Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К (стр. 6 из 11)

Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему «информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи - вводятся в три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.

Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базам данных.

Кроме того, на фирме ведется складской учет с ассортиментом более 100 наименований по трем основным направлениям: Консультант +, бухгалтерские программы и материалы, необходимые для проведения технических работ.

Таблица 2.1

SWOT – анализ состояния фирмы.

Сильные стороны	Слабые стороны
Существующая организационная структура, с определенными бизнес-процессами и распределенными ролями.	Слабая обратная связь. Большие издержки на документооборот. Недостаточная оперативность документооборота. Большой объем информации.

Возможности	Угрозы
Известная торговая марка. Качественный сервис. Дополнительный сервис. Создание сходных по роду бизнесов. Создание эффективной сети поставок	Сращивание с государственными структурами и получение кредитов. Демпинговая ценовая политика. Снижение стоимости услуг за счет повышения качества.

Представим процесс функционирования фирмы в виде схемы.

Процессная схема работы фирмы в текущем состоянии Рис. 7

Поле сил Рис. 8

2.3. Выбор целей и ограничений

Цель это характеристика создаваемой системы либо режим работы измененной системы. Цель должна быть достижима, и соответствовать миссии организации.

Необходимым условием является ее измеримость, определенность во времени и конкретность.

Основной целью этой организации является поставка на рынок высококачественного сервиса в области поставки и обслуживания СПС и программного обеспечения для ведения автоматизированного бухгалтерского учета.

И целью данного нововведения является улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это вполне соответствует общей цели организации и будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов. Кроме того, усилится обратная связь, которая позволит с большей точностью оценивать эффективность всех проводимых рекламных и маркетинговых акций.

Всех этих целей возможно достичь путем создания единого информационного пространства внутри фирмы и построения эффективной системы учета и анализа хозяйственной деятельности организации.

Ограничения - это режимы работы системы, которых надо избегать, и чаще всего ограничения возникают из внешней для системы среды.

В данном случае основными ограничениями служат возможности используемого для написания базы данных программного обеспечения и стоимость разработки и внедрения этой системы. Следует так же учесть затраты на поддержание информационной системы в будущем, так как законодательство и другие факторы внешнего окружения находятся в состоянии непрерывного изменения заставляя организацию меняться и приспосабливаться. И как следствие требования к информационной системе внутри фирмы будут изменяться.

Таким образом можно выделить три основных группы ограничений:

1. бюджет фирмы;

2. возможности программного обеспечения;

3. временной интервал.

Основные принципы, которых необходимо придерживаться руководству фирмы при принятии решения (заданные с учетом ограничений)

1. При нововведении фирма должна переместиться из текущего состояния без значительного финансового ущерба.

2. Необходимо четкое представление о системе в будущем состоянии, для того, что бы наиболее точно подобрать средства достижения целей.

3. Сроки проведения инновации ограничены 6-8 месяцами. В противном случае этот процесс затянется и может выйти из–под контроля.

Цели требуют усилий, т. е. затрат. Затраты можно финансировать только из прибыли. Все затраты связаны с риском, поэтому требуют прибыли для покрытия рисков потенциальных убытков. Поэтому нововведение следует проводить только при устойчивом положении фирмы, т. е. в случае стабильного получения прибыли.

Дерево целей Рис. 9

2.4. Выбор критериев достижения целей

Критерии, определяющие достижение цели:

- Все исходящие документы оформляются с помощью ПК.

- Мгновенное получение достоверной информации по взаиморасчетам с клиентами.

- Мгновенное получение информации о клиенте (сотрудники, телефоны, адреса, отгруженные ему товары, переписка).

- Уменьшение количества операторов на 30% при выполнении того же объема работы.

Выводы по главе

В данной главе фирма ЗАО «Гориславцев и К» была рассмотрена в качестве системы. Был проведен анализ, в результате, которого были выявлены основные проблемы и слабые стороны внутри системы.

- Слабая обратная связь.

- Большие издержки на документооборот.

- Недостаточная оперативность документооборота.

- Большой объем информации.

Была выявлена цель нововведения, отвечающая свойствам SMART, улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой.

Эта цель вполне соответствует миссии организации и отвечает ее главной цели поставке на рынок качественного сервиса.

Указаны основные ограничения достижения цели:

- Бюджет фирмы;

- Возможности программного обеспечения;

- Временной интервал.

И выбраны критерии достижения цели.

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ

3.1. Проектирование и моделирование вариантов

Рассмотрим возможные варианты достижения целей.