Информатика Базовый курс (стр. 80 из 188)

Таблица 10.1. Панели инструментов программы Word 2000 (окончание)

Панель инструментов	Состав, назначение	Примечание
Рецензирование	Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста	Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть замечания и предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть
Рисование	Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежнографических работ	Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов
Слияние	Инструменты для работы с документами слияния, содержащими постоянную и переменную части	Используется при использовании программы Word XP, например, для массовой подготовки писем аналогичного содержания
Статистика	Позволяет получить информацию об объеме документа	Сведения о числе знаков, слов, строк, абзацев, страниц
Структура	Инструменты для работы с логической структурой документа	Позволяет управлять заголовками и порядком следования логических частей текста. Активно используется при работе с документом в режиме структуры
Таблицы и границы	Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками	Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма)
Формы	Элементы управления для разработки стандартных форм	Программа Word XP позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы
Элементы управления	Набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм	Средства данной панели инструментов позволяют не только использовать около 150 готовых компонентов, но и проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX

Кроме того, в программе WordXP роль специальной контекстно-зависимой информационно-инструментальной панели играет область задач. Эта область открывается на правах панели инструментов и обычно располагается у правого края окна программы. Область задач может использоваться для выполнения разных функций, в зависимости от выбранного режима. Выбор режима осуществляется из меню, открывающегося при щелчке на треугольной кнопке в верхней строке Область задач. Кроме того, существуют специальные команды для открытия области задач в нужном режиме (например, Правка • Буфер обмена Office или Формат • Показать форматирование). Режимы работы области задач описаны в таблице 10.2.

260 Глава 10. Создание простых текстовых документов

Таблица 10.2. Режимы области задач

Режим	Команда	Содержание Области задач	Назначение
Создание документа	Файл • Создать	Список недавно открывавшихся документов, команды создания новых документов	Открытие существующих и создание новых документов
Буфер обмена	Правка > Буфер обмена Office	Содержание буфера обмена Office (до 24 объектов)	Выбор объектов для вставки в документ
Поиск	Файл > Найти	Команды для поиска и информация о результатах поиска	Поиск текста в форматированных файлах
Вставка картинки	Вставка • Рисунок • Картинки	Команды для поиска клипартов и информация о результатах поиска	Выбор клипартов и других графических изображений для вставки в документ
Стили и форматирование	Формат > Стили и форматирование	Сведения о стилях и форматировании текста и средства для их изменения	Выбор и создание стилей на основе существующего оформления текста
Показать форматирование	Формат • Показать форматирование	Сведения о характеристиках форматирования в месте расположения курсора	Информация о форматировании, сравнение форматов разных фрагментов
Слияние	Сервис > Письма и рассылки • Мастер слияния	Этапы создания документа слияния	Создание документов слияния (например, писем), содержащих постоянную и переменную части
Перевод	Сервис > Язык > Перевод	Исходный текст и результат перевода	Перевод отдельных слов й коротких фраз

Основные принципы практической работы с текстовым процессором

Microsoft Word

Основные принципы практической работы зависят от используемой версии программы. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.

Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного употребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например,

для рецензирования или вывода на печать. К категории «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо решить до начала работы с документом.

К какому типу отйосится документ? Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, кото-

10.1. Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word

рые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например

Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком.

Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай — когда заказчиком документа является работодатель, то есть администрация предприятия или учреждения. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством.