИНН/КПП | |
| Отдел заключения договоров | Идентификатор отделаФИОВозрастДомашний телефон |
Промежуточная информация представляет собой процесс регистрации информационных процессов, проходящих во времени, которые перечислены в п.1.3. (таблице 2). Промежуточная информация сведена в таблицу 3 для наглядности понимания.
Таблица 3. Промежуточные функции системы.
| №п/п | Номер этапа | Наименование функции системы | Номер использованного справочника |
| 3 | Формирование справочников | 1-4 | |
| 3-4 | Добавление/удаление учетных записей в справочники | 1-4 | |
| 5 | Учет договоров | 1-4 | |
| 2-5 | Учет проектно-сметной документации | 3 | |
| 4 | Запрос по менеджерам, ведущим договоры. | 3 | |
| 4-6 | Запрос по подрядчикам. | 2 | |
| 4-6 | Запрос для анализа данных. | 2, 4 | |
| 4-6 | Запрос по договорам, заказчикам и сметам | 2, 4 | |
| 6 | Запрос по договорам, заказчикам и сметам | 1, 2, 4 | |
| 6 | Запрос по количеству договоров, заключенных с подрядчиками | 1, 2, 4 | |
| 6 | Запрос по менеджерам | 2, 4 |
В результате обработки полученная в итоге выходная информация представлена в виде отчетов (таблица 4).