Щоб ДПА міг виконувати свої функції, ефективно використовуватися і в обслуговуванні користувачів, і у внутрішній роботі інформаційної установи, він має відповідати певним вимогам. Ці вимоги можна розглядати як принципи організації ПА. Загальними принципами організації ДПА інформаційних установ є наступні:
- Науковість — відповідність довідково-пошукового апарату сучасному розвитку науки, він має пропагувати прогресивні наукові теорії, досягнення передової суспільної думки, прогресивне мистецтво. Крім того, самі каталоги необхідно створювати на основі найновіших досягнень теорії і практики каталогізації, точно і багатоаспектно відображати документи.
- Доступність — довідково - пошуковий апарат повинен бути доступним у користуванні і принципах організації матеріалу в різних структурних підрозділах. Вимога доступності означає можливість користування ДПА всіма користувачами інформаційної установи. Документи мають розташовуватись у приміщенні інформаційної установи так, щоб ними було зручно користуватись, користувачів слід проінформовувати про наявність фондів.
Доступність передбачає також, що побудова і структура ДПА має бути зрозумілою користувачам, незалежно від їхньої підготовки та освітнього рівня. Немає сумніву, що в інформаційних установах, які обслуговують різні групи споживачів не може бути однакових каталогів, у різних інформаційна установах їх організовують, враховуючи освітній рівень, підготовку психологічні особливості основного контингенту користувачів. Доступності ДПА сприяє його оформлення, наявність допоміжних покажчиків, робота інформаційних працівників щодо формування навичок роботи з ним.
- Оперативність - дана вимога полягає у наданні споживачам оперативної інформації з тих питань, що їх цікавлять.
З вимогою доступності тісно пов'язана вимога відповідності змісту і побудови ДПА інтересам і потребам користувачів інформаційної установи. ДПА має також задовольняти вимоги повноти та багатоаспектності відтворення фонду, щоб давати відповідь на якомога більше запитів користувачів.
1.2 Структура довідково-пошукового апарату
У структурі довідково-пошукового апарату інформаційних установ виділяють такі основні частини, як: (див. додаток № 1.)
- довідково-бібліографічний фонд;
- фонд виконаних довідок (або фонд неопублікованих бібліографічних посібників)
- система каталогів та картотек;
ДБФ – це частина фонду та пошукового апарату інформаційних установ, що включає матеріали керівного та наукового характеру, довідкові видання та бібліографічні посібники необхідні для виконання всіх процесів інформаційної роботи[6].
Структура довідково – бібліографічного фонду: (див. додаток № 2.)
1. Матеріали керівного і загальнонаукового характеру.
Дана частина ДБФ являє собою зібрання керівних документальних органів державної влади та управління всіх рівнів, творів видатних діячів суспільного та літературно-оглядового характеру, в якій зафіксована значна кількість науково обґрунтованих фактів, що можуть зацікавити споживачів інформації.
До даної частини ДБФ включають такі матеріали, як поточні інформаційні бюлетені, які видає Верховна Рада України, інформаційні документи різних міністерств та відомств, збірник розпоряджень президента України, тематичні збірники законів та постанов Кабінету Міністрів, видання документів різних партій, рухів та громадських організацій.
2. Довідкові видання – це видання, що містять короткі відомості наукового чи прикладного характеру, розміщення послідовності зручній для їх швидкого пошуку не призначені для суцільного читання.
ДВ вміщують різноманітні видання з певних галузей, тем, які використовуються при виконанні фактографічних довідок, в деяких випадках тематичних довідок для цього використовують при статейні списки літератури в довідкових виданнях.
За змістом і характером довідкового матеріалу довідкові видання поділяють на енциклопедії, довідники, словники.
3. Бібліографічні посібники являють собою множину бібліографічних записів, що об’єднані призначенням, змістом, формою та іншими ознаками.
Ці посібники займають важливе місце в ДБФ в будь-якій установі. Вони є основними засобами бібліографічного пошуку. БП використовуються в довідково-інформаційному обслуговуванні в режимі запит – відповідь, та інформуванні споживачів.
Основне призначення видавати інформацію про документи, які можуть бути і відсутні у фонді певної інформаційної установи.
Фонд БП складається з ядра і доповнюючих частин. Ядром фонду БП є універсальні БП, що мають широке цільове та читацьке призначення. Доповнювати ядро фонду БП повинні галузеві і тематичні БП, що розраховані на користувачів певних інформаційних установ. У сучасних умовах широкого розповсюдження набули БП, що функціонують в автоматизованому режимі. Вони забезпечують більш оперативний пошук інформації.
Фонд виконаних довідок – частина пошукового апарату інформаційної установи, що являє собою зібрання копій раніше виконаних письмових бібліографічних і фактографічних довідок[6].
Довідки поділяються на типи:
· Тематичні довідки, що вміщують перелік документів з теми, яка цікавить споживача інформації.
· Уточню вальні довідки, які пов’язані із уточненням елементів бібліографічного опису, що відсутні або спотворені у запиті споживача інформації.
· Адресні довідки – встановлені із бібліографічних джерел відомості про наявність чи точну адресу зберігання в конкретному фонді.
· Фактографічні довідки вміщують відомості з питань, які цікавлять споживачів.
Система каталогів і картотек – частина пошукового апарату інформаційних установ, що являє собою сукупність планомірно організованих та взаємопов’язаних каталогів і картотек, які доповнюють одне одного.
У роботі обласної універсальної наукової бібліотеки важливе значення має створення бібліографічних картотек, які є складовою її довідково-пошукового апарату (ДПА), призначеного для інформування користувачів як про склад і зміст фонду бібліотеки, так і взагалі про існування документів або певної інформації. Створення та використання ДПА - необхідна умова задоволення інформаційних потреб користувачів інформаційної установи.
Бібліографічні картотеки посідають особливе місце в складі ДПА. Вони є частиною "системи каталогів і картотек", де на першому місці знаходяться бібліотечні каталоги, що відображають склад бібліотечного фонду і таким чином забезпечують можливість його використання. Безумовно, бібліотечним каталогам приділяється значна увага як з боку практичних працівників бібліотеки, так і в навчальному, методичному, організаційному забезпеченні процесів каталогізації. Бібліографічні картотеки, що являють собою другу частину згадуваної системи, менше привертають увагу як організаторів бібліотечної справи, так і дослідників. Частіше за все інформація про бібліографічні картотеки обмежується їх переліком. У навчальній літературі цей перелік дається в дуже узагальненому вигляді (лише визначається, до якого виду належить та чи інша картотека і коротко повідомляється про методику її складання). В описах досвіду роботи інформаційних установ та в методичних рекомендаціях для інформаційних працівників складання бібліографічних картотек розглядається найчастіше, як підготовча частина бібліографічної роботи, головна ж увага надається інформаційному обслуговуванню користувачів.
Між тим, складання бібліографічних картотек забирає значну частину робочого часу працівників інформаційних установ і є головним засобом підготовки бібліографічної інформації, потрібної користувачеві. Від стану картотек значною мірою залежать оперативність і якість інформаційного обслуговування користувачів, а в кінцевому підсумку - повнота використання користувачами документного фонду, задоволення інформаційних потреб користувачів установи.
Розділ 2. Нові підходи до організації довідково-пошукового апарату інформаційних установ
2.1 Локальні автоматизовані інформаційно-пошукові системи
За умов активного використання Інтернету як єдиного комунікаційного середовища, інформаційні матеріали в цифрових форматах набувають підвищеного попиту серед користувачів. Це забезпечує якісне вдосконалення системи інформаційного обслуговування, яке базується саме на використанні електронних інформаційних ресурсах інформаційних установ.
Новим станом у розвитку пошукових систем – є система автоматизації інформаційних установ ІРБІС. Її основними характеристиками є:
· Робота в локальних мережах будь-якого типу без обмеження кількості користувачів;
· Повна інтегрованість в корпоративні бібліотечні системи;
· Засоби підтримки Web-технологій і протоколу Z39.50;
· Повна сумісність з форматами UNIMARC, USMARC та RUSMARC;
· Підтримка будь-якої кількості баз даних;
· Технологія автоматичного формування словників з реалізацією швидкого пошуку за усіма елементам опису і їх сумісність;
· Засоби для ведення авторитетних файлів, алфавітно-предметного покажчика до УДК/ ББК;
· Підтримка традиційних „паперових” технологій: від друкування листків замовлення і книги сумарного обліку до друку всіх видів каталожних карток;