- інформація, яка заноситься в даний розділ про занесення свідоцтв про роботу в даній організації;
- інформація про прийом на роботу, переведення на іншуроботу та про звільнення, тобто загальні свідоцтва про трудовий стаж працівника;
- додаткова інформація про роботу, потрібна для найбільш повної характеристики особливостей трудового стажу працівника й специфікації діяльності організації, в котрій цей стаж напрацьований.
Заповнюючи трудову книжку при прийомі на роботу, фахівець кадрової служби повинен до внесення запису про прийом на роботу з'ясувати, чи є в працівника документи, що підтверджують періоди навчання, служби або іншої діяльності, що включає в загальний виробничий стаж й/або не перериває стаж працівника. До такої інформації ставляться відомості (п. 2.17 Інструкції):
- про час служби, в складі Військових сил, в органах державної безпеки, розвідки й внутрішніх справ, у всіх видах охорони, де на минаючу службу не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із вказівкою дати заклику (зарахування) і дати звільнення зі служби;
- про час навчання в професійно-технічних и других училищах, на курсах, факультетах і в школах для підвищення кваліфікації, для перекваліфікації та підготовці кадрів;
- про час навчання у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах (включаючи й час роботи в студентських гуртках, на виробничій практиці й при виконанні повчально-вивчальної гас договірної тематики);
- про роботу в якості члена " АНТЕЙС" – в тих випадках, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працюючих.
Найчастіше такі записи доводиться вносити при первинному оформленні трудової книжки ще що не працювали випускникам навчальних закладів і колишнім військовослужбовцем. Кожна із цих записів повинна бути пронумерована й мати підставу її внесення (довідки навчальних закладів, військовий квиток і т.п.).
Відомості про роботу в даній організації нумеруються й датуються. Датами записів є дати прийому на роботу, перекладу на іншу роботу, звільнення, узяті з наказів (розпоряджень) по особовому складі (уніфіковані форми Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номери й дати даних наказів вносяться в графу 4 трудові книжки.
Аналіз змісту численних трудових книжок, оформлюваних у сучасних організаціях (особливо недержавних), показує, що навіть в 1, 2 й 4 графах трудової книжки працівники кадрових служб роблять чимало помилок:
- записи про роботу не нумеруються чи нумерація переривається;
- нумерація записів виправляється, закреслюється;
- дати записів не відповідають датам прийому, переведення, звільнення з відповідними наказами;
- дати записані римськими цифрами замість арабських;
- дати записані шістьма, а не восьма арабськими цифрами (рік записаний двома, не чотирма цифрами);
- в датах існують виправлення та закреслювання, в т. ч. не обговорені;
- порушена хронологічна послідовність дат (частіше дата прийому на роботу являється більш ранньою в порівнянні з датою звільнення із попередньої організації);
- посилання на документ - в 4 графі відсутня;
- в якості основи наведений документ, не передбачений
Інструкцією (наприклад, посилання на трудовий договір, а не на наказ при оформленні прийому на роботу).
Ще більша кількість помилок допускається при заповненні основний, 3-й графи, куди вноситься текст запису. При прийомі на роботу спочатку у вигляді заголовка, без номера й дати, в 3-й графі повинне бути зазначене повне найменування організації відповідно до її уставу. Найменування організації може бути проставлено спеціальним штампом або від руки. Нижче, без пропуску рядка, пишеться інформація про прийом на роботу під черговим порядковим номером, з відповідною датою й посиланням на наказ.
Запис про прийом на роботу, як і всі інші записи про роботу, повинна строго відповідати формулюванню наказу й містити відомості про структурний підрозділ, у якому прийнятий працівник (цех, відділ, ділянка, виробництво), і про доручає йому роботі із вказівкою його професії й привласненого розряду або про займану їм посади. Найменування професій і посад повинні відповідати Загальноросійському класифікатору професій робітників, посад що служать і тарифних розрядів (ОКПДТР).
Типовою помилкою при внесенні відомостей про прийом на роботу є невірне розуміння деякими працівниками кадрових служб вимоги про точну відповідність записів про прийом на роботу тексту наказу. Це положення розуміється іноді настільки буквально, що в трудову книжку листується майже вся інформація з наказу, у тому числі і явно зайва, тому що Інструкція (п. 2.13) вимагає внести в цей запис відомості, умовно говорячи, по формулах: "куди й ким" або "куди й навіщо" прийнятий працівник, без вказівки окремих особливостей і характеру роботи.
Разом з тим у певних випадках запис у трудовій книжці обов'язково повинна бути доповнена деякими характеристиками процедури прийому на роботу.
У практиці роботи кадрових служб поширені й іншої помилки при внесенні записів про прийом на роботу:
- найменування організації не виділяється у вигляді заголовка, а включається в текст запису про прийом на роботу;
- указується скорочене, а не повне найменування організації;
- найменування організації, внесене в трудову книжку, не цілком відповідає найменуванню, закріпленому в Уставі;
- не вказується найменування структурного підрозділу, у яке прийнято працівника, а цей вид інформації ставиться істотним умовам трудового договору;
- найменування структурного підрозділу не відповідає найменуванню, внесеному в штатний розклад;
- найменування професії або посади не відповідає ОКПДТР;
- зазначена в записі посада не відповідає посаді в наказі про прийом на роботу.
Оформлення відомостей про роботу див. у ДОДАТКУ Д, п. 2
2.Аналіз роботи кадрової служби на фірмі "Антей", щодо заповнення та ведення трудових книжок і вкладишів до них
2.1 Прийом на роботу людини втративши трудову книжку
Прийом на роботу людини втративши трудову книжку здійснюється в такий спосіб.
Відповідно до Інструкції, робітники та службовці, що надходять на роботу, зобов'язані пред'являти адміністрації трудову книжку, оформлену у встановленому порядку. Прийом на роботу на фірмі "Антей" без трудової книжки не допускається.
Особа, що втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це адміністрації фірми "Медиа Мир". Не пізніше 15 днів після заяви секретар видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" у правому верхньому куті першої сторінки. Якщо б підприємство було б ліквідоване, то працівник повинен би був звернутися до його правонаступника або у вищестоящу організацію, який було підлегле ліквідоване підприємство. (ДОДАТОК Д)
2.2 Внесення відомостей про нагородження ювілейними медалями
Відповідно до Інструкції в розділ "Відомості про заохочення" трудових книжок на фірмі "Антей" вносилися відомості про заохочення за успіхи в праці, застосовуваних трудовим колективом, передбачених правилами внутрішнього трудового розпорядку й уставами про дисципліну (оголошення подяки, видача премії, нагородження коштовним подарунком, нагородження почесною грамотою підприємства, занесення в Книгу пошани й ін.). Однак з 1 лютого 2002 р. роботодавець повинен вносити не всі відомості про заохочення працівника, як це було раніше, а тільки відомості про його нагородження. Тому порядок внесення відомостей про нагородження ювілейними медалями на фірмі також змінився.
Порядок внесення відомостей про нагородження:
- у графі 3 у вигляді заголовка - найменування підприємства (або проставляється штамп із його найменуванням);
- нижче в графі 1 - порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника на даному підприємстві);
- у графі 2 - дата нагородження;
- у графі 3 - ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;
- у графі 4 - на підставі чого внесений запис (з посиланням на дату, номер і найменування документа. При звільненні працівника всі записи про роботу,
- нагородженнях внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженого їм особи й печаткою підприємства або відділу кадрів.
2.3 Видача на руки трудової книжки
Відповідно до розділу 7 Інструкції кадрові служби на фірмі "Антей" зберігають трудові книжки працівників підприємства протягом усього строку їхньої роботи. Зберігання супроводжується веденням відповідних облікових форм "Книга руху трудових книжок і вкладишів до них", у яких реєструються ці документи. Тим самим установлюється відповідальність кадрової служби за схоронність цього документа.
Згідно Кзот України указує, що трудова книжка видається працівникові в день звільнення.
Деякі організації, у т.ч. ОВИР й органи соцзабезпечення, неправомірно вимагають пред'явлення оригіналу трудової книжки. Однак у цьому випадку, по письмовій заяві працівника, секретар фірми зобов'язаний не пізніше трьох днів з дня подачі цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботи (у т.ч. виписки із трудової книжки), які повинні бути завірені належним чином.
2.4 Оформлення виправлень
Приклад оформлення записів у трудовій книжці або вкладиші до неї.
| № | Дата | Відомості про прийом на роботу, переміщеннях по роботі й звільненні (із вказівкою причин) | На підставі чого внесений запис (документ, його дата й номер) | ||
| Число | Місяць | Рік | фірма "Антейс" | ||
| 4 | 12 | 05 | 1997 | Прийнятий на посаду старшого інженера в технічний відділ | Ін. №43 від 12.05.97 |
| 5 | 01 | 02 | 1998 | Звільнений по ст. 31 КЗоТ України (власне бажання) | Ін. №11 OT01.02.98 |
| Начальник о/к: М. П. Гришин М. К. Запис № 4 уважати недійсної. Запис № 6 уважати вірної. Начальник о/к: М.П. Гришин фірма "Антей" | |||||
| 6 | 12 | 05 | 1997 | Прийнятий на посаду помічника старшого інженера в технічний відділ | Ін. №43 від 12.05.97 |
Трудова книжка оформлена правильно, за винятком того, що підпис керівника відділу кадрів повинен бути завірений печаткою відділу кадрів.