В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке, а также другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:
Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным суммам.
За нарушения, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет и сдачей неизрасходованного их остатка в кассу организации, законодательством Республики Беларусь установлена ответственность. Если должностное лицо (кассир юридического лица) или индивидуальный предприниматель нарушает порядок ведения кассовых операций (а выдача и возврат любых подотчетных сумм регламентируются именно этим порядком), то в соответствии со ст. 11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях его ожидает штраф в размере от 4 до 20 базовых величин. Подобное повторное нарушение, совершенное в течение одного года после наложения указанного административного взыскания, наказывается уже штрафом в размере от 20 до 30 базовых величин.
В соответствии с ч. 2 ст. 107 ТК удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению последнего, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, правда, только если работник не оспаривает основания и размер подобного удержания. При этом необходимо помнить, что наниматель должен сделать распоряжение о таком удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения аванса.
Приведем пример расчета по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь (стоимость железнодорожных билетов и проживания в гостинице, а также время отправления поездов условные).
Пример 1
Приказом по организации, расположенной в г. Минске, работник направлен в служебную командировку в г. Брест сроком на 4 дня. Ему было определено задание по командировке и выдано командировочное удостоверение с отметкой о выбытии из г. Минска 14 апреля 2008 г. Возвратиться в г. Минск работник должен был 17 апреля 2008 г. вечером.
Работнику был выдан денежный аванс из следующего расчета:
- 2 билета на поезд стоимостью 30 000 руб. каждый, всего - 60 000 руб.;
- 3 дня проживания в гостинице (одноместный номер) стоимостью 70 000 руб. за день, всего - 210 000 руб.;
- суточные за 4 дня по нормам, установленным Постановлением № 197, всего - 60 000 руб. (15 000 х 4 дня).
Общая сумма аванса составила 330 000 руб. (60 000 + 210 000 + 60 000).
Как и планировалось, работник выехал в командировку 14 октября 2008 г. Однако в связи с тем что служебное задание он выполнил раньше запланированного срока, его возвращение в г. Минск состоялось не 17, а 16 октября 2008 г. Кроме того, свободных мест в гостиницах г. Бреста не было, и работник остановился на проживание у своих родственников.
По возвращении из командировки работник 18 октября 2008 г. (трехдневный срок сдачи авансового отчета об израсходованных в служебной командировке денежных суммах не был нарушен) представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:
- билет на пассажирский поезд № 659 "Минск - Брест" (купейный вагон), дата отправления из г. Минска - 14 октября 2008 г., время отправления - 23.43, дата прибытия в г. Брест - 15 октября 2008 г., время прибытия - 9.33, стоимость - 30 000 руб.;
- билет на скорый поезд № 28 "Брест - Минск" (купейный вагон), дата отправления из г. Бреста - 16 октября 2008 г., время отправления - 19.30, время прибытия в г. Минск - 23.41 в тот же день, стоимость - 40 000 руб.
Несмотря на тот факт, что командированный работник брал в поезде № 659 "Минск - Брест" постельные принадлежности, документов, подтверждающих их оплату, у него не было, поэтому данные расходы ему не могут быть возмещены.
Расходы, возмещаемые по данному авансовому отчету:
- оплата за проезд - 70 000 руб. (30 000 + 40 000);
- суточные в пределах Республики Беларусь - 45 000 руб. (15 000 х 3 дня);
- расходы по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь без представления подтверждающих документов в соответствии с Постановлением № 197 - 9 000 руб. (4 500 х 2 дня).
Общая сумма возмещаемых расходов по рассматриваемой служебной командировке составляет 124 000 руб. (70 000 + 45 000 + 9 000).
Неиспользованные в служебной командировке денежные средства в размере 206 000 руб. (330 000 - 124 000) были возвращены работником в кассу организации.
Налогообложение командировочных расходов
Налог на прибыль.
Согласно п. 4-2.35 ст. 3 Закона Республики Беларусь "О налогах на доходы и прибыль" (далее - Закон о налоге на прибыль) к затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемым при налогообложении, относятся расходы на командировки в соответствии с нормами, установленными в порядке, определенном ТК. К учитываемым при налогообложении расходам на командировки также относятся расходы, связанные с оформлением заграничных паспортов и других выездных документов, уплатой государственной пошлины, сборов иностранных представительств, а также комиссионных при обмене чеков в банке на иностранную валюту.
В п. 7.7-1 ст. 3 Закона о налоге на прибыль уточнено, что расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК, при расчете облагаемой налогом прибыли не учитываются.
В свою очередь, в ст. 95 ТК содержится отсылочное положение: порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках должны определяться Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Напомним, что согласно действующему до сих пор постановлению Кабинета Министров Республики Беларусь от 18.10.1994 № 126 "О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов" нормы расходов на командировки устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь. Как мы уже упоминали выше, в настоящее время действуют нормы расходов на командировки в пределах Беларуси, определенные Постановлением № 197.
Таким образом, затраты на командировки в пределах Беларуси, связанные с производством и реализацией продукции, относятся к прочим затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), уменьшающим налогооблагаемую прибыль, но только в пределах норм, установленных Постановлением № 197.
Связанные же со служебными командировками дополнительные выплаты работникам, производимые сверх норм возмещения, установленных законодательством Республики Беларусь, в большинстве случаев производятся в виде исключения по решению руководителя и осуществляются за счет внереализационных расходов, не учитываемых при налогообложении.
Отдельно следует остановиться на вопросах исчисления налога на прибыль при направлении работников организации в служебные командировки на легковом автомобиле.
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.05.1999 № 638 "О расходах на содержание служебного легкового автотранспорта" (по состоянию на 15.09.2004) установлено, что юридические лица и их обособленные подразделения включают в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, расходы на содержание только одной единицы служебного, кроме специального, или используемого для служебных поездок личного легкового автотранспорта в пределах установленных норм. При этом к расходам на содержание служебного легкового автотранспорта, кроме специального, в соответствии с совместным разъяснением Министерства экономики от 05.09.2001 № 13-13/4898 и Министерства финансов Республики Беларусь от 05.09.2001 № 15-9/700 "О порядке включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат по специальным и служебным легковым автомобилям" (далее - Разъяснение) относятся:
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2001 № 851 "Об упорядочении использования служебных и специальных легковых автомобилей" (по состоянию на 15.09.2004) установлено, что юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения, и индивидуальные предприниматели с учетом специфики производственного процесса, выполнения работ, оказания услуг определяют количество специальных легковых автомобилей с лимитом пробега не более 2 тыс. км в месяц, затраты по которым включаются в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении. При этом к специальным легковым автомобилям относятся автомобили, укомплектованные специальным технологическим оборудованием, имеющие специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, и легковые автомобили оперативного назначения. Перечень специальных легковых автомобилей утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 21.09.2001 № 1398 (по состоянию на 29.07.2006).
Еще одним постановлением Совета Министров Республики Беларусь - от 22.08.2001 № 1268 (по состоянию на 16.07.2007) утвержден Перечень специальных легковых автомобилей, на которые не распространяется лимит пробега не более 2 тыс. километров в месяц, к которым относятся автомобили скорой медицинской помощи, инкассации, учебные, газотехнические, испытательные, милиции, ГАИ, государственной службы медицинских судебных экспертиз, Министерства по чрезвычайным ситуациям, государственной инспекции охраны животного и растительного мира при Президенте Республики Беларусь и медицинской помощи.
Согласно Разъяснению в случае, когда у организации (индивидуального предпринимателя) имеется в наличии несколько единиц специальных легковых автомобилей, затраты по их содержанию, учитываемые при ценообразовании и налогообложении, включаются в расчет в пределах общего лимита пробега по этим специальным легковым автомобилям с учетом имеющегося в наличии их количества.