У виданні "Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания" (М., 1995), підготовленому БЕН РАН, визначення не дуже змінене: на перше місце (перед "пропагандою") винесена нова функція - "для пошуку інформації"[38]. Трете видання термінологічного словника "Библиотечное дело", випущеного РДБ (М., 1997), дає наступне визначення ДБА: "сукупність довідкових і бібліографічних видань, неопублікованих бібліографічних посібників, бібліотечних каталогів і картотек, призначених для пошуку бібліографічної та фактографічної інформації, пропаганди літератури"[10]. Недосконалість стандартизованих визначень - це одна з головних причин появи різноманітних поглядів на визначення ДБА.
Д.Я. Коготков пропонує своє формулювання: "ДБА — складна інформаційно-пошукова система, призначена для пошуку і видачі бібліографічної та фактографічної інформації"[26]. Істотною відмінністю цього визначення, поданого в Держстандарті, є уточнення, що в ДБА можна відображати не тільки документи чи відомості про них, але й фактографічну інформацію.
В інформатиці використовується термін "інформаційно-пошукова система" (ІПС). Він визначається як логічна система, призначена для пошуку та видачі інформації (у документальному чи іншому вигляді). Зближення термінології, що має поширення в бібліографічній науці та інформатиці, відбиває реально існуючу тенденцію інтеграції бібліотечної справи, бібліографії та науково-інформаційної діяльності. З формулюванням, запропонованим Д.Я. Коготковим, важко не погодитися ще й тому, що, визначаючи термін "ДБА", І.Г. Моргенштерн ще в 1982 р. не обмежував функції ДВА тільки видачею бібліографічної інформації: "ДБА - документальна ІПС, яка використовується з метою оптимізації пропаганди, пошуку і видачі бібліографічної, бібліотечної і фактографічної інформації[29]" (Бібліографічна інформація – це інформація про документ, бібліотечна - відомості про наявність або місцезнаходження документів, фактографічна - конкретні факти, цифри).
Сучасних вчених і практиків вже перестало задовольняти не тільки визначення ДБА, але і сам термін "довідково-бібліографічний апарат". Впровадження нових інформаційних технологій у значній мірі змінило бібліотечну практику, внаслідок чого дуже багато явищ перестали укладатися в рамки звичних термінів. Тому з'являються нові терміни без достатнього теоретичного обґрунтування. Наприклад, як синонім терміна ДБА вже довгий час (всупереч ГОСТ 7.26 - 80 і 7.0 - 84) використовуються такі словосполучення, як довідково-інформаційний, інформаційно-бібліографічний, інформаційно-пошуковий апарат. Сьогодні з'явився ще й такий термін - "довідково-інформаційний банк"[10].
Не вніс ясності стосовно терміну та визначення "ДБА" і новий ГОСТ 7.0 - 99 "Информационно-библиотечная деятельность, библиография"[9]. У розділі "Інформаційні технологи11 термін "ДБА" використовується для визначення системи бібліотечних каталогів і картотек, які є частиною ДБА, котрий у свою чергу, визначається так: "довідково-пошуковий апарат, що включає бібліографічні посібники". Для наукової терміносистеми синонімія - не кращий варіант, хоча, по суті, синонімічність термінів "ДБА" і "ДПА" можна визнати. Навіть якщо взяти широке розуміння бібліографічних посібників (карткові й електронні, представлені у вигляді друкованих книжкових блоків і бібліографічних баз даних), то в даному визначенні знову називається не сутність явища, а вид інформаційного ресурсу, який є його складовою частиною. Далі, для типів бібліотек використовуються зовсім інші терміни: наукова бібліотека діє на основі інформаційно-пошукового апарату, а довідкова - на основі довідково-пошукового апарату.
"Сучасні тенденції розвитку традиційного ДБА і, тим більше, "комп'ютерних" пошукових систем показують збільшення в них частки фактографічної (повнотекстової та ін.) інформації та зменшення частки бібліографічної, тому відмова від терміну "бібліографічний" усуває це протиріччя. Крім того, вже сьогодні навіть традиційний ДБА дає відображення не тільки документів, що знаходяться в конкретному фонді, але і тих, що ніколи не були і не будуть придбані бібліотекою. Електронні ресурси вже стали невід'ємною частиною пошукового апарату будь-якої інформаційної установи, у тому числі й бібліотеки. Тоді закономірно виникає питання - навіщо ж будувати термінологічні перешкоди на шляху інтеграції бібліотечної справи, бібліографії та науково-інформаційної діяльності, зберігаючи термін, архаїчний за звучанням і змістом?
Альтернативним варіантом вирішення даної проблеми Т.Ф. Берестова вважає введення у сферу інформаційної діяльності терміну "пошуковий апарат" (ПА). Свою позицію вона аргументує тим, що "...По-перше, він збігається з назвою функції (пошукової), яку більшість дослідників визнають головною, а іноді єдиною. По-друге, зараз при глибокій інтеграції бібліографічної діяльності, бібліотечної справи й інформатики, коли формується єдина терміносистема, важливо знайти терміни, зрозумілі всім учасникам цього процесу: споживачам інформації, практичним працівникам і вченим-теоретикам"[5].
Т.Ф. Берестова пропонує наступне визначення ПА: "Пошуковий апарат — це засіб доступу до інформації, що існує в різних документальних формах"[5]. Розвиток технічних засобів приводить до того, що сьогодні використовується інформація, різна за змістом та цільовим призначенням: друкована, звукова, образотворча, зафіксована на різноманітних носіях, різна за знаковою природою. Будь-який з цих видів інформації піддається аналітико-синтетичній обробці: бібліографічному опису, класифікуванню, предметизації, реферуванню і т.д. Аналітико-синтетична обробка інформації, яка додає їй ознаку вторинності, - найпоширеніший, але не єдиний спосіб забезпечити ідентифікацію документа при пошуку. Дуже часто пошук йде за текстом первинного джерела з використанням ключових слів. Така можливість успішно реалізується на базі сучасних гіпертекстових систем. Тому, Т.Ф. Берестова не бачить необхідності у визначенні пошукового апарату конкретизувати види інформації, які можна відшукати з його допомогою. Усе різноманіття інформації у визначенні відбити неможливо, а при зосередженні на яких-небудь видах визначення завжди буде неповним. На її думку, "зайве вказувати на комунікативні властивості пошукового апарату, тому що цими властивостями володіє в першу чергу розшукувана інформація, саме вона дозволяє створювати комунікацію". Таким чином, Т.Ф. Берестова вводить в науковий обіг термін "ПА", який, з одного боку, надає можливість уникнути синонімії у терміносистемі, що характеризує інформаційну сферу, а з другого, - розкриває основну функцію явища.
В цій роботі ми будемо оперувати терміном, запропонованим Т.Ф. Берестовою, як таким, що найбільш точно визначає об'єкт дослідження і відповідає сучасному стану розвитку інформаційних установ.
Одним із вузлових теоретичних питань, які стосуються організації пошукового апарату інформаційних установ є визначення його функцій.
Найбільше докладно термін "ДБА" та його функції вивчав І.Г. Моргенштерн, провівши теоретичний аналіз довідково-бібліографічного апарату в 1982 р. Більшість положень даного дослідження й сьогодні зберігають своє значення. І.Г. Моргенштерн вважав, що визначення терміна не можна зводити до переліку його основних частин. Сутність ДБА, як і будь-якого іншого явища, з'ясовується при розгляді основних функцій (тобто його призначення).
І.Г Моргенштерн виділяв такі функції: ідейно-виховну, орієнтаційно-ознайомчу, комунікативну, але головною вважав пошукову[29]. Пізніше він прийшов до висновку, що пошукова функція є єдиною для ДБА. На погляд Т.О. Берестової, немає особливої різниці між орієнтаційно-ознайомчою і комунікативною функціями. "Комунікація" - це повідомлення, зв'язок. Знайомство" - установлення зв'язку, перший крок до комунікації. У терміна "орієнтація" є два значення, що придатні для даної ситуації:
а) вміння розібратися в навколишньому середовищі;
б) напрямок діяльності у визначеному напрямку.
Орієнтація передує власне комунікації як передумова, і тому краще виділяти її не як самостійну дію, а як обов'язковий елемент комунікації.
Довідково-бібліографічний апарат - явище вторинне. Традиційний ДБА містить до 90% і більше бібліографічної інформації, що акумулюється в каталогах, картотеках, бібліографічних і довідкових виданнях. Бібліографічна інформація є основним складовим елементом, "атомом" традиційного ДБА. Природно, що йому притаманні й аналогічні функції: пошукова, комунікативна та оцінююча.
В бібліотеці ДБА - ключ до фонду первинних документів, який розкриває його в різних аспектах: авторському, персональному, за видами документів, за змістом (у систематичному, предметному, тематичному аспектах) і, таким чином, забезпечує пошук інформації. Відповідно до генетичної структури бібліографічної інформації О.П. Коршунова, пошукова функція є вихідною, основною суспільною функцією. О.П. Коршунов, екстраполюючи функції бібліографічної інформації на ДБА в цілому, зробив висновок: ДБА повідомляє споживачу про існування і зміст документів, що наявні в бібліотеці, представляє їх у визначеній системі і тим забезпечує орієнтацію в документальних потоках і масивах, тобто зв'язок, комунікацію в системі "документ — споживач". Це положення дуже близьке за змістом до висновків І.Г. Моргенштерна: адже зв'язок між елементами "документ" та "споживач" найповніше реалізується у процесі пошуку документальної інформації. (13, с. 34-35).
Д.Я. Коготков також визначає пошукову функцію ДБА як головну[26]. Але він, на відміну від І.Г. Моргенштерна, не погодився із протиставленням термінів "ДБА" і "довідково-пошуковий апарат" (ДПА). Як синонім ДБА термін ДПА використовується не тільки працівниками служб науково-технічної інформації, але досить часто і бібліотекарями. Відповідно до ГОСТ 7.27 - 80 "Научно-информационная деятельность", "Довідково-пошуковий апарат - це сукупність упорядкованих масивів вторинних документів, призначених для пошуку науково-технічної інформації"[26]. Вторинні документи - це і є бібліографічні видання. Дане визначення ДПА також вказує на його головну функцію - пошукову. Фактично, згідно з Д.Я. Коготковим, ці два терміни є синонімами.