Если по основному месту работы командированному был установлен режим гибкого рабочего времени, то во время служебной командировки он не применяется, а учет рабочего времени ведется как при обычном режиме работы.
Компенсация расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь
Статьей 95 ТК определен перечень связанных со служебными командировками расходов, подлежащих компенсации, особенности возмещения которых определены Инструкцией № 35. К их числу относятся расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно. При командировках в пределах Республики Беларусь в соответствии с п. 6.1 Инструкции № 35 расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Кроме того, командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов и за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах, но только при наличии подтверждения их оплаты (нам не очень понятно, как подобное подтверждение удастся получить в реальной поездке. Будем брать необходимые справки, не имеющие никакой юридической силы, у проводников?). Напомним, что аналогичной нормой старой редакции Инструкции № 35 (п. 7.1) устанавливалось прямо противоположное - право на получение возмещения расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах без представления подтверждающих документов.
Как и ранее, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда, но только с разрешения нанимателя (до вступления в силу Постановления № 29 в этом положении уточнялось, что подобная компенсация возможна в исключительных случаях). Возмещению подлежат также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Кроме того, Инструкция № 35 дополнена положением, согласно которому стоимость выдаваемого в поездах международного сообщения набора питания, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит;
2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути). Данные расходы оплачиваются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) (п. 6.2 Инструкции № 35). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) (было - в номерах "люкс") допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником.
До 20 марта 2008 г. командированный работник мог поселиться в номере "люкс" только в исключительных случаях и опять-таки после получения соответствующего разрешения нанимателя. Кроме того, расходы по найму жилого помещения ранее оплачивались только в размере стоимости подлинных оплаченных счетов или квитанций, и никакие "другие документы" в качестве подтверждения понесенных затрат на проживание в командировке не принимались. Не было в Инструкции № 35 и точно установленного ограничения на величину данной компенсации - "не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более)".
Как и прежде, работнику должны быть возмещены расходы по бронированию мест в гостинице (необходимы подтверждающие документы), а также стоимость дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (пользование телевизором, холодильником и другими "принадлежностями" современных гостиничных номеров), но только при условии представления подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг (в старой редакции Инструкции № 35 говорилось просто о представлении подтверждающих документов). К сожалению, завтрак, пусть даже и включенный в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, в число таких дополнительных услуг по-прежнему не входит, и его стоимость командированному работнику не будет возмещаться, какие бы документы он ни представил, отчитываясь по командировке.
Известно, что при отсутствии подтверждающих документов возмещение расходов по найму жилого помещения при служебных командировках в пределах нашей страны производится в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь *. Постановлением № 29 данная норма уточнена, и теперь подобное возмещение запрещено в случаях, когда принимающая командированного работника сторона предоставляет ему жилое помещение за свой счет либо когда расходы на проживание оплачиваются нанимателем "по безналу". А чтобы не возникало вопросов при определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения, в Инструкцию № 35 введено правило, согласно которому время, составляющее менее половины суток, исключается из расчета, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.
Еще одно нововведение напрямую затрагивает интересы водителей грузовых автомобилей и работников, командированных вместе с ними. В случае если они в соответствии с графиком движения должны останавливаться в пути следования на отдых и при этом не могут представить оплаченные счета (в "дальнобойных" рейсах иногда приходится останавливаться, "где ночь застанет", например, "на постой" в какой-нибудь деревенской избе), то расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат им возмещению на общих основаниях;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные). Суточные возмещаются за все календарные дни пребывания в командировке по нормам, установленным Министерством финансов Республики Беларусь. На сегодняшний день согласно Постановлению № 197 они составляют 15 000 руб. за каждый день командировки (7 500 руб. - при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда можно ежедневно возвращаться к месту жительства). За время нахождения в пути суточные выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
Исключение из данного правила составляют случаи, когда принимающая командированного работника сторона обеспечивает его за свой счет питанием либо расходы на питание оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. Тогда суточные положены работнику только за время нахождения в пути, да и то если в эти дни питание ему не предоставлялось.
В случае, когда бесплатное питание во время нахождения в командировке предоставляется один в день, то суточные выплачиваются в размере 70% установленной законодательством нормы. Двухразовое бесплатное питание дает право только на 30% от установленной нормы суточных.
Не изменилось правило, согласно которому использование командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания никак не учитывается при компенсации ему понесенных за эти дни расходов: оплата проезда производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
Также осталась "нетронутой" и норма (п. 6.4 Инструкции № 35), разрешающая возмещать командированному работнику расходы по международным телефонным переговорам, но только в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания. Расходы оплачиваются на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Для нанимателей, в коллективном договоре (соглашении) которых определены свои собственные размеры возмещения командировочных расходов (а такое право дает им ст. 95 ТК), напомним, что они не могут быть ниже установленных Министерством финансов Республики Беларусь размеров.
ПОРЯДОК расчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь
Согласно п. 10 Инструкции № 35 наниматель обязан не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Следует отметить, что это правило зачастую нарушается (преимущественно в организациях негосударственной формы собственности), особенно если расходы на служебную командировку составляют не очень значительные суммы. Другими словами, работник отправляется в командировку "за свои", о организация потом возмещает ему понесенные расходы "по факту".
В свою очередь, работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 (а при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.