Разработка базы данных Магазин компьютерной техники и оборудования средствами Microsoft Acces (стр. 4 из 5)

Создадим запросы на наличие и отсутствие товара. Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем необходимые поля (см. рис. 17), нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос.

Рис. 17 Создание запроса

В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие товара» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие товара» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (см. рис 18). Поскольку в нашей таблице поле «Наличие товара» логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. «Истина» - товар в наличии, «Ложь» - товара нет в магазине. Запрос на отсутствующий товар создается также, только в параметрах указываем значение «Ложь» (см. рис. 19).

Рис. 18 Запрос на наличие товара в режиме конструктора

Рис. 19 Запрос на отсутствующий товар

При выполнении запроса (значок

на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (см. рис. 20).

Рис. 20 Наличие товара

Теперь созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету товара.

Аналогично создаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет выдавать сведения о интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах на эти товары. В запрос добавляем все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код товара», «Наименование товара», «Стоимость поставки» из таблицы «Товары». Переходим в режим конструктора. Условия отбора задаем согласно рисунку (см. рис. 21).

Рис. 21 Условия отбора для запроса о поставщиках

Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика.

В следующем окне вводим код поставщика (см. рис. 22). Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

Рис. 22 Окно запроса данных о поставщиках

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» (см. рис. 23).

Рис. 23 Создание отчета

Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (см. рис. 24), нажимаем «Далее».

Рис. 24 Выбор вида представления данных

Добавляем уровни группировки (см. рис. 25), нажимаем «Далее»

Рис. 25 Выбор уровней группировки

В следующем окне выбираем пункт «Итоги» (см. рис. 26) и в открывшемся окне ставим галочку в поле «Sum».

Рис. 26 Форма «Итоги»

Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя отчета и нажимаем «Готово» (см. рис. 27). Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.

Рис. 27 Вид отчета

Для создания выписки в форме отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора». Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера (см. рис. 28).

Рис. 28 Окно конструктора

На панели элементов выбираем значок «Надпись» и вставляем элемент надписи в верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара» (см. рис. 29).

Рис. 29 Выписка на наличие товара

На панели элементов нажимаем значок «Подчиненная форма/отчет» и вносим этот элемент в область данных, в появившемся окне выбираем пункт «Имеющиеся отчеты и формы» и в списке выделяем форму «Наличие товара» (см. рис 30), т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем «Далее».

Рис. 30 Мастер подчиненных отчетов

В открывшемся окне задаем имя формы и нажимаем кнопу «Готово» (см. рис. 31) на рисунке показан вид конструктора отчетов с добавленной формой.

Рис. 31 Вид отчета

В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим просмотра без сохранения формы. Это дает возможность визуально оценить будущий отчет.

Теперь в нижнем колонтитуле введем формулы для отображения даты отчета и страниц (см. рис. 32). Для этого на панели элементов выбираем элемент управления «Поле» И разместим два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для отображения текущей даты: «=Now()». А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]».

Рис. 32 Вид нижнего колонтитула

Теперь отчет готов. Сохраняем его под именем «Выписка на наличие товара (см. рис. 33).

Рис. 33 Готовая выписка на наличие товара

Заключение

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты: