Вище були розглянуті етапи робіт, виконуваних при здійсненні аналізу господарської діяльності на будь-якому рівні управління виробництвом.
Відмінна риса всіх трьох етапів - зіставлення різних видів робіт, у результаті чого отримують аналітично обґрунтовану інформацію, що є основою для прийняття керівниками відповідно рішень.
Доволі складне поєднання різних робіт, з яких складається аналіз, велика кількість його об'єктів і високі вимоги до глибини та якості аналізу потребують серйозної уваги до питань організаційного забезпечення аналізу. Ці питання виходять далеко за межі організаційної підготовки проведення окремих тематичних аналізів і навіть епізодично виконуваного повного (комплексного) аналізу, про що йшлося при характеристиці першого (підготовчого) етапу аналітичної роботи.
2.3. Організація аналізу господарської діяльності на підприємстві
Організація аналізу господарської діяльності на підприємстві, у галузі і в господарстві загалом - питання першочергової важливості в умовах досконалості господарського механізму, всеосяжної інтенсифікації виробництва і підвищення його ефективності.
Один із фахівців з аналізу господарської діяльності характеризує поняття організації аналізу; як організацію економічного аналізу розуміють як систему раціональних, скоординованих дій для вивчення об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. У межах галузі організаційне забезпечення аналізу пропонує вирішення таких основних питань:
а)визначення органів і посадових осіб, які здійснюють загальне керівництво аналізом, тобто органів і осіб, відповідальних за планування, координацію, методологічне забезпечення і проведення аналітичної роботи, а також за підвищення її ефективності;
б) визначення функцій окремих ланок єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності, а також кола виконавців, які відповідають за проведення попереднього, оперативного і послідовного аналізів, а також здійснення тематичних (цільових) аналізів;
в)встановлення форм зв'язку між ланками єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності та іншими органами управління;
г)визначення переліку необхідної вхідної і вихідної інформації;
д) регламентація аналітичної роботи.
На всіх рівнях управління виробництвом потрібна посадова особа, відповідальна не лише за планування, координацію і проведення аналізу на даному рівні управління, а й за повне і вчасне забезпечення необхідною інформацією осіб, які приймають рішення, і зацікавлених служб аналітичної інформації, що випливає з результатів проведеного аналізу. Як така відповідальна особа, на рівні міністерства і ВПО повинен виступати один із заступників начальника планово-економічного управління (планового відділу), у виробничому об'єднанні (на підприємстві) - заступник директора з економічних питань (головний економіст).
Робочим органом з методичного керівництва аналізом, узагальнення на рівні галузі і підгалузі можуть бути лабораторії (сектори) аналізу галузевих і підгалузевих НДІ, а на рівні об'єднання (підприємства) - бюро (група) економічного аналізу. Кожен з перелічених робочих підрозділів здійснює свою діяльність з аналізу під методичним керівництвом відповідного підрозділу вищого рівня і, перш за все, галузевої лабораторії з аналізу господарської діяльності.
Галузева лабораторія аналізу здійснює наукове і методичне керівництво проведенням попереднього, оперативного і подальшого (як комплексного, так і тематичного) аналізів на всіх рівнях управління. З цією метою розробляють макети аналітичних таблиць, які потрібно обов'язково заповнити на тому чи іншому рівні управління; пропонують єдину методику виконання аналітичних розрахунків і загальні принципи оцінювання результатів господарської діяльності, виявлення і узагальнення запасів виробництва; визначають обсяги, зміст і форми подання результатів аналізу ЛПР на кожному рівні управління. Для реалізації останнього лабораторія систематично вивчає вимоги ЛПР щодо аналітичної інформації, коригує перелік і зміст вирішальних аналітичних завдань, визначає шляхи досягнення досконалості аналізу в галузі.
Галузева лабораторія з аналізу господарської діяльності має також готувати положення про діяльність служб аналізу на всіх етапах управління; виявляти й узагальнювати передовий досвід організації аналітичної роботи; готувати галузеві матеріали для керівництва щодо організації і методів аналізу (враховуючи розробку питань регламентації аналітичної роботи в галузі); підвищувати кваліфікацію працівників, які займаються аналізом.
Лабораторія (сектори), бюро (групи) аналізу планують аналітичну роботу (теми, програми, виконавців аналізу і т. ін.) на своєму рівні управління, погоджуючи її з планами аналітичних підрозділів вищого і нижчого рівнів, а також з функціональними службами (при плануванні тематичних аналізів). Ті ж робочі органи на різних рівнях управління організовують проведення всіх видів аналізів; узагальнюють, розмножують і доводять його результати у визначені терміни до зацікавлених осіб; здійснюють загальне і методичне керівництво всіма, хто займається виконанням аналітичних робіт, включаючи функціональні служби (за тематичними аналізами), структурні виробничі підрозділи, громадське бюро економічного аналізу і т. д. На ці органи також покладено обов'язок вивчати ефективність аналітичної роботи на даному і нижчому рівнях, систематично контролювати реалізацію результатів аналізу.
Однією з ланок галузевої системи економічного аналізу є функціональні служби, що виконують тематичні (цільові) аналізи під загальним і методичним керівництвом лабораторії, сектора чи бюро (групи) економічного аналізу відповідного рівня керівництва. Основні функції цих служб такі:
- розробка переліку питань, враховуючи вимоги ЛПР, необхідність підвищення
- ефективності виробництва, які потребують спеціального вивчення відповідно до
- черговості тематичного аналізу;
- підготовка спільно з лабораторією (сектором, бюро, групою) економічного аналізу програми винаходів (досліджень) за окремими темами;
- участь у проведенні тематичного аналізу і консультації для співробітників різних підрозділів з аналізу (лабораторій, секторів і т. д.) щодо виконання тематичного аналізу й узагальнення отриманих результатів;
- участь у підготовці тематичних розділів у інформаційно-аналітичних збірниках, бюлетенях та інших видах вихідної аналітичної інформації за профілем функціональної служби;
- керівництво функціональними службами нижчого рівня з питань проведення тематичних аналізів.
На нашу думку, неправильною є точка зору фахівців, які відносять проведення економічного аналізу суто до функцій економічних служб підприємств і об'єднань. Показовий розподіл основних питань економічного аналізу між відділами підприємств і об'єднань можна навести наступним чином.
На тих підприємствах, де нема спеціального бюро чи групи економічного аналізу, розробку основних напрямків його проведення та узагальнення результатів здійснює економічний відділ (ЕВ) разом з головною бухгалтерією. У цьому випадку ЕВ зобов'язаний проаналізувати на підприємстві виконання плану і динаміку змін усіх основних техніко-економічних показників, ефективність виробничої діяльності підприємства та результати внутрішнього господарського розрахунку, систематизувати й узагальнити дані оперативного аналізу щодо закріпленого за ним кола показників.
Бухгалтерія разом із ЕВ не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві й узагальнює її результати, а й здійснює оперативний аналіз всіх основних і накладних витрат, контролює рівень собівартості всієї товарної продукції і окремих виробів за даними аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими організаціями й особами, величину і склад наявних на підприємстві запасів товаро-матеріальних цінностей і т. ін.
Фінансовий відділ проводить аналіз виконання фінансового плану показників реалізації продукції, фінансових результатів діяльності, рентабельності підприємства (об'єднання) та окремих виробів, вивчає взаємовідносини підприємства з бюджетом і банком.
Відділ праці і заробітної плати (за участю відділів кадрів із загальних питань забезпечення і руху трудових ресурсів) аналізує виконання плану щодо зростання виробництва праці, використання фонду заробітної плати відповідно до категорій робітників, чисельності, складу і використання працівників за категоріями персоналу, використання робочого часу, організації праці, трудомісткості виробів і її зниження, стану нормування праці і якості чинних норм.
Відділ матеріально-технічного забезпечення проводить аналіз виконання договорів про доставку матеріалів, закупних напівфабрикатів і палива, контролює відпуск сировини і матеріалів, палива у виробництво, вивчає стан запасів окремих видів матеріалів.
Відділ збуту вивчає "портфель замовлень", тобто забезпечує план реалізації товарів договорами (угодами, контрактами) з покупцями, аналізує виконання плану збуту продукції відповідно до обліку зобов'язань щодо поставок, комплектність виробів на складах і величину залишків готової продукції.
Виробничий відділ проводить аналіз роботи окремих структурних підрозділів об'єднання щодо комплектності і ритмічності виробництва продукції, її асортименту та якості, вивчає стан запасів окремих видів продукції.