Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.
Как правило, налоговые органы при проведении выездной налоговой проверки истребуют очень большой объем документов, поскольку требуются документы за 3 года. Налогоплательщики в соответствии со ст. 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных и иных учетных документов. Только нотариусы заверили в 2007 году более 17 млн. копий, хотя нотариального заверения и не требуется. Для изготовления копий налогоплательщику требуется не только большое количество времени, но и необходимо произвести значительные материальные затраты по копированию документов (на копировальную технику и бумагу). В связи с этим часто поступают просьбы налогоплательщиков разрешить предоставлять не копии, а оригиналы.
В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 29 сентября 2005 года по делу №А19-4553/05-20-Ф02-4711/05-С1, от 20 апреля 2006 года № А19-4554/05-44-45-Ф02-1680/06-С1 по делу №А19-4554/05-44-45 рассмотрена ситуация, когда налоговые органы попытались привлечь налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ за непредставление истребуемых документов в виде заверенных должным образом копий, не приняв во внимание то, что налогоплательщик представил налоговому органу оригиналы документов. Суд, поддерживая налогоплательщика, указал, что из буквального толкования нормы, изложенной в п. 1 ст. 126 НК РФ, следует, что представление оригиналов истребуемых налоговым органом документов вместо заверенных должным образом их копий не является основанием для привлечения лица, их представивших, к налоговой ответственности.
В определении от 8 ноября 2005 года № 438-О Конституционный Суд РФ отметил, что Налоговый кодекс РФ предусматривает механизм, позволяющий минимизировать издержки, связанные с осуществлением налогового контроля. КС РФ указал, в частности, что налогоплательщики вправе представлять налоговые декларации по почте и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 80). Но главное в этом определении — указание на допустимость минимизации издержек налогоплательщика, связанных с осуществлением налогового контроля.
В связи с этим необходимо ликвидировать данный пробел в законодательстве, дополнить п. 2 ст. 93 НК РФ и изложить его в следующей редакции: «Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий или, по желанию налогоплательщиков, в виде оригиналов с обязательством должностных лиц налоговых органов последующего возврата проверенных документов налогоплательщику».
Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования.
В случае, если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение 10 дней, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы.
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.
Отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 НК РФ.
В случае такого отказа или непредставления указанных документов в установленные сроки должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном статьей 94 НК РФ.
В ходе проведения налоговой проверки налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию).
Истребование документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), может проводиться также при рассмотрении материалов налоговой проверки на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа при назначении дополнительных мероприятий налогового контроля.
В случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения информации относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эту информацию у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.
Налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет письменное поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация).
При этом в поручении указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.
В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации).
Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Если истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в указанный срок, налоговый орган по ходатайству лица, у которого истребованы документы, вправе продлить срок представления этих документов (информации). Истребуемые документы представляются с учетом положений, предусмотренных пунктом 2 статьи 93 НК РФ.
Отказ лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 129.1 НК РФ.
Однако данная статья содержит условие, при наличии которого она подлежит применению, а именно, если в указанном правонарушении отсутствуют признаки налогового правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ.
В соответствии с п.2 ст. 126 НК РФ непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации предоставить имеющиеся у нее документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа, а равно иное уклонение от предоставления таких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей.
Таким образом, отличительными признаками состава налогового правонарушения по п.2 ст. 126 НК РФ являются:
1) непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, но не несвоевременное представление;
2) субъектом данного правонарушения может быть только организация (юридическое лицо).
Также следует отметить: в связи с пересечением составов ст. 129.1 НК РФ и п.2 ст. 126 НК РФ существуют различные толкования по поводу применения этих норм права. Так, Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головкин А.Н. в статье «Теория и практика применения гл. 14 НК РФ» отмечают, что с 1 января 2007 года лица, не представившие в срок по требованию налоговых органов информацию о налогоплательщике, привлекаются к налоговой ответственности только по ст. 129.1 НК РФ. И обосновывают свой вывод в том числе размером штрафных санкций, поскольку штраф по п.1 ст. 129.1 НК РФ 1000 руб., что значительно меньше размера штрафа, установленного п.2 ст. 126 НК РФ (5000 руб.).
Известный специалист в области налогового права Брызгалин А.В. считает, что п.2 ст. 126 действовал в переходный период до введения в действие Федерального закона №137-ФЗот 27.07.2006г. Однако п. 2 ст.126 НК РФ до сих пор не потеряла силу. Порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов устанавливается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Ознакомление должностных лиц налоговых органов с подлинниками документов допускается только на территории налогоплательщика, за исключением случаев проведения выездной налоговой проверки по месту нахождения налогового органа, а также случаев, предусмотренных статьей 94 НК РФ. При необходимости уполномоченные должностные лица налоговых органов, осуществляющие выездную налоговую проверку, могут проводить инвентаризацию имущества налогоплательщика, а также производить осмотр производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения, в порядке, установленном ст.92 НК РФ. При наличии у осуществляющих выездную налоговую проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 НК РФ. В последний день проведения выездной налоговой проверки проверяющий обязан составить справку о проведенной проверке, в которой фиксируются предмет проверки и сроки ее проведения, и вручить ее налогоплательщику или его представителю. В случае, если налогоплательщик (его представитель) уклоняется от получения справки о проведенной проверке, указанная справка направляется налогоплательщику заказным письмом по почте.