3 ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УЧЕТА ТРУДА И
ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В ООО «ИССЯНГУЛОВСКИЙ МОЛОЧНЫЙ ЗАВОД
3.1 Информационное обеспечение автоматизированной обработки данных
На любом предприятии главный бухгалтер встретится с вопросами расчетов по оплате труда. На небольшом предприятии ему придется не только руководить этим процессом, но и непосредственно начислять и выдавать заработную плату.
Рассмотрим первую группу документов - документы по кадровому составу предпрятия. Один экземпляр всех документов руководителя организации по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Документы по кадровому составу могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия.
В состав документов по кадровому составу входят:
1. документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу,
совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты);
2. документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях);
3. документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы);
4. прочие документы по кадровому составу.
В документах о движении по службе (первая группа) главный бухгалтер должен проверить наличие следующих конструктивных моментов:
1)форма документа: в наименовании документа должно быть четко указано, какой это документ (приказ, соответствующая записка, распоряжение или указание);
2)дата составления (или издания) документа, номер;
3)фамилия, имя, отчество работника, по служебному движению которого составлен документ;
4)тип трудового соглашения с работником: постоянная работа, временная работа, производственная практика, совместительство; дата зачисления работника на работу; дата прекращения трудового соглашения (или условия прекращения) при любых типах трудовых соглашений, кроме постоянной работы; должность;
5)условия приема работника (по переводу или нет);
6)оклад или доля от оклада при неполном рабочем времени;
7)режим работы (время начала и окончания работы, время и продолжительность обеденного перерыва, количество рабочих часов в рабочий день и рабочую неделю);
8)шифр производственных затрат для аналитического учета (основное, вспомогательное, обслуживающее производства, цех, участок, администрация);
9)подпись руководителя предприятия.
Рассмотрим основные документы о движении по службе, с которыми будет работать главный бухгалтер: приказ о приеме работника на работу постоянно; приказ о приеме на работу временно по переводу с другого предприятия; приказ о приеме на работу по совместительству работника другого предприятия, т. е. внешнее совместительство; продление срока работы по совместительству; приказ о внутреннем совместительстве; приказ об изменении должности. Приказ издается при переводе работника на другую должность; приказ (распоряжение) о назначении надбавки к окладу; приказ (распоряжение) об откомандировании работника; приказ об увольнении работника; приказ о задержке увольнения работника, в котором должны быть указаны количество дней задержки увольнения и сумма оплаты за эти дни; о режиме работы (ночная работа, неполный рабочий день, неполная рабочая неделя).
Во вторую группу документов по кадровому составу входят приказы (распоряжения) о различных выплатах, кроме основной заработной платы. Проверяя содержание и структуру документов данной группы, главный бухгалтер отмечает, что в них, как правило, имеются: название документа (приказ, распоряжение); дата составления (издания), номер документа; фамилия, имя, отчество работника(ков), которому (которым) производятся выплаты; вид выплаты; источник выплаты; период, за который начисляется выплата (для премии); оплата (денежная сумма или процент к окладу, ставке или иному основанию); шифр производственных затрат для аналитического учета; подпись руководителя.
В третью группу документов по кадровому составу входят приказы или распоряжения, подтверждающие отрыв работника от основной работы, к которым относятся:
1.приказы о предоставлении отпуска, в которых указываются такие данные, как фамилия, имя, отчество, должность сотрудников; вид отпуска (очередной, дополнительный, учебный, по семейным обстоятельствам); наличие оплаты за дни отпуска (полностью оплачиваемый, частично оплачиваемый, за свой счет); дата начала отпуска и количество его дней; даты начала и окончания оплачиваемого доотпускного рабочего времени (при предоставлении очередного отпуска или дополнительного учебного отпуска); подпись руководителя предприятия;
2.приказы об оплате за время длительных командировок (более двух месяцев). В приказе указываются фамилия, имя, отчество сотрудников, направляемого(ых) в длительную командировку в пределах территории данной страны (за рубеж); пункт откомандирования сотрудника(ков) (страна); вид командировки или ее цель (обучение, обмен опытом, участие в работе, исследовании); даты начала и окончания командировки; процент сохранения заработка; подпись руководителя предприятия;
3.приказы об оплате за время отрыва от работы на сборы (спортивные, по уборке урожая, военные сборы) содержат следующие данные: фамилия, имя, отчество сотрудника(ков), направляемого(ых) на сборы; вид сборов; даты начала и окончания сборов; процент сохранения заработка; подпись руководителя предприятия.
Четвертую группу документов по кадровому составу представляют различные распорядительные указания, инициируемые либо руководством предприятия (например, о сверхнормативных рабочих часах или рабочих днях, о внесении изменений в штатное расписание), либо работниками (об изменении фамилии, о перечислении заработка по почте или на сберегательную книжку, об изменении данных паспорта).
Поступление работника на работу, движение по службе, увольнение отражаются в личной карточке, которая хранится в отделе кадров. Сведения о работнике, входящие в состав показателей личной карточки, заполняются им непосредственно.
В первом разделе личной карточки объединены общие сведения о принятом на работу сотруднике: наименование предприятия (организации); номер личной карточки; пол работника (буквенным индексом); присвоенный ему табельный номер; фамилия, имя, отчество в именительном падеже; дата и место рождения работника; национальность по данным паспорта работника; уровень образования и расшифровка реквизитов учебного заведения и вида обучения; специальность (квалификация) по диплому или свидетельству, удостоверению с реквизитами документов; дата заполнения личной карточки; название основной профессии и должности, а также стаж работы (число полных лет) по основной профессии (должности); сведения об общем и непрерывном стаже работы, о последнем месте работы с указанием профессии (должности), даты и кратко причины увольнения (статья Трудового кодекса РФ); сведения о составе семьи: степень родства, фамилия, имя, отчество, год рождения члена семьи; реквизиты паспорта работника; домашний адрес согласно паспортным данным о прописке, домашний телефон; личная подпись работника.
Во втором разделе личной карточки дается информация о воинском учете.
В третьем разделе учитываются назначения и перемещения работника на данном предприятии. Указываются дата назначения (перемещения), наименование подразделения предприятия, профессия (должность, на которую назначен или перемещен работник), величина тарифного разряда или оклада, основание - приказ руководителя предприятия.
В четвертом разделе отражаются данные об аттестации работника.
В пятом разделе отражается информация о повышении квалификации работника с указанием дат начала и окончания, вида повышения квалификации, наименования и места нахождения образовательного учреждения, полученного документа с его номером и датой получения.
Шестой раздел посвящен профессиональной переподготовке.
В седьмом разделе указываются поощрения и награды, полученные работником.
Восьмой раздел личной карточки дает возможность получить сведения об отпусках работника.
В девятом разделе раскрываются данные о социальных льготах.
В десятом разделе записываются дополнительные сведения.
В одиннадцатом разделе приводятся основания при увольнении работника (дата, причины и другие реквизиты приказа). Личная карточка заполняется в одном экземпляре. После увольнения работника она передается в архив организации.
На основании документации по кадровому составу главный бухгалтер формирует систему информации по количеству работающих, их профессиональному, квалификационному, должностному составу, а также о режиме работы, режимах отрыва от работы, наличии совместительства, о формах и величине заработной платы, компенсационных и премиальных выплатах. Далее главный бухгалтер должен иметь полную информацию о том, кто и сколько отработал на данном предприятии в течение расчетного месяца.
Сведения об использовании рабочего времени за расчетный месяц имеются в табеле учета использования рабочего времени тип. формы № Т-13. Табель учета использования рабочего времени представляет собой числа месяца (по горизонтали) и список работающих сотрудников (по вертикали). Каждый день расчетного месяца для конкретного сотрудника, заработок которого рассчитывается, может быть: рабочим днем, выходным (по календарному времени, особому графику, распоряжению правительства), праздничным днем,
отпуском, подтвержденным соответствующим приказом или распоряжением,
днем болезни согласно листку временной нетрудоспособности, днем отрыва от работы с полным или частичным сохранением содержания по соответствующему документу. При этом любое внутреннее совместительство возможно только в рабочие дни не более четырех часов в день.