Таблица 4. Выходная информация системы.
| №п/п | Номер этапа | Наименование функции системы | Номер использованного справочника | |
| 6 | Отчет по заказчика, договорам, сметам | 2, 4 | ||
| 6 | Отчет по отделу заключения договоров | 1, 2, 4 | ||
| 6 | Отчет по подрядчикам | 1, 2, 4 | ||
| 6 | Отчет по поставщикам материалов | 2, 4 | ||
| 6 | Аналитический отчет по количеству заключенных договоров | 2, 4 | ||
Последовательность обработки входной информации, необходимой для формирования итоговой выходной информации представлена в виде схемы, которая показывает алгоритм обработки информации.
В настоящее время существует достаточно большой набор программных разработок, в состав которых входит подсистема учета договоров. Фирма «1С». Сегодня это бесспорный лидер по известности и тиражу продаж. Прежде всего фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существуют базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом вариантах.
Фирма «1С» предлагает не только программные средства для автоматизации бухгалтерского учета, но и набор других программных продуктов, таких, как «1С: Электронная почта», «1С: Торговля», «1С: Документооборот», «1С: АФС», «1С: Электронный справочник бухгалтера». Данная фирма выпускает программный продукт для ведения учета договоров, входящий в модуль «1С: Документооборот». Наиболее интересной разработкой является модуль «Учет хозяйственной деятельности» входящий систему комплексной автоматизации банков и предприятий, разработанной фирмой R-styleSoftlab. Подсистема «Учет договоров» предназначена для автоматизации всех аспектов работы кредитного учреждения с хозяйственными договорами. Модуль обеспечивает ввод и хранение, контроль подготовки и исполнения, маршрутизацию и отслеживание состояния таких договоров. Также программа выполняет учет документов, связанных с договорными отношениями, на основании которых осуществляются бухгалтерские операции, — Актов выполненных работ, Приходных накладных, документов оплаты по договору и т.п.
С помощью подсистемы одновременно автоматизируется работа многих служб, у которых разные задачи и разные технологии. Так, в период подготовки и согласования договор является объектом учета для юридической службы. После его подписания хранение информации о нем становится задачей юристов, секретарей или службы делопроизводства — в зависимости от распределения обязанностей в учреждении. Бухгалтерия должна производить своевременные платежи по договору или отслеживать их получение от контрагентов, готовить по факту выполнения работ соответствующие акты, формировать проводки по документам или расходам будущих периодов. У руководства компании тоже могут возникнуть вопросы (касающиеся, скажем, совокупности обязательств предприятия или обязательств перед ним, хода реального выполнения работ по договору, ответственных за выполнение конкретных его этапов) — для этого система включает элементы управленческого учета. Приложение «Учет договоров» полностью автоматизирует процесс договорных отношений (операции по учету, движению, контролю договоров) для предприятий различных форм собственности и видов хозяйственной деятельности, объединив их подразделения вокруг базисного элемента хозяйственных взаимоотношений — договора.
Возможности подсистемы.
В подсистеме «Учет договоров» предусмотрена следующая функциональность:
- ввод и хранение как общей информации по договорам, так и специфических сведений по договорам определенного вида;
- ввод и хранение текста договора, его приложений, дополнительных соглашений и их разных редакций;
- ввод и хранение информации о структуре договора, его субъектах и предмете договора, об обязательствах по договору и их погашениях;
- ввод, хранение и анализ информации об этапах подготовки договора, мониторинг состояния подготовки договора, автоматическое изменение состояния договора при выполнении очередного этапа;
- ввод, хранение и анализ расчетно-денежных, товарно-денежных и товарно-распорядительных документов по договору;
- ввод и хранение информации о схемах бухгалтерского учета по договору (счета, правила формирования проводок);
- мониторинг состояния исполнения договора и автоматическое изменение состояния договора при обработке или подготовке сопутствующих документов;
- ввод условий и проведение расчета экономических санкций по договорам;
- группировка договоров по разным признакам (группам, категориям, центрам затрат и т.д.);
- хранение шаблонов договоров и сопутствующих документов для быстрого ввода однотипных договоров;
- сбор и хранение информации о потребностях подразделений предприятия, объединение полученных заявок и мониторинг их выполнения;
- разделение доступа к информации по договорам среди ответственных исполнителей;
- проведение анализа цен на основе ранее заключенных договоров.
Технологические особенности подсистемы
Схема работы подсистемы «Учет договоров» максимально приближена к привычным, сложившимся в кредитном учреждении технологиям работы с договорами и позволяет снять существенную часть рутинного бремени с банковских работников на каждом из этапов работы с этими документами, что в конечном итоге обеспечивает для банка значительную экономию ресурсов. Перед началом эксплуатации пользователю рекомендуется определить набор наиболее часто используемых типов договоров, которые значительно упростят ввод однотипных документов. Здесь можно указать большую часть их параметров, которые будут автоматически устанавливаться при формировании шаблона договора. Это особенно удобно при обработке повторяющихся договоров или этапов договора, когда они отличаются только датой начала исполнения. Тип договора может содержать сведения о маршруте прохождения договора по подразделениям организации и сотрудникам, которые работают с ним в процессе подготовки и исполнения. Естественно, все установленные по умолчанию параметры договора могут быть откорректированы в период его подготовки. Эти особенности подсистемы обеспечивают максимальную общность, которая подразумевает ведение договоров различного вида, с одной стороны, и простоту ввода самого договора без необходимости указания большого количества ненужных или общепринятых параметров, с другой. Необходимо отметить, что подсистема «Учет договоров» предоставляет пользователю эффективные средства по настройке всех этапов договора «с нуля», без использования заранее подготовленных типов договора. Работу над договором существенно облегчает использование различных справочников, которые можно классифицировать на внутренние, специфические только для приложения «Учет договоров» (например, «Роли участников договора», «Состояния договоров»), и внешние, которые унифицированы для других подсистем комплекса «Учет хозяйственной деятельности банка» («Товары и услуги», «Подразделения», «Сотрудники», «Контрагенты»).
Согласование и подписание договоров
Текст договора обычно формулируется постепенно. Сначала ответственный исполнитель выбирает требуемый шаблон, корректирует его параметры и вводит дополнительную информацию. Затем текст согласуется в соответствии с назначенным маршрутом, который представляет собой список сотрудников банка, чья подпись необходима для утверждения договора в целом. В маршруте также закладывается информация о сроках визирования документа каждым сотрудником, об отказе визировать текст договора, приложения, спецификаций и т.д. При этом для отдельных этапов можно назначать собственные маршруты согласования, что позволяет вести работу над договором параллельно. Когда договор одобрен всеми сотрудниками, указанными в маршруте, он «подписывается в целом», то есть формируется параметр «Дата подписания».
Контроль и выполнение подписанных договоров
После того как договор подписан, на первый план выходят задачи управленческого (контроль обязательств, сроков исполнения и др.) и бухгалтерского учета. Для обеих этих задач ключевым является понятие «обязательство». Гражданский кодекс РФ констатирует, что договор есть всегда набор встречных обязательств нескольких сторон. При этом обязательства могут быть как «товарные» (поставка каких-либо товаров или оказание услуг в определенные сроки и на определенных условиях), так и «денежные» (осуществление оплаты). Приложение «Учет договоров» поддерживает все возможные схемы обязательств — бартер, взаимные зачеты, передача обязательств третьим лицам и т.д. Обязательство содержит информацию о том, к какому из участников договора оно относится, а также сведения о сумме, дате начала действия обязательства. На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору — платежный календарь, определяющий, кто из участников договора, когда, кому, сколько и в какой валюте должен платить. Планируемый платеж может производиться по договору в целом, по его этапу, списку этапов, части этапа или по более сложной схеме (предположим, 50 % — по факту закрытия работ на одном этапе и тем же платежом 50 % — предоплата по следующему этапу). Вся эта информация позволяет не просто отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность по контрагентам, но и получать необходимую аналитику по обязательствам — по датам, договорам, этапам договора, товарным позициям и иным параметрам. Кроме того, когда в организации назначен сотрудник, ответственный за приемку и контроль работ по этапам, примененную в системе схему документооборота очень удобно использовать не только при заключении договора, но и для контроля его выполнения. С этой целью в маршруте договора или этапа вводятся элементы, относящиеся к процессу исполнения. Руководство может в любой момент получить сведения о том, какие договоры или этапы закреплены за определенным сотрудником, какие из них просрочены (т.е. работы не были закрыты вовремя), и иную управленческую информацию. Подсистема «Учет договоров» позволяет вести учет документов, которые подтверждают выполнение установленных в договоре обязательств. Существуют два вида таких документов — «товарные» (Приходные накладные, Акты выполненных работ) и «платежные». Эти документы можно вводить независимо друг от друга, что особенно удобно в том случае, когда с системой работает много людей, а сотрудники, закрывающие Акты выполненных работ или осуществляющие оплату, к самим договорам доступа не имеют. Позже система «привязывает» эти платежи или акты к соответствующим договорам. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредиторско-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам. Товарные документы «закрывают» товарные обязательства.