Microsoft Office в упражнениях Microsoft Access (стр. 5 из 9)

Задание 2.

1. Создайте форму для заполнения таблицы «Зачет»:

• перейдите на вкладку «Формы»;

• нажмите кнопку «Создать»;

• выбрать «Автоформа: ленточная», в качестве «Источника данных» выберете таблицу «Зачет».

2. Пользуясь созданной формой «Зачет» введите данные по всем студентам своей группы по двум дисциплинам на свой выбор.

Зачет отмечайте флажком v.

У такой формы контроля, как «Зачет» может быть два состояния: «Зачет» или «Незачет». Для индикации состояния, которое может иметь одно из двух допустимых значений, используется элемент управления типа флажок, в чем Вы и убедились.

Теперь сделаем так, чтобы рядом с флажком появлялась надпись «Зачет», а если флажка нет (то есть Вы не отметили его галочкой), то пусть появляется надпись «Незачет».

3.

Для того чтобы посредством флажка ввести поле одно из двух значений надо воспользоваться функцией управления Iif , а для этого следует выполнить следующие действия:

1. Откройте форму «Зачет» в режиме «Конструктора».

2. Справа от поля типа флажок ( v .) добавить элемент типа «Поле»:

• Щелкните мышкой по значку аb| на панели инструментов и справа от флажка еще раз щелкните мышкой, появится поле с произвольной надписью (поле).

3. Нажмите правую клавишу мышки на этом поле, раскройте пункт «Свойства», введите в свойство «Данные» следующее выражение:

=Iif([Результат];"Зачет”;”Незачет”) .

4. Установить на вкладке «Все» свойства “Вывод на экран” для надписи (надпись находится слева от поля) поля значение «нет».

Задание 4.

1. Просмотрите форму «Зачет» в режиме формы. Теперь установленный флажок будет соответствовать значению «Зачет», а снятый флажок – значению «Незачет».

Тема 6. Связи между таблицами

Упражнение 6

Связь между таблицами возможна благодаря наличию в этих таблицах полей с совпадающими значениями данных. В роли таких полей в одной из таблиц выступает ее первичный ключ, а во второй - так называемый внешний ключ.

Благодаря механизму связей в Access можно создавать формы, запросы и отчеты, в которых одновременно отображается логически связанная информация из нескольких таблиц.

Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. MS Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами:

Один-к-одному (каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

Один-ко-многим (каждая запись в одной таблице соответствует многим записям в другой таблице).

Много-к-одному (аналогична записи «один-ко-многим).

Много-ко-многим ( одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы либо одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы ).

Тип отношения «один-ко-многим» является наиболее общим.

Рассмотрим на конкретном примере, для чего может понадобиться связь между таблицами.

Допустим Вы уже по всем группам заполнили таблицы «Экзамен» и «Зачет» полностью и выяснилось, что одна из дисциплин в таблице «Дисциплины» названа неверно, что в свою очередь отразилось на заполнении таблиц «Зачет», либо «Экзамен». Аналогичная ситуация может случиться с фамилией студента и т.д. Как сделать чтобы, исправив название дисциплины в таблице «Дисциплины», либо изменив фамилию студента в таблице «Анкета» - таблицы «Зачет» и «Экзамен» были бы исправлены автоматически.

Для этого надо установить связи между таблицами:

Задание 1.

Установите связь между таблицами «Зачет» –[ «Дисциплины»,

«Анкета» ]

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда поле , по которому устанавливается связь ( со стороны отношения «один») должно иметь свойство:

Индексированное поле - « Да, совпадения не допускаются»

Это относится к полю Фамилия в таблице «Анкета» и полю Дисциплина - в таблице «Дисциплины».

Проверьте наличие этих свойств в ваших таблицах, прежде, чем приступить к выполнению задания.

1. Для этого выполните следующие действия:

• перейти в режим «Таблицы»;

• если у вас есть открытые таблицы, или формы - закройте их;

• нажмите кнопку «Схема данных» на панели управления

;

• пользуясь правой кнопкой мышки, добавьте в схему все таблицы «Зачет», «Анкета», «Дисциплины»;

• закройте окно «Добавление таблицы». В схеме данных должны появиться три схемы выше указанных таблиц;

• поместите указатель мыши на поле «Дисциплины» таблицы «Зачет» и нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на поле «Дисциплина» таблицы

«Дисциплины». Появится диалоговое окно «Связи»;

• поставьте флажок «Обеспечение целостности данных»;

• поставьте флажок «Каскадное обновление связанных полей»;

• нажмите кнопку «Объединение»;

• выберете опцию 3 - OK;

• нажмите кнопку «Создать», чтобы подтвердить создание

связи;

• перейдите в окно «Схема данных», Вы должны увидеть появившуюся связь «один-ко-многим».

2. Аналогично создайте связь между полем Фамилия таблицы «Анкета» и полем Студент таблицы «Зачет» (последовательность действий та же, что и при установлении связи между таблицами «Дисциплины» – «Зачет», только связываются другие поля).

Задание 2.

Если Вы правильно выполнили задание 1, то:

После установления связи изменение полей «Фамилия» и «Дисциплина» соответственно в таблицах «Анкета» «Дисциплины» автоматически повлечет связанных с этими полями полей «Дисциплина» и «Студент»в таблице «Зачет». В свою очередь Вы не сможете ввести в таблицу «Зачет» новые фамилии, или дисциплины, если они отсутствуют в таблицах «Анкета» и «Дисциплины».

Задание 3.

1. Установите связь между таблицами «Экзамен» - [«Анкета», «Дисциплины»]. Проверьте, как работают связи.

Упражнение 7

Тема: Подчиненные формы.

• Просмотр данных, имеющих отношение один-ко-многим.

Допустим, Вам требуется посмотреть данные результатов экзамена по каждому студенту в отдельности, либо по каждой дисциплине в отдельности, используя уже готовую таблицу, где у Вас занесены общие результаты по всем студентам и по всем дисциплинам.

Для этого используется механизм создания подчиненных форм.

Задание 1.

Создать подчиненную форму по результатам сдачи экзаменов с выборкой по каждому студенту в отдельности.

Выполнить последовательно действия:

1. Откройте Вашу базу данных.

2. Выберете вкладку «Формы».

3. Нажмите кнопку «Создать» и выберете опцию «Мастер форм», не выбирая источник данных, нажмите кнопку ОК.

4. В окне «Создание форм» выберете из списка «Таблицы и Запросы» таблицу «Экзамен» (это будет подчиненная форма). Поместите в «Выбранные поля» поля «Дисциплина», «Студент», «Результат контроля».

5. Не выходя из окна «Создание форм», выберете из списка «Таблицы и Запросы» таблицу «Анкета» (это будет главная форма) и поместите в список «Выбранные поля» поле «Фамилия».

6. Нажмите кнопку «Далее», в результате откроется следующее окно диалога «Создание форм». В этом окне Вам предстоит определить главную и подчиненную таблицы.

7. Щелкните мышкой по таблице «Анкета».

8. Обратите внимание на правую часть окна: в верхней части отображаются поля главной («Анкета»), а в нижней части – подчиненной таблицы («Экзамен»).

9. Выбрать опцию «Подчиненные формы».

10. Определив главную и подчиненную таблицы, нажмите кнопку «Далее».

11. Выберете «Внешний вид – Табличный».

12. Выберете стиль на Ваше усмотрение.

13. Форму назвать «Анкета для экзамена», название подчиненной формы не изменять.

14. Нажать «Готово».

Созданная форма вполне приемлема для использования.

Попробуйте менять фамилию студента (используйте кнопки перемещения по записям внизу окна), и Вы увидите как меняется содержимое таблицы «Экзамен». Причем информация, появляющаяся в таблице относится только к выбранному Вами студенту.

В этой форме явно лишняя информация в подчиненной таблице «Экзамен», ведь вполне достаточно фамилии студента, которая появляется вверху над результатами контроля. Это можно исправить в конструкторе форм в следующем упражнении.

Тема 7. Форматирование форм

Упражнение 8

Внешний вид формы можно изменить:

• изменить стиль;

• изменить шрифт;

• добавить надписи;

• удалить ненужные поля;

• вставить рисунок, диаграмму и.т.д.

Задание 1.

Измените стиль формы «Анкета» по своему усмотрению, для этого:

• откройте форму в режиме «Конструктора»;

• нажмите на панели инструментов кнопку «Автоформат»

;

• выберете нужный стиль.

Задание 2.

1. Измените цвет фона и цвет шрифта для каждого поля по своему усмотрению.

2. Вставьте на место поля «Код » рисунок:

• нажмите кнопку «Рисунок»

на панели инструментов, щелкните мышкой по тому месту, где должен быть рисунок (поле «Код») и выберете любой из файлов в папке «С:\Programm