Представництво зв’язує трьох самостійних суб’єктів: особи, яку представляють, чиї права й обов’язки встановлюються або здійснюються представником, представника, який ці права й обов’язки встановлює або здійснює, і третю особу, безпосередньо відносно якої вони встановлюються або здійснюються.
Представниками і особами, яких представляють, можуть бути як громадяни, так і юридичні особи. Юридичні особи, як відомо, мають спеціальну правоздатність і дієздатність. Тому вони можуть виступати в якості представників лише в тих випадках, коли це прямо передбачено законом, статутом або положенням юридичної особи, або не суперечить цим актам.
Громадяни можуть виступати в цивільному обороті в якості представників також лише за наявності певних умов. Зокрема, представниками можуть бути лише громадяни, що володіють дієздатністю.
Проте дієздатні громадяни в деяких випадках не можуть виступати в якості представників. Так ч.2 ст.238 ЦКУ встановлює, що представник не може вчиняти правочин від імені особи,яку він представляє,у своїх інтересах або в інтересах іншої особи,представником якої він одночасно є,за винятком комерційного представництва,а також щодо інших осіб встановлених законом. Це правило має на меті усунути можливість зловживання своїми повноваженнями з боку представників.
Отже, у відносинах представництва беруть участь три суб’єкти: особа, яку представляють, представник і третя особа.
Особою, яку представляють, може бути будь-який суб’єкт цивільного права -особа, від імені та в інтересах якої представник учиняє юридично значимі діяння, незалежно від наявності у них дієздатності.
Представник-особа, що уповноважена вчиняти юридично значущі діяння від імені та в інтересах іншої особи.Представники громадяни, як правило, мають бути повністю дієздатними.
Юридичні особи, які мають спеціальну правоздатність, можуть виконувати функції представника, якщо це не суперечить їх статутним завданням, визначеним у законі, статуті або положенні (ст. 20 Закону України “Про об’єднання громадян”).
Третьою особою, з якою внаслідок дії представника встановлюються, змінюються або припиняються цивільні права та обов’язки, може бути будь-який суб’єкт цивільного права..
Представництво є складними правовідносинами за колом правових зв’язків, які утворюються між його суб’єктами. Отже, при представництві складається три наступні кола відносин: між особою, яку представляють, і представником; між представником і третьою особою; між особою, яку представляють, і третьою особою.
Представництво необхідно відрізняти від інших зовнішньо подібних до нього, але різних за правовою природою відносин, які складаються у цивільному обороті. Так, представника слід відрізняти від посередника. Хоч посередник, як і представник, вчиняє від свого імені певні вольові дії, спрямовані на укладення договору (наприклад, пошук контрагентів, проведення переговорів), але ці дії лише сприяють укладенню угоди. Вольові ж дії представника безпосередньо створюють, змінюють та припиняють цивільні права та обов’язки.
Маклер - це особа, яка професійно займається посередництвом при укладанні різних угод (купівлі-продажу товарів, цінних паперів, страхування тощо). Маклер, як правило, виступає відносно сторін як незалежний посередник, хоча й діє за рахунок коштів клієнтів і за їх дорученням. Оскільки він як посередник представляє інтереси обох сторін, то й відповідає за свої дії перед кожною стороною.
Посередник сам не укладає угоди для сторони, він тільки фактично бере участь в її укладанні: готує проект договору, надсилає його зацікавленим сторонам або допомагає їм зустрітися, бере участь у попередніх розмовах, що не мають юридичного змісту. Інколи функції торгових маклерів виконують брокери. Та ні маклери, ні брокери не можуть розглядатися як представники, звичайно, окрім тих випадків, коли з маклерськими чи брокерськими конторами укладено договір доручення.
Не є представниками посильні, кур’єри, тобто ті особи, які лише виконують функції передачі листа, телеграми, проекту договору, іншої інформації. Вони інколи навіть не тільки не знають, а й не розуміють змісту документа. Посланцями (посильними) можуть бути навіть тварини, птахи. На відміну від представника, посильний своєю волею не бере участі у встановленні визначених юридичних наслідків. Він лише передає вже фактично виражену волю особи, відображену в тексті документа. Тобто він виступає не як юридичний, а як фактичний учасник відносин.
Роль посередника закінчується саме там, де фактичні дії набувають юридичного змісту. Волевиявлення, щодо укладання угоди виходить не від нього, а від особи, яка зацікавлена цю угоду укласти. Посередник повноважень на укладання угоди не має. Його обов’язок полягає в тому, щоб знайти, звести осіб, які зацікавлені, ознайомити їх з можливістю укладення угоди, її умовами, змістом.
Відрізняються від представника й інші особи, які, не виражаючи самостійної волі, надають фактичні послуги, допомагають особі виразити свою волю й виконати необхідні дії: перекладач, тлумач, особа, яка підписує угоду за неписьменного чи за особу, яка в силу фізичного стану не може поставити свій підпис.
Рукоприкладач - це особа, яка лише допомагає в оформленні угоди, підписує її за особу, яка не може це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин (наприклад, підписує заповіт). У цьому разі рукоприкладач не висловлює своєї волі, а лише підтверджує той факт, що громадянин висловив свою волю на укладення угоди. Саме за критерієм вияву волі він відрізняється від представника.
Діяльність представника дуже схожа на діяльність комісіонера, який укладає угоди в інтересах комітента. Однак комісіонер вчиняє угоди від свого імені за рахунок комітента (ст. 385 ЦК України), представник же діє від імені особи, яку він представляє. Частина 2 ст. 237 ЦК України зазначає, що не є представником особа, яка хоч і діє в чужих інтересах, але від власного імені, а також особа, уповноважена на ведення переговорів щодо можливих у майбутньому правочинів.
Повноваження представника.Повноваження представника - це міра його дозволеної поведінки щодо третіх осіб, що полягає в можливості укладати правочини та інші юридично значущі діянні від імені та в інтересах особи, яку він представляє. Тобто він своїми діяннями створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки для особи, яку він представляє.
За характером походження та своїм змістом повноваження є суб’єктивним правом, яке делеговано представникові на підставі вказівки закону або волі особи, яку представляють. Цьому праву не протистоїть конкретний обов’язок якої-небудь особи - ні особи, яку представляють, ні третіх осіб. Здійснення повноважень представником є юридичним фактом, який породжує права та обов’язки особи, яку представляють. За ст. 237 ЦК України повноваження можуть грунтуватися на довіреності, законі, адміністративному акті, а також випливати з обстановки, в якій діє представник (продавець, касир тощо).
Наявність у представника повноважень є обов’язковою умовою будь-якого представництва.
Угода, укладена від імені другої особи, особою, не уповноваженою на укладення угоди або з перевищенням повноважень, створює, змінює і припиняє цивільні права та обов’язки для особи, яку представляють, лише в разі дальшого схвалення угоди цією особою.
Наступне схвалення угоди особою, яку представляють, робить угоду дійсною з моменту її укладення.
Схвалення може бути здійснено як у письмовій формі (наприклад, у вигляді листа), так і шляхом вчинення конклюдентних дій, які свідчать про виконання угоди (наприклад, прийняттям виконання). Таке схвалення має бути зроблено в межах нормального необхідного строку або встановленого строку при здійсненні угоди.
Як свідчить судова та господарська практика непоодинокими є випадки, коли представники укладають угоди з перевищенням наданих їм повноважень або взагалі не маючи повноважень. У роз’ясненні Вищого арбітражного суду України “Про деякі питання практики вирішення спорів, пов’язаних з визнанням угод недійсними” від 12 березня 1999 p. № 02-5/111 зазначається, що у разі коли угода укладена представником юридичної особи або керівником її відокремленого підрозділу без належних повноважень на її укладення або з перевищенням цих повноважень вона має бути визнана недійсною, як така, що не відповідає вимогам закону. При цьому припущення про те, що сторона, з якою укладено угоду, знала або повинна була знати про відсутність у представника юридичної особи або керівника її відокремленого підрозділу повноважень на укладення угоди, грунтується на її обов’язку перевіряти такі повноваження.
Іноді угоди укладаються представником, але в них не згадується ім’я особи, яку представляють (наприклад, коли угоду укладає керівник філії банку від свого імені). Розглядаючи спір, який виникає з приводу такої угоди, арбітражні суди відповідно до зазначеного роз’яснення виходять з такого: якщо керівник відокремленого підрозділу юридичної особи мав відповідні повноваження, але у тексті угоди помилково відсутні вказівки на те, що її укладено від імені юридичної особи, то сама лише ця обставина не може бути підставою для визнання угоди недійсною. У таких випадках угоду слід вважати укладеною від імені юридичної особи.