Предмети, що можуть бути речовими доказами, виявляються при огляді місця події, обшуку, виїмці та провадженні деяких інших слідчих дій, їх можуть також принести до слідчих органів, прокурора чи суду підозрюваний, обвинувачений, потерпілий та інші учасники процесу, будь-які громадяни.
Отже, способами збирання доказів та їх джерел є слідчі та судові дії (допити, обшуки, огляди тощо), інші процесуальні дії (зокрема, вимога осіб і органів, які ведуть процес, пред'явити предмети і документи або провести ревізію), а також подання доказів (фактично - предметів і документів) з власної ініціативи учасниками процесу, іншими громадянами, підприємствами, установами, організаціями.
Серед способів збирання доказів та їх джерел слідчі та судові дії мають найбільшу питому вагу. Вичерпний перелік таких дій дано в КПК. Це затримання і допит підозрюваного (статті 106 і 107), допит свідка (статті 167, 168, 303, 304 і 307), потерпілого (статті 171 і 308), обвинуваченого і підсудного (статті 143, 300 і 438), експерта (статті 201 і 311), очна ставка (статті 172, 173 і 304), ексгумація трупа (ч.2 ст. 192), пред'явлення для впізнання (статті 174, 175 і 309), обшук, виїмка (статті 177-188), огляд (статті 190-192, 313-315), освідування (ст. 193), відтворення обстановки та обставин події (ст. 194), призначення експертизи (статті 196-203, 310 і 312) тощо [9, с.172].
Фіксація доказів - це закріплення доказів в установленому законом порядку. Кримінально-процесуальний закон передбачає як форми процесуального закріплення доказів складання протоколу, безпосереднє залучення доказів до справ, фотографування, складання планів та схем, моделювання та виготовлення копій. Доказами можуть бути тільки ті фактичні дані, що зафіксовані одним із зазначених способів.
КПК містить вичерпний перелік способів фіксації доказів та їх джерел. Це складання протоколів слідчих дій, а в суді першої інстанції та апеляційному провадженні - протоколів судового засідання, винесення постанов особою, яка провадить дізнання, слідчим, прокурором про приєднання до справи предметів і документів, застосування фото - і кінозйомки, звуко- і відеозапису, виготовлення планів, схем, зліпків і відбитків слідів (статті 85, 851, 852, 114 КПК). Протокол може бути написаний від руки або за допомогою машинопису чи комп'ютера. Для забезпечення його повноти може бути застосовано стенографування (ч. б ст.114 КПК). Розшифрований і надрукований на машинці зміст стенограми є частиною протоколу. Сам стенографічний запис за чинним КПК України до протоколу не додається.
Протокол є основним, найбільш поширеним способом фіксації ходу і результатів слідчих і судових дій зі збирання і перевірки речових доказів.
Окрім надання виявленим фактам доказової сили фіксація доказів має на меті зберегти їх зміст, ознаки; вона є засобом збереження доказів для наступного дослідження, оцінки та використання в доказуванні.
Вилучення доказів має забезпечити можливість їх використання для доказування, приєднання їх до справи, а також служить засобом їх збереження для суду.
Речові докази повинні бути уважно оглянуті, по можливості сфотографовані, докладно описані в протоколі огляду і приєднані до справи постановою особи, яка провадить дізнання, слідчого, прокурора або ухвалою суду (ч.1 ст.79 КПК). Огляд предметів і документів, вилучених під час огляду місця події, при виїмці або обшуку, особа, яка провадить дізнання, слідчий здійснюють на місці вчинення цих дій, а якщо це неможливо - за місцем провадження в справі (ч.5 ст. 191 КПК) [18, с.76].
На сьогодні дискусійним залишається питання про можливість формування судом доказів у різних стадіях кримінального процесу.
Суд оцінює докази лише з точки зору їх допустимості, належності й достатності, але не вірогідності.
Важливим є вирішення питання про те, чи має місце в стадії віддання до суду кримінально-процесуальне доказування та чи можливе поповнення системи доказів, наявних у справі.
З огляду на обмеженість завдань цієї стадії та відсутність у ній безпосередності, вказується на те, що нові докази можуть бути прилучені шляхом провадження інших (крім слідчих), процесуальних дій, зокрема, шляхом задоволення клопотань учасників процесу про прилучення до справи документів, у яких містяться відомості, що мають суттєве значення для вирішення питання про віддання до суду.
На думку С.А. Шейфера способом збирання доказів у цій стадії є також витребування їх з ініціативи суду. Це ж положення закріплено в п.5 ст.253 КПК України.
Засобами формування (збирання) доказів у суді є дії, які законодавець також називає відповідними діями по проведенню органом дізнання, слідчим, прокурором у перебігу досудового розслідування. Це витребування і прийняття поданих доказів, провадження судових дій, як то: допити, огляди, експертизи, вимога про проведення ревізії і таке інше.
Щодо зберігання та вирішення подальшої долі речових доказів слід додержуватись таких правил, узгоджених МВС, СБУ, Прокуратурою та Верховним Судом України. При зберіганні та передачі речових доказів вживаються заходи, що забезпечують збереження у вилучених об'єктів ознак і властивостей, у силу яких вони мають значення речових доказів у кримінальних справах, та слідів, що є на них, а також збереження самих речових доказів, цінностей, документів та інших речей, майна.
Для зберігання речових доказів в органах внутрішніх справ, органах Служби безпеки України, прокуратурах, судах обладнуються спеціальні приміщення з оббитими металом дверима, заґратованими вікнами, охоронною та пожежною сигналізацією. В разі відсутності такого приміщення влаштовують спеціальне сховище (сейф, металева шафа) [20, с.75].
Відповідальними за збереження речових доказів, долучених (приєднаних) до справи, є особа, яка проводить дізнання або слідство, а в суді - суддя або голова суду. Відповідальним за зберігання речових доказів, цінностей та іншого майна, що вилучені у зв'язку з кримінальною справою і зберігаються окремо від неї, є призначений спеціальним наказом прокурора, керівника органу внутрішніх справ, органу СБУ, голови суду працівник цієї установи. Підставою для поміщення речового доказу на зберігання є постанова слідчого, працівника органу дізнання, прокурора, ухвала суду.
Доступ у приміщення для зберігання речових доказів, цінностей та іншого майна (сховище) можливий тільки у присутності особи, відповідальної за їх збереження. У разі відсутності її або працівника, який її заміняє, доступ у приміщення (сховище) може бути наданий тільки з дозволу і тільки у присутності прокурора, начальника слідчого підрозділу органу прокуратури, служби безпеки, внутрішніх справ, голови суду (судді), в яких має бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища). У такому разі складається акт, у якому зазначається, у зв'язку з чим і які предмети вилучено з приміщення (сховища) або поміщено туди. Акт передається особі, відповідальній за зберігання речових доказів, для внесення відповідних записів до книги обліку речових доказів.
Вилучені в ході попереднього слідства, дізнання або судового розгляду вогнепальна та холодна зброя, боєприпаси зберігаються в органах внутрішніх справ та служби безпеки після їх перевірки в експертно-криміналістичних підрозділах [22, с.32].
Речові докази у вигляді вибухових речовин передаються на зберігання на склади військових частин або відповідних державних підприємств (організацій). Отруйні речовини та сильнодіючі препарати передаються на склади аптекоуправлінь, інших організацій, де є належні умови для їх зберігання, за узгодженням і з відома їх керівництва.
Зброя, боєприпаси, військове спорядження, що належать військовим частинам, підлягають передачі за належністю, якщо це не ускладнить проведення слідства або судового розгляду.
Водночас з перевіркою нарізної вогнепальної зброї у картотеці її перевіряють по оперативному обліку втраченої і виявленої зброї інформаційних центрів. У разі вилучення, а також при передачі на зберігання транспортного засобу за участю працівника Державної автоінспекції або спеціаліста, а якщо можливо - за участю його власника складається акт технічного стану цього транспортного засобу.
Здавання та передавання вилучених у ході дізнання, слідства, судового розгляду наркотичних засобів здійснюється відповідно до вимог Інструкції про порядок зберігання, здавання державі та знищення наркотичних речовин, вилучених з незаконного обігу. Для віднесення вилученої речовини до наркотичних засобів провадиться експертиза. Підставою для здавання державі або знищення наркотиків є постанова слідчого чи працівника органу дізнання про закриття справи або про відмову в порушенні кримінальної справи, рішення суду.
На хіміко-фармацевтичні заводи здаються героїн, опій у порошку, кодеїн основа, кодеїн фосфат, текодин, етил-морфіна гідрохлорид та наркотикомісткі речовини - опій-сирець, коробочки опійного маку. Пересилка їх здійснюється фельдзв'язком.
Гашиш (анаша, план), сировина для його виготовлення, коробочки опійного маку, а також всі наркотикомісткі лікарські препарати, у тому числі згадані у попередньому абзаці, в яких є сторонні домішки, знищуються [19, с.12].
Посвідчувальні особисті документи арештованих обвинувачених - паспорти (свідоцтва про народження), військові білети (приписні свідоцтва неповнолітніх) - приєднуються до справи і зберігаються в окремому опечатаному пакеті, підшитому до справи і пронумерованому як наступний її аркуш.
Інші особисті документи, якщо вони не мають значення у справі, повертаються обвинуваченим або, за їх згоди, їх родичам.
Вироби з дорогоцінних металів (лом цих виробів, дорогоцінне каміння і перлини, кустарні ювелірні вироби), монети з дорогоцінних металів та іноземна валюта, вилучені у громадян слідчо-судовими органами і які підлягають конфіскації на підставі вироку суду, реєструються в журналі обліку речових доказів і разом з описом здаються на тимчасове зберігання в упакованому стані у спеціально обладнане для зберігання речових доказів і цінностей приміщення або в установу спеціалізованого банку.