Служебные командировки в пределах Республики Беларусь
Командировки давно стали неотъемлемой составной частью деловой жизни. Встречи с партнерами по бизнесу, открытие филиалов, поиск поставщиков или подрядчиков, продвижение собственной продукции - все это и многое другое требует поездок по Республике Беларусь и за границу, именуемых "на языке" трудового законодательства служебными командировками.
Для бухгалтера служебная командировка связана в первую очередь с тем фактом, что командированным работникам должны быть компенсированы затраты на проезд, проживание в гостинице и некоторые другие произведенные во время таких поездок расходы, а также выплачены суточные. Определение состава и размеров этих затрат, которые любой наниматель должен возместить при направлении своих работников "в путешествие" по нашей стране, регламентируется Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), которая несколько месяцев назад была изложена в новой редакции постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 № 29 (далее - Постановление № 29).
А может ли работник отказаться от служебной командировки? По общему правилу - не может, если только в его трудовом договоре прямо не указано, что в командировки он ездить не будет. В то же время Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК) установлены ограничения для направления в служебные командировки для некоторых категорий работников.
Во-первых, в соответствии со ст. 263 ТК нельзя отправлять в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, а имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) женщины могут направляться в служебную командировку только с их согласия. Последнее относится и к работникам-инвалидам, которые также должны дать свое согласие на направление в служебную командировку (ст. 287 ТК).
Во-вторых, командирование работника, работающего по совместительству, разрешено только в свободное от его основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы (например, в виде справки), а заработная плата командированному работнику сохраняется только в той организации, в которой он работает по совместительству. Если же работник направляется в служебную командировку одновременно и по основному месту работы, и по месту работы по совместительству, то сохранение заработной платы производится у обоих нанимателей, а расходы по оплате командировки они "делят" между собой по договоренности.
Направление в служебную командировку
Необходимым условием направления работника в служебную командировку является приказ или распоряжение нанимателя, в котором должны быть указаны такие обязательные реквизиты, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации и город), количество дней командировки (не забудьте, что дни отъезда и приезда считаются днями командировки) и период, на который командируется работник. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение при служебных командировках в пределах Республики Беларусь установленной формы, которая приведена в приложении 1 к Инструкции № 35.
Порядок направления в служебную командировку руководителя юридического лица определяется собственником имущества, уполномоченным им органом или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с руководителем. Решение собственника (собственников) может быть оформлено, например, в виде протокола собрания участников хозяйственного общества, распоряжения учредителя унитарного предприятия, либо руководитель, являющийся одновременно и собственником имущества юридического лица, сам должен издать приказ о своем командировании.
При направлении в служебную командировку работнику рекомендуется оформлять письменное задание на командировку, в котором указываются цель командирования, время командирования, план встреч (переговоров) с представителями организаций и т.п. Задание подписывается (утверждается) руководителем и командированным работником. Однако при командировании работников в пределах Беларуси оформление данного документа не является обязательным (в отличие от командировок за границу).
Регистрация всех работников, отбывающих в служебную командировку, должна вестись в специальном журнале учета работников, выбывающих в командировки, оформленном согласно приложению 3 к Инструкции № 35. Для этого необходимо назначить работника, ответственного за ведение данного журнала.
Продолжительность служебной командировки
Срок пребывания в служебной командировке определяется нанимателем с учетом времени, необходимого для выполнения служебного задания, и отражается в приказе о направлении в командировку. При этом необходимо иметь в виду, что согласно ст. 94 ТК направление в командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Кстати, если срок пребывания в служебной командировке достаточно велик, то наниматель должен по просьбе работника переслать ему заработную плату по месту командирования, естественно, за счет организации, которая его туда направила.
Фактический срок пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Если работник командирован в разные населенные пункты, то подобные отметки следует делать в каждом из них отдельно, причем все они должны быть заверены печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.
А как быть с определением дня выбытия при отправлении транспортного средства в так называемое "пограничное" время (близкое к полуночи)? В этом случае бухгалтер должен быть очень педантичным: если выезд (не фактический, а по времени, указанному в билете) произошел до 24 часов включительно (например, в 23 часа 59 минут или ровно в полночь), то днем выбытия считаются текущие сутки, но уже в 0 часов 1 минуту работник, направленный в служебную командировку, "потеряет" один день при расчете суточных, потому что под днем выбытия согласно ст. 94 ТК в этом случае будут пониматься следующие сутки. Аналогичным образом определяется и день прибытия из служебной командировки.
Определение времени окончания работы в день выбытия в служебную командировку является прерогативой нанимателя (вернее, оно должно быть с ним согласовано). Точно так же решается вопрос о времени выхода на работу в день прибытия из служебной командировки, если работник вернулся к месту постоянной работы до окончания рабочего дня.
Если работник командируется на незначительное расстояние от постоянного места работы, то определять, имеет ли он возможность ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительств или нет, также должен наниматель. Дело в том, что критерий незначительности расстояния в действующем законодательстве отсутствует, а п. 5 Инструкции № 35 всего лишь определено, что при решении данного вопроса в каждом конкретном случае следует учитывать расстояние до места командирования, условия транспортного сообщения и характер выполняемого задания, а также такую "мелочь", как создание работнику условий для полноценного отдыха. В любом случае принятое решение должно быть оговорено в приказе (распоряжении) нанимателя.
Гарантии при служебных командировках в пределах Республики Беларусь
Основная гарантия при направлении работника в служебную командировку установлена ст. 95 ТК: это сохранение места работы (должности) и заработной платы в течение всего срока командировки не ниже его среднего заработка.
Следовательно, у работника сохраняются трудовые отношения с нанимателем по основному месту работы, и в личный состав организации, в которую направлен командированный работник, он не включается. Что касается сохранения заработной платы, то оплата работнику за дни командировки может производиться согласно установленным на предприятии формам и системам оплаты труда (например, по должностному окладу и премии), но при условии, что ее размер не будет ниже оплаты, исчисленной по среднему заработку.
Расчет среднего заработка для исчисления оплаты в течение срока служебной командировки производится в общем порядке, установленном Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (по состоянию на 27.03.2006).
В соответствии со ст. 92 ТК на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в той организации, в которую они командированы, но их средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику их постоянного места работы.
Если же работник по распоряжению нанимателя выезжает в служебную командировку в государственные праздники, праздничные и выходные дни, то по возвращении из служебной командировки ему по договоренности с нанимателем предоставляется другой день отдыха.
Возможны ситуации, когда работник специально направляется в командировку для работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни. В этом случае оплата за каждый час такой сверхурочной работы в соответствии со ст. 69 ТК производится не ниже чем в двойном размере часовых ставок (окладов) сдельных расценок (для работников с повременной оплатой труда, а также получающих должностные оклады) или не ниже двойных сдельных расценок (для работников со сдельной оплатой труда). При этом для работников, получающих месячный оклад, оплата производится в размере не ниже одинарной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не ниже двойной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась сверх месячной нормы. Премия за работу в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни начисляется на заработок по одинарным сдельным расценкам или на одинарную тарифную ставку.