На здані товари складається акт у трьох примірниках. Установи, що прийняли товар, забезпечують його реалізацію, а виручені кошти перераховують на депозитний рахунок органу, який провадив розслідування. Третій примірник акта передається у фінансовий підрозділ цього органу для наступного контролю за надходженням на вказаний рахунок сум, виручених від реалізації. Перший примірник акта передачі товарів і докладний їх опис приєднуються до кримінальної справи.
Для обліку речових доказів та інших вилучених по кримінальних справах предметів і цінностей, а також готівкових грошей, що не є речовими доказами, у кожному органі прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, суду ведеться книга, яка знаходиться в особи, відповідальної за зберігання та облік речових доказів та іншого вилученого майна і цінностей [13, с.134].
Ведіться книга за правилами ведення документів суворої звітності. Кожен аркуш книги нумерується, книга прошнуровується і скріплюється сургучевою печаткою, а також підписом прокурора. Начальника органу внутрішніх справ, органу СБУ, голови суду.
При реєстрації речових доказів записи у книзі робляться у хронологічному порядку, із зазначенням дати надходження, кожен об'єкт записується окремо (а якщо однорідних предметів кілька, вказується їх кількість), за його точним найменуванням (якщо речові докази упаковані, може бути проведена перевірка їх кількості та назв із розкриттям упаковки) і складанням акта про це, а якщо вилучено велику кількість предметів різних назв, складається їх опис, і інших об'єктів у книгу робиться відповідно до опису. При цьому кожному предмету дається порядковий номер. Якщо речові докази знаходяться при кримінальній справі і не здаються на зберігання, у книзі обліку робиться позначка про це із зазначенням прізвища посадової особи, у якої перебувають речові докази.
Приєднані до справи речові докази після закінчення дізнання та слідства і направлення справи до суду, а також при передачі справи в інший орган для подальшого розслідування або проведення пізнання передаються одночасно з передачею кримінальної справи. Про це щодо кожного передаваного об'єкта у книзі обліку речових доказів робиться відповідний запис. Не допускається передача з кримінальною справою предметів, не визнаних речовими доказами в установленому порядку.
Речові докази, які поміщені у спеціальні сховища, а також які знаходяться разом із кримінальною справою, числяться за тим органом, куди передається справа, про що направляється повідомлення за місцем зберігання речових доказів і робиться відмітка у книзі і довідковому аркуші у кримінальній справі про те, у кого вони перебувають на зберіганні [29, с.81].
Секретар суду, працівник канцелярії органу, до якого направляється кримінальна справа з речовими доказами, приймаючи ці об'єкти, перевіряє цілість упаковки та печатей на ній.
У разі порушення цілості упаковки і печатей секретар суду в присутності голови суду (судді), працівник канцелярії органу дізнання чи слідства у присутності його керівника або заступника, а також особи, яка доставила справу і речові докази, розпаковує пакет і звіряє наявність предметів, що є у ньому, із записом про речові докази у довідці до обвинувального висновку і з постановою про приєднання до справи речових доказів.
Якщо наявність речових доказів відповідає запису у довідці до обвинувального висновку і постанові про приєднання до справи речових доказів, їх знову упаковують і опечатують про розкриття упаковки складають акт, якого підшивають у справу.
Після винесення вироку (ухвали), постанови про закриття кримінальної справи у книзі обліку речових доказів робиться запис про рішення, прийняте щодо речових доказів та іншого майна, із зазначенням дати його прийняття та змісту. Якщо речові докази та інше майно перебувають на спеціальному зберіганні, за місцем їх зберігання направляється копія або виписка з вироку, ухвала, постанова, в яких зазначається подальша доля цих об'єктів. Прийняте рішення є обов'язковім для керівника установи, де перебувають на зберіганні речові докази та майно.
У разі, коли речові докази та інше майно підлягають поверненню їх власникам, останніх письмово сповіщають про можливість одержання інших вилучених у них предметів та цінностей, а копію повідомлення підшивають у кримінальну справу. Всі речі видаються власникові в натурі під розписку, яку підшивають у кримінальну справу і нумерують як її наступний аркуш [14, с.146].
У розписці отримувач вказує дані свого паспорта чи іншого документа, що посвідчує його особу, та місце проживання. Якщо ж власник предметів та цінностей не має можливості з'явитися за ними особисто, їх може отримати за його дорученням інша особа, розписка якої також приєднується до справи. Коли власником є підприємство, установа, організація, предмети та цінності передаються їх представникам. Під розписку за пред'явленням доручення та документа, що посвідчує їх особу.
Якщо речові докази підлягають знищенню відповідно до чинного законодавства, це робить окрема комісія. В органах прокуратури, служби безпеки, внутрішніх справ такі комісії утворюються у складі трьох осіб, у тому числі працівника органу дізнання, слідчого, у провадженні якого перебуває дана кримінальна справа, працівника канцелярії та працівника фінансового підрозділу, а в судах - у складі судді (голови суду), народного засідателя та секретаря суду.
Про знищення речових доказів складається акт, який приєднують до матеріалів справи. У книзі обліку речових доказів робиться відмітка про виконання. В окремих випадках, коли це зумовлено особливими якостями речових доказів, їх передають для знищення спеціальним органам інших відомств (органам внутрішніх справ, охорони здоров'я, військовим частинам тощо). Разом із речовим доказом, що підлягає знищенню, направляють копію постанови, вироку (ухвали) або виписку з них і супровідний лист. Копію супровідного листа і документ, що підтверджує одержання відомством речового доказу, підшивають у справу. У книзі обліку речових доказів роблять відмітку про виконання [12, с.68].
Речові докази, інші предмети та цінності, що підлягають поверненню їх власникам, після набрання вироком (ухвалою) законної сили або закінчення строку оскарження постанови прокурора, слідчого, працівника органу дізнання зберігаються протягом шести місяців із дня повідомлення власника про можливість їх повернення. Якщо протягом цього строку клопотання від власника про їх повернення не надійде, ці об'єкти передаються спеціальній комісії, яка разом з фінансовими органами здійснює їх реалізацію або знищення. Про знищення складається акт, якого підшивають у справу, у книзі обліку речових доказів роблять відповідний запис.
Працівникам правоохоронних органів категорично забороняється брати участь у реалізації речових доказів та інших вилучених предметів і цінностей, у тому числі промтоварів і продуктів, а також придбавати їх через торговельні організації, що їх реалізують, якщо їм завідомо відомо, що ці товари і продукти реалізуються у зв'язку з кримінальною справою.
Строки зберігання речових доказів (ст.80 КПК України). Речові докази зберігаються до набрання вироком законної сили або до закінчення строку оскарження постанови чи ухвали про закриття справи.
Документи - речові докази - мають зберігатися весь час при кримінальній справі, а зацікавленим особам, підприємствам, установам і організаціям за їх клопотанням видаються копії цих документів.
У разі, коли виникає спір про право власності на предмети, що г речовими доказами, вони зберігаються до набрання чинності рішенням суду, винесеним по даному спору в порядку цивільного судочинства.
Речові докази, що швидко псуються, якщо вони не підлягають поверненню, негайно здаються державним або кооперативним організаціям для реалізації. Якщо згодом виникне необхідність у поверненні речових доказів, то організації, що їх отримали, повертають натомість такі самі речі або сплачують їх вартість за державними цінами, що діють на момент повернення.
Питання про речові докази вирішується вироком, ухвалою суду або постановою судді, постановою органу дізнання, слідчого, прокурора про закриття справи, при цьому:
1) знаряддя злочину, що належать обвинуваченому, конфіскуються;
2) речі, вилучені з обігу, передаються відповідним установам або знищуються;
3) речі, що не становлять ніякої цінності і не можуть бути використані, знищуються, а в разі коли заінтересовані особи прохають про це, можуть бути передані їм;
4) гроші, цінності та інші речі, нажиті злочинним шляхом, передаються у дохід держави;
5) гроші, цінності та інші речі, то були об'єктом злочинних дій, повертаються їх законним власникам, а якщо останні не встановлені, ці гроші, цінності і речі переходять у власність держави [17, с.82].
Спори про належність речей, що підлягають поверненню, розв'язуються у порядку цивільного судочинства.
Розглянувши питання отримання, фіксації та значення речових доказів в кримінальному судочинстві, можна дійти таких висновків:
1. Джерелом речових доказів, документів тощо у цілому є сама подія злочину. Під таким кутом зору доказ виступає як об'єктивно-суб'єктивна категорія. Об'єктивна сторона доказу полягає в тому, що в ньому у вигляді повідомлень, відомостей відбиті фактичні обставини, що виникли й існують незалежно від свідомості суб'єкта пізнання; тобто об'єктивна основа доказу - це наслідок взаємодії події з навколишньою обстановкою. Суб'єктивна сторона доказу в тому, що він є наслідком відбиття зовнішніх обставин у свідомості суб'єкта пізнання, та наступного перетворення отриманих відомостей у передбачену законом форму.