Автоматизация торгового бизнеса: эволюционные этапы
Потребности в автоматизации процессов у ритейлеров могут быть самыми разными, но на определенном этапе развития их «магистральные» проекты идут практически по единой траектории. ERP, SCM, CRM и, как правило, в последнюю очередь — BI. На этот же путь вышли с недавнего времени и российские игроки.
Современные тенденции развития торговли в России диктуют жесткие правила выживания на рынке, где слабые позиции игроков становятся прямым источником «больших неприятностей»: от дополнительных затрат и убытков до полного вытеснения более сильными противниками. Высокие темпы роста и диверсификация торговых услуг, постоянное обновление ассортимента в соответствии с запросами потребителя и другие актуальные особенности торгово-рыночных отношений заставляют компании искать дополнительные методы повышения конкурентоспособности. Формируются новые требования к управлению предприятием, снижению издержек на текущие процессы, повышению мобильности и оперативности принятия решений в ответ на запросы и изменения рынка. По мнению топ-менеджеров российских торговых компаний (исследование SAP совместно с Market-Visio Consulting/Gartner), все более существенным конкурентным преимуществом становятся ИТ-решения, повышающие прозрачность, управляемость и рентабельность основных бизнес-процессов.
На определенном этапе развития у любого ритейлера возникают различные потребности в автоматизации процессов. Эффективное управление торговой сетью невозможно без внимания к издержкам. Прежде всего, это касается логистических процессов. Контроль и поддержку перемещения товарных запасов, эффективное управление товарным ассортиментом, цепочками поставок и др. реализуют решения SCM (Supply Chain Management — управление цепочками поставок). Еще одной специфической особенностью торговых компаний является взаимодействие с потребительским рынком. Детальный анализ потребностей, постоянное взаимодействие с клиентами и деловыми партнерами — дистрибьюторами и производителями продукции позволяют формировать стабильный потребительский круг и оперативно реагировать на изменения в своём секторе, получая информацию обо всех тенденциях рынка «из первых рук». Такие задачи разработчики возлагают на CRM-решения (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами).
Торговые компании заинтересованы в получении оперативной и всесторонней информации о результатах своей деятельности. Поэтому создание единой среды для планирования, учета, контроля и анализа бизнес-процессов позволяет эффективно организовать взаимодействие внутри предприятия и во многом упрощает управление ресурсами компании. Автоматизировать такие процессы, как планирование и бюджетирование, регулирование финансовых и управленческих затрат позволяют приложения ERP-класса (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия).
В процессе эволюции компании «от ларька до широкой торговой сети» усложняется система обмена информацией между отделами. В этой ситуации возникает острая потребность в наращивании и совершенствовании ИТ-потенциала компании, сведении разрозненных баз данных и систем управления в упорядоченную структуру единого информационного пространства — за счет решений BIS (Business Intelligence Solutions — информационно-аналитические системы). Эти программные продукты могут внедряться как самостоятельные продукты («лоскутная автоматизация»), либо в составе единой интегрированной системы, что позволяет получать всестороннюю информацию о деятельности предприятия и управлять его ресурсами.
В настоящее время на российском рынке представлен достаточно широкий выбор ИТ-решений, а специфические требования к ПО предъявляются в зависимости от формата и размеров предприятия, сложности бизнес-процессов и пр.
Внедрение ИТ-решения в торговой компании по сей день остается одним из наиболее ответственных, трудоемких и дорогостоящих шагов. Руководство решается на ИТ-проекты далеко не из-за слепого поклонения моде на информатизацию, а в силу острой необходимости оптимизировать те или иные процессы. Правда, необходимость внедрения ИТ-решения, как правило, осознается постепенно. Первые сигналы о затруднениях в текущих процессах компании поступают из руководящих отделов: финансовых, маркетинговых подразделений, отделов логистики, планирования и производственных служб. В результате укрупнения торгового предприятия, усложнения его бизнес-процессов и организационной структуры, наметившиеся на начальном этапе трудности перерастают в комплексные проблемы, которые чреваты ощутимым ущербом. Чтобы не превратиться в постоянного «ликвидатора последствий» или же в «мецената ИТ-сектора», ритейлерам необходим постоянный мониторинг и всесторонний анализ бизнес-процессов, ситуации на рынке торговли и контроль потребительского сектора.
Однако не стоит строить иллюзий по поводу того, что внедрение ИТ-системы моментально решит все проблемы. ИТ — это лишь инструмент, обеспечивающий возможность оперативного получения отчетной, финансовой и управленческой информации, позволяющей на основе всестороннего анализа обстановки принимать правильные решения. Понятие «стратегия автоматизации» строится на базовых принципах, включающих: цели (выявление областей деятельности предприятия и последующая их автоматизация); способ автоматизации (по отделам, направлениям или комплексная автоматизация); ИT-стратегию (внедрение комплекса внутренних стандартов); ограничения по интеграции (финансовые, временные, кадровые и т.д.); управления изменениями в планировании; сопровождение и обслуживание ИТ-приложений.
Процесс выбора ИТ-решения зависит от множества факторов и связан с качеством и полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки анализа. К ним добавляются те объективные соображения, которыми обычно руководствуются при выборе той или иной системы: функциональные возможности, технические характеристики, стоимость, затраты на поддержку и т.д.
В условиях развития рыночной экономики и упорной конкурентной борьбы особую роль играет умение предприятия привлечь и удержать своего потребителя. В свою очередь, победа в "борьбе за клиента" возможна только в том случае, если компания способна не просто оперативно и правильно реагировать на любые изменения состояния рынка, но и планировать упреждающие воздействия.
Одним из первых шагов на пути к повышению эффективности работы компании и расширению сферы ее влияния на рынке является системный подход к ее материальным и информационным потокам. Для того чтобы уверенно смотреть в будущее предприятию требуется взять на вооружение базовую технологию современного менеджмента - логистику. Если рассматривать понятие "логистика" на уровне отдельного торгового предприятия, то оно подразумевает координацию действий по закупке, транспортировке, хранению и реализации товара. При этом все основные процессы, происходящие в компании, рассматриваются как потоки товарных, финансовых, трудовых ресурсов и серии типовых хозяйственных операций и процедур, увязанные в единый комплекс. Таким образом, мониторинг и анализ данных потоков осуществляются в рамках одной системы.
Основная задача логистики заключается в согласовании и оптимизации финансовых и товарных потоков, а также в их увязке с конъюнктурой рынка и общим состоянием торговой компании. Помимо материальных потоков, логистическая система предполагает и обязательное включение информационных потоков.
Если оставить теоретические аспекты логистики и обратиться к российским реалиям, нетрудно увидеть, что источником многих проблем, с которыми сталкиваются торговые предприятия, являются "интуитивный" подход к ведению бизнеса, неадекватная оценка собственного состояния дел и неспособность к быстрой ориентации в товарных и финансовых потоках. В результате у руководства компании отсутствуют условия как для принятия верных решений по текущим вопросам, так и для разработки обоснованных планов на перспективу. Одной из главных болевых точек многих торговых компаний является именно информация. Руководителю любого торгового предприятия необходимы актуальные, достоверные и полные сведения, охватывающие все направления его финансово-хозяйственной деятельности. Эти данные должны поступать по первому требованию, в доступной для понимания форме. Маршрут их движения от "источника" к "потребителю" должен быть спланирован так, чтобы в нем не было лишних промежуточных пунктов.