Пред'явлення трудової книжки при надходженні на роботу є обов'язковим для робітників та службовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається (п. 1.2 Інструкції). Якщо трудова книжка в громадянина відсутня, потрібно "пред'явити адміністрації довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією..." (п. 1.3 Інструкції). Однак у сучасних умовах одержання такої довідки не завжди можливо, а "останнім заняттям" колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути й тривалий пошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота в роботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.
У подібних випадках представляється цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якого наявного в нього документа про трудову діяльність замість відсутньої трудової книжки або довідки з місця проживання. При цьому виробничий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільний інструктивний лист Пенсійного фонду України і Мінсоцзахисту України від 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); довідками, розрахунковими книжками, особовими рахунками й відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків у Пенсійний фонд РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).
Особливо складне становище в громадян, що пережили стихійні лиха, аварії на виробництві, переїзд у Росію з колишніх союзних республік і т.п.
Трудові книжки в них можуть бути втрачені в силу обставин, а їхнє відновлення вкрай утруднене по багатьом незалежним від людини причинам.
Оформлення дубліката по останньому місцю роботи відповідно до вимог Інструкції (п. 5.1) буває можливо не завжди. Опинившись в такій ситуації громадянин, мабуть, не зможе пред'явити нічого, крім письмових пояснень своїх життєвих обставин (наприклад, у формі заяви із проханням оформити трудову книжку й вказівкою причин її відсутності).
Таким чином, приймаючи громадян на роботу, фахівець кадрової служби зіштовхується із двома протилежними ситуаціями: або трудова книжка є й тоді необхідно перевірити її заповнення на відповідність установленому порядку, або трудова книжка відсутня й тоді потрібно її оформити.
Трудова книжка є складним по складу інформації документом і включає наступні елементи: обкладинку, титульний аркуш, змістовну частину (відомості про роботу, нагородження, заохочення, призначення пенсії).
Обкладинка трудової книжки має не тільки захисну, але й інформаційну функції: на внутрішню сторону обкладинки виносять відомості про зміни в записах, зроблених на титульному аркуші. Варто підкреслити, що Інструкція (п. 2.12.) говорить саме про зміну особистих даних працівника по певних причинах, а не про їхнє виправлення через допущені при заповненні титульного аркуша помилок. Зіпсовані при заповненні бланки трудових книжок і вкладишів до них знищуються шляхом спалення на підставі відповідного акту (ДОДАТОК В)
1.3 Документи для відкриття трудової книжки
Організація може видати працівникові трудову книжку тільки в тому випадку, якщо працівник влаштується на роботу вперше. При цьому особа, що влаштовується на роботу, зобов'язано надати довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією. Особи, звільнені з рядів Збройних Сил, зобов'язані пред'явити військовий квиток. Відповідно до Інструкції заповнення трудової книжки виробляється в присутності працівника не пізніше тижневого строку від дня прийому на роботу. Відомості про працівника записуються на підставі представлених особистих документів: прізвище, ім'я, по батькові й даті народження - на підставі паспорта; утворення - на підставі атестата, диплома, посвідчення; відомості про незакінчене середнє або вище утворення - на підставі студентського квитка, залікової книжки або довідки навчального закладу.
1.4 Оформлення титульного аркуша
У титульному аркуші трудової книжки відбиваються основні відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.
Прізвище, ім'я, по батькові й даті народження вказуються на підставі паспорта, а рівень освіти, професія й спеціальність - на підставі документів про утворення (атестат, диплом, посвідчення, студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу й т.п.).
Внесення цих, здавалося б, найпростіших відомостей супроводжується в практиці значною кількістю помилок. Нерідкі випадки записування прізвища, імені та по батькові працівника "на слух", без строгої відповідності даним паспорта ("класичним" прикладом такої розбіжності є імена Наталія й Наталя). Рідше, але все-таки зустрічаються скорочення довгих імен та по батькові й навіть заміні їхніми ініціалами, що абсолютно припустимо (п. 2.10. Інструкції).
Дату народження пишуть іноді або шістьома арабськими цифрами (наприклад: 25.04.71 р.), або змішаним буквено-цифровим способом з невірним позначенням року народження (наприклад, 15 травня 52 р.), або римськими цифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними із уживання в трудових книжках. Відповідно до Інструкції (п. 2.3) дата народження записується вісьма арабськими цифрами: число й місяць повинні бути двозначними, рік - чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішаним буквено-цифровим способом з обов'язковою вказівкою року чотирма цифрами, наприклад 8 вересня 1963 р. Інформація про рівень утворення працівника в сучасній формі трудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутньою, а по-друге, повинна бути вписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.
Іншою помилкою в даній частині титульного аркуша трудової книжки є відсутність відомостей про спеціальності, незважаючи на напис "вище" у рядку про утворення:
Допускаються помилки й при заповненні відомостей про професії або спеціальність.
Громадянинові, що ще не має ніякої професії або спеціальності, нерідко вписують у трудову книжку найменування займаного їм робочого місця або виконуваного виду робіт замість того, щоб залишити даний рядок незаповненої до часу одержання працівником професійного утворення із присвоєнням відповідної кваліфікації.
Правильність внесених у титульний аркуш відомостей перевіряє власник трудової книжки (працівник) і завіряє своїм підписом.
У титульному аркуші передбачається ще один підпис - особи, відповідального за видачу трудових книжок. Працівники кадрових служб нерідко ставлять у правому нижньому куті титульного аркуша особистий підпис (відповідно до паспорта), не звертаючи уваги на позначку "(розбірливо)": Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.
Досить чіткі вказівки Інструкції про порядок заповнення титульного аркуша трудової книжки не рятують від серйозних помилок, що викликають ускладнення при оформленні пенсії, тому працівник кадрової служби, приймаючи трудову книжку від громадянина, що надходить на роботу, зобов'язаний перевірити правильність написання прізвища, імені, по батькові, дати народження й інших відомостей у титульному аркуші, зрівнявши їх з паспортом і документами про утворення. При виявленні помилки, зробленої на колишнім місці роботи й вчасно не виявленої (зіпсований у момент заповнення бланк трудової книжки не був знищений і замінений іншим), адміністрація по-новому (останньому) місцю роботи повинна внести зміни в записі титульного аркуша.
При заміні прізвища, імені, по батькові й дати народження однією рискою закреслюється колишня інформація, а потім записується нова (для прізвища - нижче, на наступному рядку; для імені, по батькові й дати народження - вище або поруч, на тім же рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслювати окремі букви або цифри з позначкою "Виправленому вірити", як це нерідко роблять недосвідчені працівники кадрових служб (п. 2.12 Інструкції).
Внесені в титульний аркуш зміни обов'язково підтверджуються посиланнями на відповідні документи: паспорт, свідоцтво про народження, свідчення про шлюб і т.п. Посилання на ці документи даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки й засвідчуються підписом керівника організації або працівника кадрової служби й печаткою організації або печаткою відділу кадрів.
У такому ж порядку при необхідності вносяться зміни у відомості про утворення, професію, спеціальності. При зміні рівня утворення дається посилання на документ, отриманий по закінченні навчального закладу. Досить часто працівники організацій і підприємств, одержуючи нові професії або спеціальності, згодом просять вписати їхнього найменування в титульний аркуш трудової книжки. Слід зазначити, що Інструкція цього не припускає, а в титульному аркуші не відведене місце для перерахування знову отриманих професій і спеціальностей. Установлення робітникові другої й наступної професій із вказівкою привласнених розрядів відзначається в розділі "Відомості про роботу", одержання нових спеціальностей не фіксується в трудовій книжці. Змістовна частина трудової книжки має табличну форму, що включає 4 графи: порядковий номер запису, дата (число, місяць, рік), інформація про роботу, або про нагородження, або про заохочення, підстава внесення запису. Без табличної форми, звичайно за допомогою спеціального штампа, заносяться відомості про призначення пенсії. Оформлення титульного аркуша див. у ДОДАТОК Г, п. 1.
1.5 Оформлення відомостей про роботу
Запису в розділі "Відомості про роботу" по складу інформації можна розділити на 3 групи: