Эргономическое обеспечение АРМ представлено кабинетом с площадью 5x3 квадратных метров, освещается одной лампочкой, находящейся в центре; обои темные. У каждого работника свой стол с канцелярскими предметами, также у гл. бухгалтера и у экономиста на столах размещен компьютер.
Методическое обеспечение АРМ составляют документы, характеризующие состав, правила отбора, эксплуатации программно-аппаратных средств АРМ, методики подготовки сотрудников к работе с программными обеспечениями и т.д.
Организационное обеспечение АРМ включает положения, инструкции, прказы, квалификационные требования к специалистам; документы, регламентирующие и описывающие организационную структуру хозяйствующего субъекта, например, Устав предприятия, его учетная политика и др.
3.3 Работа в программе «1С: Бухгалтерия -7.7»
Учет расчетов с персоналом по оплате труда решает две основные задачи. С одной стороны, каждому работнику предприятия должна быть исчислена величина оплаты по всем основаниям и определена на этой базе сумма задолженности предприятия своим работникам; с другой стороны, заработная плата как элемент себестоимости должна быть отнесена на издержки производства.
Сумма начисленной заработной платы отражается в дебете счетов 20, 25, 26 как элемент производственных затрат, и кредите счета 70 как кредиторская задолженность предприятия перед своими работниками.
Помимо счетов производственных затрат в операциях по учету затрат на заработную плату используются ряд субсчетов счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», а также субсчета счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
Для автоматизации ввода операций, связанных с начислением и выплатой заработной платы, в типовой конфигурации предусмотрены два документа: «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты из кассы». Однако следует себе отдавать отчет в том, что участок расчетов с персоналом по оплате труда является весьма сложным. Документы по учету заработной платы, включенные в типовую конфигурацию, покрывают лишь незначительную часть расчетов, связанных с учетом труда и заработной платы, реально встречающихся на средних и крупных предприятиях. Для более сложных расчетов используются специализированные программы, например такие, как «1С: Зарплата и кадры». Однако, для предприятий с небольшой численностью сотрудников, так, например, для ООО «ИМЗ», тех расчетов, которые заложены в программу «1С: Бухгалтерия», вполне достаточно.
Прежде чем приступать к учету хозяйственных операций по учету труда и заработной платы, необходимо ввести в компьютерную бухгалтерию справочную информации, объем которой особенно велик, если в бухгалтерии предполагается вести аналитический учет в разрезе сотрудников.
Для ведения учета по заработной плате необходимо, чтобы были
заполнены следующие справочники типовой конфигурации:
-подразделения;
-сотрудники;
-налоги и отчисления.
Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 98 «Доходы будущих периодов» (субсчета 98.3 и 98.4). В типовой конфигурации для справочника «Сотрудники» предусмотрена трехуровневая структура, то есть в данном справочнике можно создавать произвольные группы и подгруппы сотрудников.
Обратимся к форме справочника, например, через меню «Справочники -Сотрудники».
Создадим в справочнике группу, например, под именем «Администрация», затем войдем в эту группу и введем в нее новый негрупповой элемент. Ввод нового элемента можно осуществлять стандартным способом или используя специальный режим ввода нового сотрудника, вызываемый нажатием экранной кнопки «Новый приказ». Среди списка приказов имеется «Приказ о приеме на работу».
Новый элемент вводится посредством экранной формы, содержащей несколько закладок, группирующих различные сведения о сотруднике.
В третьей и четвертой закладках определяются персональные данные для расчета подоходного налога. Если сотрудник работает не с начала календарного года, потребуется ввести данные о полученном доходе и удержанном налоге с предыдущего места работы. Эти данные вводятся в четвертую закладку.
Начислим заработную плату. Воспользуемся встроенным документом типовой конфигурации «Начисление зарплаты» для реализации поставленной задачи. Обращение к документу производится через меню «Документы- Зарплата- Начисление зарплаты». На экран выдается форма диалога для ввода исходных данных.
Форма диалога документа имеет две закладки: «Ведомость» и «Ставки налогов».
Начисление заработной платы выполняется за месяц, который соответствует дате документа.
Реквизит «Подразделение» определяет подразделение, сотрудникам которого будет начислена заработная плата. Если этот реквизит не задан (чтобы очистить это поле, надо нажать на кнопку справа от него), то документ составляется по всем работникам предприятия.
В шапке документа предусмотрен переключатель, предназначенный для выбора счета отнесения затрат по заработной плате:
- использовать счет ведомости;
- использовать счет справочника.
Данный переключатель управляет внешним видом документа. Так, в случае если указано, что используется счет ведомости, то становится доступным набор реквизитов «Счет отнесения затрат на оплату труда», в соответствии с которыми и будет начислена зарплата. В противном случае, если используется счет справочника, то по каждому сотруднику будут сформированы проводки в соответствии со значениями счетов, указанными в справочнике «Сотрудники».
Табличная часть документа содержит следующие графы:
-порядковый номер;
-сотрудник (выбирается из справочника сотрудников);
-сумма начислено, которая может быть введена вручную.
Форма документа имеет дополнительный элемент управления — кнопку «Заполнить». По нажатию этой кнопки табличная часть документа автоматически заполняется данными о сотрудниках данного подразделения (или всего предприятия) на основании данных справочника «Сотрудники». В графе «Начислено» проставляется сумма месячного оклада, определенная в справочнике.
Следует отметить, что этот документ, во-первых, начисляет заработную плату по каждому сотруднику, перечисленному в документе. Величина начисленной зарплаты отражается проводкой в дебет счета затрат по начисленной зарплате и кредит счета: 70 «Расчеты по оплате труда».
Возникшее кредитовое сальдо на счете 70 означает задолженность предприятия по зарплате перед работниками.
Во-вторых, документ формирует проводки по дебету счета 70 «Расчеты по оплате труда» и кредиту счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц», необходимые для исчисления налога на доходы физических лиц. Сумма проводки в примере исчисляется на основании ставки налога 13%, что соответствует действительности. Ставка налога устанавливается в справочнике «Налоги и отчисления», который доступен через меню «Справочники - Налоги - Налоги и отчисления». Сумма ежемесячных отчислений рассчитывается нарастающим итогом с начала года.
Данный документ рассчитывает для каждого сотрудника величину заработной платы (от оклада) и сумму подоходного налога. Соответственно для каждого сотрудника формируется по две проводки:
| Сумма | Дебет | Кредит |
| Сумма начисленной заработной платы | 20(25,26) | 70 |
| Сумма налога на доходы | 70 | 68.1 |
Операции по учету взносов в различные фонды выполняет многофункциональный документ «Закрытие месяца», который доступен через меню «Документы - Регламентные - Закрытие месяца».
В форме документа выводится перечень действий, которые могут быть выполнены при проведении документа. Действия, которые должны быть выполнены при проведении документа, следует пометить соответствующими флажками. В нашем примере мы используем этот документ только для начисления налогов с ФОТ, поэтому необходимо открыть документ «Закрытие месяца» и установить галочку только напротив пункта «Начисление налога с фонда оплаты труда».
В документе графа «Дата» автоматически устанавливается последняя дата месяца.
После того как была выбрана дата проведения документа и указан пункт, по которому будут автоматически рассчитываться суммы и формироваться проводки, необходимо нажать «ОК».
Журнал «Учет заработной платы» содержит записи о документах «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты». Она содержит дополнительные элементы управления, которые позволяют формировать расчетные и платежные ведомости, а также расчетные листки по начислению заработной платы.
Расчетные листки и ведомости формируются для всех сотрудников, которые указаны в выбранном документе.
Запись о введенном документе «Закрытие месяца» помимо журнала операций регистрируется в журнале регламентированных операций, который доступен через меню «Журналы - Регламентные документы». По этому документу будет отражена всего одна запись. В этом журнале также будут присутствовать две другие регламентированные записи по начисленной амортизации.
Документ «Закрытие месяца» сформировал проводки по начислению ЕСН в фонды социального страхования и пенсионного обеспечения.