2. Разработка СЭМ
Возможная продолжительность стадии: от 3 до 6 мес.
2.1. Обучение руководства. Для ознакомления с основными положениями сертификации по ИСО 14004 производится собрание руководства предприятия. Обучение руководителей при работе с консультантом обычно проводится в виде совещания, занимая около половины рабочего дня. Возможно также проведение этих консультаций силами ранее обученных специалистов по ИСО 14000 (менеджеров СЭМ) в консультационной организации
2.2. Обучение специалистов предприятия. Проводится обучение основной группы специалистов на специально организованном семинаре силами приглашённых консультантов. Трудозатраты преподавателей составят 8-12 человеко-дней, привлечённые к обучению специалисты будут заняты 2-3 дня. Для проведения учебных занятий потребуется расходы на обучающие и информационные материалы, аренду презентационного оборудования и помещения, проезд и проживание консультантов.
2.3. Создание рабочей группы по разработке СЭМ. При кажущейся формальной простоте создание рабочей группы, тем не менее, занимает достаточно много времени. Необходимо подобрать группу специалистов, получивших соответствующую подготовку и способных работать над новыми задачами, и обеспечить возможность ее работы. Разработка СЭМ потребует вовлечения специалистов в количестве 3-5 человек на полную занятость на срок до года. Группе необходимо обеспечить рабочие места, освободить выбранных специалистов от других видов деятельности и, соответственно, обеспечить их замещение на время внедрения СЭМ.
2.4. Разработка элементов СЭМ.
2.4.1. Разработка системных элементов СЭМ. Существуют два основных варианта выполнения этого этапа: все основные документы разрабатываются консультантом на основе имеющихся шаблонов или документы разрабатываются рабочей группой СЭМ при поддержке консультанта и широком привлечении специалистов предприятия. В том случае, когда работа выполняется специалистами предприятия, трудозатраты консультантов обычно в диапазоне 5-15человеко-дней. В то же время, трудозатраты специалистов довольно значительны. Вовлечение высших руководителей потребуется при разработке структуры СЭМ, экологической политики, постановке экологических целей, и при разработке процедур анализа и оценки руководством. Значительное вовлечение специалистов различных подразделений и руководителей среднего звена потребуется при разработке структуры СЭМ, описании процессов организации, экологических целей. Наибольшие трудозатраты рабочей группы по внедрению СЭМ потребуются для выявления и определения приоритетных экологических аспектов, а также разработки соответствующих процедур.
2.4.2. Разработка «практических» элементов СЭМ. В том случае, если работа будет выполняется специалистами предприятия, вклад консультантов будет невелик. В то же время для выполнения этапа необходимы значительные трудозатраты специалистов компании, и особенно — специалистов и линейных руководителей. Участие высших руководителей потребуется только для утверждения полномочий, связанных с СЭМ. Основные трудозатраты на этом этапе относятся к вовлечению подразделений и главных специалистов в определение изменений в рабочих процедурах, разработку системы мониторинга, установление экологических задач и подготовку системы мероприятий по достижению поставленных целей.
Существующая система управления на предприятии посредством введения СЭМ будет частично изменена в пользу более усиленного мониторинга ведения хозяйства. В первую очередь будет изменена система подбора персонала. Работодатель в лице компании будет выбирать сотрудников не только из чисто практических нужд, но и из требований существующей экологической политики, основанной на СУОС. Недопустимо халатное отношение к ведению хозяйства, поэтому любые нарушения производства, которые могут навредить окружающей среде, должны быть чётко и своевременно ликвидированы.
За соблюдением всех принятых норм будет назначено лицо, несущее ответственность за СЭМ предприятия в целом.
3. Внедрение СЭМ
Возможная продолжительность стадии: от 3 до 6 мес.
3.1. Мотивационная деятельность. На предприятии необходимо создать общую систему мотивированности персонала. Нужно создать общую заинтересованность у каждого работника в сохранении благоприятной производственной и окружающей среды.
3.2. Обучение работников и внедрение процедур. Для внедрения в практику деятельности измененных процедур потребуется определенное время, в течение которого заметную нагрузку будут нести руководители среднего и низшего уровня. Полное внедрение процедур занимает от одной до двух недель, но осуществляется в разных подразделениях не одновременно, поскольку требует участия специалистов рабочей группы по внедрению СЭМ. Внедрение измененных процедур сопровождается обучением: сначала руководителей низшего звена, а затем — персонала. Трудозатраты на этот этап составляют до 15 человеко-дней специалистов группы по внедрению СЭМ, по 1-2 дня для мастеров смен и начальников участков, от половины до одного дня на каждого работника персонала, к деятельности которого относятся измененные процедуры. Стоит принять к сведению возможные изменения в разработанных процедурах после пилотного применения. Помимо трудозатрат, необходимы также расходы на обучающие и информационные материалы.
4. Функционирование СЭМ
Минимальная продолжительность стадии до сертификации: 3 мес.
4.1. Контроль выполнения процедур и корректировка. Контроль выполнения процедур осуществляется руководителями низшего звена до тех пор пока не появится полная уверенность в чётком и регулярном выполнении процедур персоналом. На этот этап требуется 2-3 месяца. Потребуется также дополнительная нагрузка на главных специалистов и начальников цехов, их трудозатраты составят 2-4 дня, на специалистов низшего звена — от половины до одного дня на каждого; следует учитывать и дополнительную нагрузку на персонал. В дальнейшем деятельность становится регулярной и практически не отнимает дополнительных ресурсов.
4.2. Достижение поставленных целей. Для достижения поставленных компанией экологических целей необходимы финансовые, технические и организационные ресурсы. Достижение каждой из поставленных целей должно быть эффективно для предприятия – за счёт оптимизации использования ресурсов, улучшения имиджа, устранения или уменьшения рисков, снижение выбросов в ОС и т.п.
4.3. Мониторинг. Мониторинг – одно из основных процессов при эффективном функционировании СЭМ. Развитие системы мониторинга требует значительных материальных затрат (например, на установку расходомеров и т.п.). Такие затраты должны обязательно определяться с учетом целесообразности и имеющихся средств. В отношении мониторинга воздействия на окружающую среду предприятие может само определять подходы и методы мониторинга, адекватные стоящим перед ней задачам и доступным ресурсам.
4.4. Обучение. Дополнительное обучение требуется при изменении процессов организации, переводе на другую должность и приеме на работу новых сотрудников. Расходы компании на обучение существенно зависят от изменения процессов, структурных изменений и текучести кадров при процедурах внедрения СЭМ. Тем не менее, вполне достаточно будет обучения своими силами, то есть новых специалистов и менеджеров — силами специалистов группы СЭМ или менеджера СЭМ, рядового персонала — силами руководителей низшего или среднего уровня, начальников цехов. Помимо трудозатрат персонала, необходимы также расходы на обучающие и информационные материалы.
4.5. Внутренние аудиты. Проведение внутренних аудитов СЭМ требует участия нескольких специалистов; внутренний аудит различных подразделений проводится по заранее разработанной программе, охватывающей заметный период времени. Трудозатраты составят до 2-3 недель.
4.6. Анализ системы, оценка руководством и пересмотр системы. Анализ СЭМ, проводимый на основе данных внутреннего аудита, составляет один из важных инструментов развития СЭМ и последовательного улучшения. Для развития системы необходимо серьезное внимание уделить анализу проблем функционирования СЭМ, в частности — достижения поставленных целей. Материалы для анализа и рекомендации будут приготовлены менеджером СЭМ или руководителем группы внутренних аудиторов, решения по рекомендациям должны быть приняты высшим руководством. Трудозатраты специалистов на этом этапе существенно зависят от успешности внедрения и функционирования СЭМ. На анализ результатов и разработку рекомендаций достаточно 5-10 человеко-дней. Минимальные трудозатраты высшего руководства (если нет необходимости в существенных изменениях) составят около половины дня для каждого участвующего представителя высшего руководства, дополнительно 1-2 дня для представителя руководства по СЭМ.
Руководство обязано следит за соблюдением отчётности и при появлении каких-либо отклонений заострять на этом внимание всех менеджеров. Рекомендуется раз в квартал приглашать стороннего аудитора, который на правах конфиденциальности полученных данных, проведёт независимый аудит управления окружающей средой.
4.7. Пересмотр планов. Как и при внедрении СЭМ, в ходе ее функционирования планирование представляет собой очень значимый этап. Для определения экологических целей и задач на следующий период необходимо участие мастеров и руководителей низшего звена, специалистов всех основных направлений, специалистов группы СЭМ и высшего руководства. Планирование требует в среднем 1-2 рабочих дней специалистов за период (обычно — 1 год), до одного дня некоторых мастеров и руководителей низшего звена, 10-20 человеко-дней специалистов группы СЭМ, 2-4 человеко-дня высшего руководства.