До - годовой бюджет рабочего времени, чел.-час,
Ч - численность работников до компьютеризации, чел.,
Тс - средневзвешенная тарифная ставка одного работника, руб./чел.-час,
которая определяется как отношение годового фонда заработной платы на число работников, умноженное на годовой бюджет рабочего времени.
2. Расчет объема вводимой информации:
Qbb = Kj *(Kcj *Qy +Q2j)=21040*(35*20+42)=15611680 символов,
n - число видов документов, поступающих на компьютерную обработку за год (20 видов);
Kj - среднее число документов вида j, поступающих на компьютерную обработку за год (1052 документа). Поэтому Kj=20* 1052=21040 документов;
Kcj - среднее число строк, заполненных в документе вида j,
Qij - среднее число символов, вводимых из строчных реквизитов,
Q2j - среднее число символов, вводимых из внестрочных реквизитов.
3. Время, необходимое для ввода информации:
Твв =QBB / Vbb /60-15611680/90/60=2891,33 символа/час,
Vbb - скорость ввода информации с клавиатуры, мин.
4. Затраты машинного времени:
Тм =Кз * Твв=1,3*2891,05=3758,37 символа/час,
Кз - коэф. запаса, учитывающий время работы процессора, принтера, мыши,
потери на др. операции.
5. Затраты на автоматизированную обработку:
Са=Тм*См =3758,37*30,62=115081,13 руб.,
См — стоимость машинного времени, руб. (электричество, амортизация, заработная плата за 1 ч. работы на компьютере).
6. Часть работы, которая остается неавтоматизированной:
ТР =КР *До*Ч=0,3*2065* 12=7434 чел.-час,
КР - доля работ, неподдающихся автоматизации, чел.-час.
7. Стоимость работ, неподдающихся автоматизации при компьютерной обработке данных: СР =Кр*СР=0,3*894251,34=268275,4 руб.
Общее число работников при автоматизированной обработке:
8. Ча =(Твв + Тр)/До =(2891,05+7434)/2065=5,0 чел.
9. Общее число автоматизированных рабочих мест:
Na=TM / До =3758,37/2065=1,82
10. Прямая экономия автоматизации:
Cn=Co-Ci =894251,34-383356,53=510894,81 руб.,
Ci =Ca + СР =115081,13+ 268275,4=383356,53 руб.
11. Косвенная экономия автоматизации:
Ск=Кв *ВР-Кс *СС=0,001*9258000-(-0,002)9645000=28548 руб.,
Кв - коэф. увеличения выручки,
Кс - коэф. уменьшения себестоимости продукции,
ВР - выручка,
СС - себестоимость.
12. Суммарный эффект компьютеризации:
П=Сп + Ск =510894,81 +28548=539442,81 руб.
13. Экономический эффект:
Э=П-Еп*К=539442,81 -0,15*34611=534251,16руб.,
Еп - нормативный коэф. экономической эффективности капитальных вложений;
К - капитальные затраты на автоматизацию, руб. (ксерокс-2530 руб., программы «Консультант +» - 2000 руб., «Audit Expert» - 3425 руб., подключение к Интернету - 700 руб., компьютер - 25820 руб., 17 м. кабеля -136 руб., при стоимости 1 м. кабеля % руб).
14. Срок окупаемости:
Ток =К/П=34611/539442,81=0,06
15. Расчетный коэф. экономической эффективности:
ЕР =П/К=539442,81/34611=15,59
Таким образом проведение автоматизации является целесообразным, т.к. ЕР >0,7, что показывает компьютеризацию экономически оправданной.
ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Свои предложения хочу начать с эргономического обеспечения АРМ. Должна быть удобная для работы пространственная структура рабочего места (свобода движений во время работы, свобода перемещений при техническом обслуживании оборудования); площадь бухгалтерии ООО «ИМЗ» составляет 15 кв. метров, к тому же она оборудована шкафом, тремя столиками, тумбочкой. Для трех специалистов остается совсем небольшое пространство, т.е. работают в тесноте. Также должны соблюдаться нормальные условия труда - в бухгалтерии темные обои, т.е. темная цветовая гамма помещения, недостаточная освещенность, что особенно выявляется зимой, а летом очень душно. Комната не оборудована противопожарным оборудованием.
Таким образом для начала небходимо создать благоприятные условия для работы - выделить просторную комнату со светлой цветовой гаммой, усилить освещаемость, например, поставить светильник на каждый стол, оснастить помещение противопожарным оборудованием и вентилятором.
В техническом обеспечении АРМ не хватает ксерокса, программное обеспчение можно дополнить программами «Консультант +», «Audit Expert». Отдельно охото отметить актуальность интернет. В настоящее время получила распространение электронная почта (e-mail), обеспечивающая отправку, транспортировку, отслеживание и получение корреспонденции; ее функционирование поддерживается сетевыми инфомационными системами различного уровня и ранга. Необходимо подключться к интернету, что обеспечит связь с обслуживающим банком без дополнительных затрат; увеличит информированность организации, например, можно следить за рынком ценных бумаг и временно свободные денежные средства фирмы вложить в перспективные ценные бумаги; откроет новые перспективы, например, можно открыть свой сайт и рекламировать молочную продукцию и т.д.
Необходимы аналитические, математические, статистические,
финансовые проверки свойств значений, учета, контроля, управления, регулирования, обработки информации; совершенствование интеллектуального интерфейса за счет поддержания в актуализированном состоянии лексики предметных областей; своевременное обновление аппаратных средств и приобретение лицензионного программного обеспечения; неукоснительное соблюдение требований международных стандартов и соглашений (ISO-9001 : 2000 и др.) и их российских аналогов (ГОСТ РИСО 9001-2001). Также важно разумное сочетание эффективного функционирования АРМ руководителя, опирающегося на централизованную информационную базу, с локальными информационными базами различных специалистов.
Ведение баз данных и файлов на магнитных носителях, содержащих полнотекстовые документы, предполагает поддержание их в актуализированном и достоверном состоянии.
Хотелось бы отметить , что к некоторым базам или их частям может иметь доступ ограниченное число специалистов, а к отдельным их сегментам -только высшие руководители, так в бухгалтерии ООО «ИМЗ» доступ к программе «1С:Бухгалтерия 7.7» имеют доступ также кассир и экономист, что нежелательно из-за возможной утечки конфиденциальной информации.
Для эффективной организации рабочего времени сотрудников аппарата управления могут быть полезны специальные программные продукты, обеспечивающие планирование работ с разбивкой на различные интервалы времени, корректировку планов, учет и анализ их выполнения и т. п. — так называемые «электронные секретари» и др. Базовой в них является функция планирования рабочего дня, а также контроль и анализ выполнения плана. Планирование строится на основе распределения ресурса рабочего времени между различными работами за определенный период (месяц, неделя, день); при этом важно правильно оценить реальную трудоемкость каждой работы. При выполнении этих работ часто возникает потребность в корректировке сроков их начала, окончания и очередности. Такие изменения обусловлены различными факторами, которые трудно учесть заблаговременно (болезни, срочные дополнительные работы, указания вышестоящего руководства и т. п.). Эти функции в АРМ реализуются в виде «делового дневника», «записной книжки», «рабочего блокнота», «личной картотеки» и т. д.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.
В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные и слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. Однако наиболее распространена программное обеспечение «1С:Бухгалтерия», благодаря таким преимуществам, как в программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Также она проста в применении, изучении.
При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.
«Иссянгуловский молочный завод» является прибыльной, устойчивой, рентабельной, что говорит о возможности совершенствования автоматизированного обеспечения предприятия.
Капитальные затраты на автоматизацию составят 7000 руб. - это прежде всего затраты на проиобретение ксерокса, программы «Консультант +», «Audit Expert», подключение к интернету, чтобы владеть большей информацией, т.к. кто владеет информацией, тот владеет миром.
По рассчетам экономической эффективности получили расчетный коэффициент экономической эффективности больше 0,7, то компьютеризация считается экономически оправданной, т.е. проведение автоматизации является целесообразным.