И только после этого КСА можно использовать для приема наличных денег.
Эксплуатация кассовых аппаратов и систем
При использовании кассовых аппаратов и систем субъекту предпринимательской деятельности следует руководствоваться Инструкцией о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 09.09.2004 №103 (далее – Инструкция №103).
Ввод КСА в эксплуатацию производится уполномоченным работником ЦТО, с которым заключен договор на техническое обслуживание и ремонт указанных кассовых аппаратов и систем, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Запрещается использование КСА без договора на их техническое обслуживание и ремонт.
Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям также запрещено использовать кассовые аппараты и системы с фискальной памятью не в фискальном режиме, либо с отключенной контрольной лентой, либо не обеспечивающих отображение информации на чеке, предусмотренной государственными стандартами Республики Беларусь, а также не соответствующих техническим требованиям (государственным стандартам Республики Беларусь), технической документации и эталонному образцу модели (модификации), включенной в Государственный реестр.
КСА должны быть установлены в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора покупателя кассового аппарата или системы (имеющими такой индикатор в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь), отображающего сумму денежных средств, проведенную по КСА. Кассовые аппараты и системы, не имеющие индикатора покупателя, устанавливаются таким образом, чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого КСА. Непосредственно место установки кассовых аппаратов и систем определяется использующим их юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. При этом требования об установке КСА в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора покупателя кассового аппарата, системы, отображающего проведенную по нему сумму денежных средств, не распространяются на КСА, используемые Национальным банком Республики Беларусь, банками, а также торговыми объектами общественного питания, технологическими регламентами которых предусмотрено обслуживание потребителя за столиком.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечить беспрепятственный доступ к используемым кассовым аппаратам и системам:
Использование кассовых аппаратов и систем осуществляется в соответствии с эксплуатационной документацией на КСА, предусмотренной техническими нормативными правовыми актами (далее – эксплуатационная документация). Согласно п. 10 Инструкции №103 эксплуатационная документация должна находиться в месте установки кассовых аппаратов и систем. При этом требования о наличии в месте установки КСА эксплуатационной документации не распространяются на индивидуальных предпринимателей – плательщиков единого налога.
Кроме эксплуатационной документации юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие кассовые аппараты и системы, обязаны обеспечить наличие в месте установки КСА (за исключением таксометров):
Данные требования также не распространяются на индивидуальных предпринимателей – плательщиков единого налога.
Прием денег через кассовые аппараты и системы
Кассиру, иному уполномоченному лицу при осуществлении приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек запрещается иметь в денежном ящике КСА или ином месте аналогичного назначения наличные денежные средства, не учтенные через кассовый аппарат, систему (кроме наличных денежных средств, выданных авансом для расходных операций перед началом рабочего дня (смены), в размере и порядке, установленных законодательством Беларуси).
Кассир, иное уполномоченное лицо обязаны проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, через КСА и в подтверждение сумм принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, выдавать покупателю (потребителю) чек кассовых аппаратов и систем.
В п. 12 Инструкции №103 указано, что после выдачи покупателю (потребителю) чека КСА полученные наличные денежные средства помещаются в денежный ящик кассового аппарата или системы или иное место аналогичного назначения. Именно такой порядок действий имеет важное значение не только для предотвращения возможных санкций со стороны контролирующих органов за невыдачу покупателю кассового чека, но и в отношении возможного мошенничества со стороны недобросовестных покупателей. Поэтому кассиру необходимо четко выполнять перечисленные ниже действия именно в указанной последовательности:
1) принять от покупателя деньги и положить их на видное место;
2) выбить кассовый чек;
3) отсчитать при необходимости сдачу;
4) сдачу и кассовый чек вручить покупателю;
5) поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в денежный ящик КСА или иное место аналогичного назначения.
Иногда кассиру приходится возвращать покупателю деньги из кассы. В случае возврата покупателю (потребителю) наличных денежных средств, принятых с использованием кассовых аппаратов или систем (за исключением межгосударственной автоматизированной системы управления «Экспресс»), составляется акт о возврате наличных денежных средств покупателю (потребителю) по форме согласно приложению 2 к Инструкции №103.
Встречаются и ситуации, когда кассиры допускают ошибки и вводят в КСА сумму большую, чем требуется. На практике исправление подобной ошибки зачастую производится за счет того, что следующим покупателям разница просто «не добивается», однако необходимо заметить, что данный способ законодательством запрещен. Если кассиром или иным уполномоченным лицом допущена ошибка при вводе суммы, то в конце рабочего дня (смены) должен быть составлен реестр ошибочно сформированных чеков кассового суммирующего аппарата, специальной компьютерной системы, билетопечатающей машины, таксометра по форме согласно приложению 3 к Инструкции №103 (за исключением чеков (проездных документов) межгосударственной автоматизированной системы управления «Экспресс»), к которому прилагаются ошибочно сформированные чеки.
Книга кассира-операциониста
На каждый КСА ведется книга кассира-операциониста, форма которой приведена в приложении 1 к Инструкции №103. Исключение составляют кассовые аппараты и системы, используемые в своей деятельности Национальным банком Республики Беларусь, банками, организациями республиканского унитарного предприятия электросвязи «Белтелеком», индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога, Белорусской железной дорогой, использующей межгосударственную автоматизированную систему управления «Экспресс».
Как уже отмечалось выше, книга кассира-операциониста должна находиться в месте установки кассовых аппаратов и систем, за исключением таксометров.
Как и сами КСА, книга кассира-операциониста подлежит регистрации в инспекции Министерства по налогам и сборам по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Книга кассира-операциониста предназначена для ежедневной контрольной регистрации показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) кассового аппарата или системы и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом в организации, и печатью организации либо подписью индивидуального предпринимателя, а также подписью уполномоченного должностного лица и печатью инспекции Министерства по налогам и сборам.
Записи в книге кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) выполняется запись даты и показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) КСА на начало рабочего дня (смены). По окончании рабочего дня (смены) производится заполнение остальных реквизитов, предусмотренных формой книги кассира-операциониста. Внесение в книгу кассира-операциониста исправлений должно оговариваться и заверяться подписями кассира либо иного лица, уполномоченного осуществлять прием наличных денежных средств, и руководителя организации (его заместителя), индивидуального предпринимателя.
Суммы денежных средств, снятые с банковских пластиковых карточек и проведенные через кассовый аппарат или систему, отражаются в книге кассира-операциониста отдельной строкой в конце рабочего дня.
Конец смены
В соответствии с эксплуатационной документацией на КСА по окончании рабочего дня (смены) формируется отчет закрытия смены (Z-отчет) по форме, установленной государственными стандартами Республики Беларусь.
Использованные контрольные ленты, отчеты закрытия смены (Z-отчеты) хранятся в опечатанном виде в течение трех лет, после чего могут быть уничтожены в установленном порядке. Национальным банком Республики Беларусь, банками хранение контрольных лент при использовании систем осуществляется в электронном виде при обеспечении хранения информации в установленные сроки.