Функции и процедуры:
· Ведение учета личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
· Оформление приема, перевода и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
· Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные с трудовой деятельностью.
· Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
· Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового стажа, выдача справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Произведение записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
· Внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, слежение за его своевременным обновлением и пополнением.
· Ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформление карточки пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
· Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
· Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
· Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в
подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
· Составляет установленную отчетность.
Материальные ресурсы и документы:
Штатное расписание
Трудовой договор
Личная карточка
График отпусков
Кадровый состав
Приказ о командировке
Приказ о переводе
Приказ о поощрении
Приказ о приеме
Приказ об изменении оклада
Приказ об отпуске
Приказ об увольнении
Статистическая отчетность
| № | Код задачи | Задача | Процедура |
| 1 | У 043 | Учет личного состава организации | Составление отчета личного состава организации |
| 2 | У 043 | Учет личного состава организации | Оформление кадровых документов |
Подразделение — Бухгалтерия
Ответственный — Бхгалтер по расчету заработной платы
Функции и процедуры:
· Осуществляет прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготавливает их к счетной обработке;
· Принимает и контролирует правильность оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие работника на работе подготавливает их к счетной обработке, а также для составления установленной бухгалтерской отчетности;
· Производит начисления заработных плат работникам предприятия, осуществляет контроль за расходованием фонда оплаты труда;
· Осуществляет регистрацию бухгалтерских проводок и их разноску;
· Производит начисления и перечисления страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;
· Подготавливает периодическую отчетность по ЕСН в установленные сроки, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
· Ведет на основе ведомостей выплату зарплаты работникам предприятия;
· Осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины, расчетами с подотчетными лицами;
· Подготавливает данные для составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств;
Материальные ресурсы и документы:
Штатное расписание
Лицевой счет
Приказ об отпуске
Приказ о командировке
Приказ о переводе
Приказ о поощрении
Приказ о приеме
Приказ об изменении оклада
Табель учета рабочего времени
График учета рабочего времени
Приказ об увольнении
Больничный лист
Статистическая отчетность
| № | Код задачи | Задача | Процедура |
| 1 | К 052 | Учет начислений и удержаний из заработной платы работников | Начисление заработной платы работникам организации |
| 2 | К 052 | Учет начислений и удержаний из заработной платы работников | Формирование платежной ведомости на выдачу заработной платы |
| 3 | К 052 | Учет начислений и удержаний из заработной платы работников | Ревизия |
2. Изучение системы делопроизводства
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, и службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства.
Положения инструкций распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкций по делопроизводству.
Согласно Типовой инструкции бланки документов, применяемые в МУЗ Тавдинская ЦРБ, утверждаются приказом главного врача. В организации применяются общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа. МУЗ Тавдинская ЦРБ использует общие бланки и бланки вида документа (письма, приказа, распоряжения).
Не указывает Инструкция МУЗ Тавдинская ЦРБ таких реквизитов, как справочные данные, место составления документа, отметка о контроле, отметка о заверении копии, отметка о поступлении, идентификатор электронной копии документа.
Типовая инструкция включает такие разделы, как регистрация документов. Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Инструкция МУЗ Тавдинская ЦРБ выделяет документы, не подлежащие регистрации: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания; бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты.
Формы регистрации в МУЗ Тавдинская ЦРБ следующие: журналы учета,
журналы регистрации.
Отсутствует поисковая система по документам.
Также Инструкция МУЗ Тавдинская ЦРБ детально прописывает сроки исполнения документов:
· с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
Автоматизация делопроизводства осуществляется по следующим направлениям:
- подготовка и согласование документов средствами вычислительной техники;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- передача электронных карточек и документов по локальной сети;
- автоматизированный контроль за исполнением поручений и документов.
Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране).
Обработка бумажных документов осуществляется в МУЗ Тавдинская ЦРБ с помощью принтера-сканера-копира, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание.
Подготовка документов на персональных компьютерах осуществляется с использованием пакета программного обеспечения MS Office 2003, БухСофт.
2.2. Подготовка компьютерного альбома форм документов
Компьютерный альбом входных и выходных документов по отделу заработной платы
| № п/п | Код задачи | Документ | Код документа | Реквизит | Тип реквизита |
| 1. | У 043 | Личная карточка, входной | 432 | Номер | N |
| 2. | У 043 | Личная карточка, входной | 432 | Дата заполнения | D |
| 3. | У 043 | Личная карточка, входной | 432 | Код операции | G |
| 4. | У 043 | Лицевой счет, выходной | 433 | Номер | N |
| 5. | У 043 | Лицевой счет, выходной | 433 | Дата заполнения | D |
| 6. | У 043 | Лицевой счет, выходной | 433 | Код операции | G |
Структурно-функциональная схема. Формирование оперативной сводки движения товара (У043).
| Отдел кадров | ||
| У 043 | ||
| Учет личного состава организации | ||
| Отдел заработной платы | ||
Структура составной единицы информации