Программы Microsoft Office (стр. 2 из 3)

Автоматическая проверка может быть включена или выключена. Обычно выключают автоматическую проверку для медленных компьютеров, так как она занимает некоторое время. Для включения и выключения автоматической проверки в меню "сервис" надо выбрать команду "параметры", затем на вкладке "правописание" установить или снять флажок с пункта "автоматически проверять орфографию".

При добавлении слов в словарь будьте внимательны, добавляйте только правильные слова, чтобы потом не удалять их из словаря. Для добавления слова нужно щелкнуть на подчеркнутом слове правой кнопкой и в выпавшем контекстном меню выбрать команду "добавить".

Теперь это слово подчеркиваться не будет.

Для удаления слова из словаря в окне параметры (меню сервис - параметры) на вкладке "правописание" надо нажать кнопку "словари" и в выпавшем окне "вспомогательные словари" выделить словарь. После выделения нажать кнопку "изменить".

Словарь откроется как отдельный документ Word (это и есть отдельный файл).

Сделать исправления и закрыть окно словаря кнопкой "закрыть" в правом верхнем углу. При этом на запрос о сохранении ответить утвердительно. Далее в окне параметры (меню сервис - параметры) на вкладке "правописание" установить флажок "автоматически проверять орфографию".

Word позволяет просматривать документ в разных видах и машстабах. Управление просмотром находится в меню "вид":

Каждый вид имеет свои достоинства. Допустим вид "электронный документ". При наличии оглавления удобно будет передвигаться по документу и просматривать главы.

Иногда нужно просматривать несколько страниц для макета или установить лист бумаги на ширину страницы. Все это можно сделать в меню "масштаб":

Выбор этого пункта меню приведет к появлению диалогового окна:

Здесь нужно активизировать переключатель "несколько страниц" и указать, сколько страниц вывести на экран: щелкнуть по большой кнопке с монитором и выделить мышкой, сколько надо страниц, а затем подтвердить OK. Перед печатью документ рекомендуется просмотреть в этом режиме.

В Excel страница настраивается исходя из текущего принтера. О текущем принтере и его влиянии на страницу, предварительный просмотр читайте "Шаг 2 - Драйвера принтеров Windows и предварительный просмотр". Устанавливаются параметры страницы в меню Файл -> Параметры страницы.

Появится окно настройки параметров страницы:

Поля отделяют страницу, на которой будет находиться текст от края страницы. Важная опция переплет. Переплет - отдельная величина. Практически все документы имеют переплет. Вот для того, чтобы поля были в переплетенном документе одинаковые и устанавливают переплет. Зеркальные поля - нужны в том случае, если вы печатаете документ с двух сторон для гарантии одинаковости переплета. Параметры страницы можно применять как к одному разделу, так и ко всему документу. Но об этом дальше.

Самое главное зачем этот разрыв страницы нужен. А нужен он для форматирования документа. У Вас в документе может быть много глав. При создании главы есть некоторые правила. Например, на новой странице должно быть не менее 30% заполнено. Применение разрыва страницы сделает главы в одном документе независимыми. Новая глава будет начинаться с новой страницы и правка предыдущей главы не повлияет на вторую. Она всегда будет начинаться с начала страницы. Посмотрите на рисунок ниже на нем довольно хорошо показано. Установка разрыва с новой страницы переводит главу на другую страницу, любые добавления к первой главе не сказываются на второй главе. Она с начала.

Итак, чтобы установить разрыв идем в меню Вставка -> Разрыв. Но только перед этим курсор нужно установить в положение необходимое для разрыва.

Появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать как устанавливать разрыв. Мы будем устанавливать его с новой страницы, чтобы смоделировать описанную ситуацию.

Все, разрыв будет установлен. Для того, чтобы ориентироваться где он и удалять его Вам нужен режим непечатаемых символов, смотрите "Шаг 8 - Ограничения пользователя Редактор системных правил". В режиме непечатаемых символов виден символ разрыва страницы:

Все главы документа должны быть в одном файле, чтобы обеспечить целостность нумерации и оглавления. Документ часто состоит из листов разного формата и оформление такого документа достигается разбиением его на разделы. Вот так могут выглядеть листы в одном документе.

Естественно, что это самый простой пример. В Word несколько страниц одного формата. Для каждого раздела можно установить свои параметры страницы, читайте "Шаг 12 - Параметры страницы". Что характеризует раздел - изменения (изменения формата, вставки текста) в одном разделе не отражаются на другом. Очень важная идея разбиение документа на разделы используется при необходимости обеспечить независимость одной части текста от другой.

Чтобы создать новый раздел нужно установить курсор в место предполагаемого разрыва и в меню "вставка" выбрать команду "разрыв". В окне "Разрыв" активизировать переключатель "новый раздел со следующей страницы".

Увидеть разрыв страницы можно, включив непечатаемые символы. Вот так он может выглядеть:

Для автоматического составления оглавления названиям разделов, глав и т.д. должны быть присвоены стили заголовков разных уровней рекомендуется присваивать стиль при вводе. Для присваивания стиля нужно выделить надпись (достаточно поставить курсор в пределах надписи) и из списка на панели инструментов выбрать стиль.

Для удаления стиля нужно выделить надпись в поле стиль выбрать обычный. Стили можно переопределять для этого нужно присвоить надписи (любой) стиль, который будет меняться. Отформатировать надпись. Повторно присвоить стиль. Появится надпись.

В выпавшем окне переопределение стиля убедиться, что активизирован переключатель данный стиль, используя выделенный фрагмент как образец и подтвердите нажатием ОК. Все надписи, которым был присвоен это стиль автоматически изменятся.

Оглавление Word делает автоматически, составляя его из заголовков. Заголовки могут быть нескольких уровней. Текст, который будет использоваться для заголовков должен быть с соответствующем стилем.

Если стили заголовка присвоены, то можно ставить оглавление. Нужно установить курсор в место вставки оглавления пойти в меню вставка выбрать команду оглавление и указатели.

Появиться диалоговое окно оглавление и указатели, в котором нам нужна вкладка оглавление. Здесь можно выбрать какой будет вид.

Если в результате редактирование текст будет добавлен или удален, то естественно оглавление не будет соответствовать реальному расположение глав. Его можно обновить. Для обновления оглавления нужно щелкнуть на оглавлении правой кнопкой (оглавление выделилось серым фоном) в выпавшем контекстном меню выбрать команду обновить поле.

В появившемся окне обновление оглавления активизировать переключатель обновить целиком.

В результате страницы указанные в оглавлении будут адекватны реальному состоянию дел.

При создания документов существуют ОСТы и ГОСТы которые оговаривают как должны оформляться отчеты. Если у Вас такие требования есть то строго им следуйте. Нумерация страниц начинается с первой страницы, но на титульной странице номера не должно быть несмотря, что он учитывается. По крайней мере, в системе Министерства Природных ресурсов это так.

Вставить номера страниц можно через колонтитулы. Для этого нужно пойти в меню вид выбрать команду колонтитулы - внизу и вверху страницы появились области колонтитулов.