Державна реєстрація суб'єкта господарювання – це процес легітимації такого суб'єкта (юридичне обов'язкова умова реалізації права на здійснення господарської діяльності), що здійснюється шляхом включення (внесення) запису про суб'єкта в державний реєстр з видачею зареєстрованому суб'єкту офіційного свідоцтва про державну реєстрацію. Метою державної реєстрації є: забезпечення державного обліку всіх суб'єктів господарювання; збір та підтвердження достовірних даних про їх правове, майнове та організаційне становище;
здійснення первинного контролю за легітимністю виникнення, зміни та припинення правового статусу суб'єкта господарювання; запобігання неправомірному використанню суб'єктом – юридичною особою у своїй назві найменувань державних органів та органів місцевого самоврядування та похідних від них найменувань, найменувань вже зареєстрованих суб'єктів; чітка ідентифікація (індивідуалізація) суб'єкта у господарському обороті; отримання суб'єктом господарської компетенції. Принципами державної реєстрації є: принцип публічності (прозорості), принцип загальновідомості, принцип достовірності, принцип оплатності, заявний (явочний) принцип.
ГК України визначає вичерпний перелік документів, що подаються для державної реєстрації суб'єкта господарювання – юридичної особи:
а) рішення власника (власників) майна або уповноваженого ним (ними) органу у випадках, передбачених законом. Відповідно до ст. 320 ЦК України власник має право використовувати своє майно для здійснення підприємницької діяльності, крім випадків, встановлених законом. Реалізовуючи своє право власності, власник (власники) майна може (можуть) заснувати на його основі суб'єкт господарювання, про що приймається відповідне рішення ним (ними) самим або уповноваженим ним (ними) органом. Таким рішенням є наказ, постанова, розпорядження, рішення, протокол зборів (конференцій) та інші розпорядчі акти, якими відповідно до своїх повноважень власник (власники) майна або уповноважений ним (ними) орган (наприклад, орган, що здійснює управління майном, володіє, користується та розпоряджається ним у межах, визначених власником майна) утворює суб'єкт господарювання;
б) установчі документи, передбачені законом для відповідного виду юридичних осіб. Перелік, вимоги до оформлення установчих документів визначені у статтях 57 та 82 ГК України;
в) рішення Антимонопольного комітету України про згоду на створення, реорганізацію (злиття, приєднання) суб'єктів господарювання у випадках, передбачених законом. Випадки коли потрібне таке рішення, чітко визначені антимонопольним законодавством з метою недопущення загрози монополізації економіки України та сприяння розвитку конкурентного середовища у господарському обороті (див. Закон України "Про Антимонопольний комітет України" [58], Закон України "Про захист економічної конкуренції");
г) документ (документи), що засвідчує сплату засновником (засновниками) внеску до статутного фонду суб'єкта в розмірі, встановленому законом. Для окремих суб'єктів господарювання чинним законодавством встановлюється обов'язкова вимога сплати внеску до статутного фонду засновником (засновниками) до моменту державної реєстрації таких суб'єктів. Так, Законом України "Про господарські товариства" передбачені чотири випадки, коли вимагається наповнення (часткове) статутного фонду суб'єкта господарювання ще до його державної реєстрації: 1) у відкритому акціонерному товаристві – до дня скликання установчих зборів особи, які підписалися на акції, повинні внести з урахуванням попередніх внесків не менше 30 % номінальної вартості акцій (ст. 30); 2) у закритому акціонерному товаристві – коли всі акції акціонерного товариства розподіляються між його засновниками, останні повинні внести до дня скликання установчих зборів не менше 50 % номінальної вартості акцій (ст. 31); 3) у товаристві з обмеженою відповідальністю – до моменту реєстрації товариства кожен із засновників зобов'язаний внести до статутного фонду не менше 30 % вказаного в установчих документах вкладу (ст. 52); 4) у товаристві з додатковою відповідальністю – до моменту реєстрації товариства кожен із засновників зобов'язаний внести до статутного фонду не менше 30 % вказаного в установчих документах вкладу (ст. 65). Внесення до статутного фонду грошей підтверджується документами, виданими банківською установою, внесення майнових та інших негрошових внесків підтверджується іншими документами (наприклад актами приймання-передачі внеску);
д) реєстраційна картка встановленого зразка. Цей документ є водночас заявою про здійснення державної реєстрації. Саме з реєстраційної картки дані про суб'єкт господарювання вносяться до державного реєстру. Відомості, що містяться в реєстраційній картці, повинні відповідати дійсності, установчим документам та чинному законодавству України. Заявник подає один примірник реєстраційної картки із заповненими відповідними полями, а орган державної реєстрації робить дві її ксерокопії, або, за бажанням заявника, він може самостійно подати три примірники заповнених реєстраційних карток;
є) документ, що засвідчує сплату коштів за державну реєстрацію. Державна реєстрація суб'єктів господарювання платна. Розмір плати встановлюється Кабінетом Міністрів України. Станом на квітень 2004 року діє постанова КМУ № 740 від 25 травня 1998 р., що встановлює плату за державну реєстрацію (перереєстрацію) суб'єкта господарювання – юридичної особи у розмірі семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ), а за прискорену (протягом одного дня) державну реєстрацію суб'єкта – потрійний розмір відповідної плати. Доказом сплати коштів за державну реєстрацію є копія платіжного доручення з банківською відміткою у разі сплати реєстраційного збору у безготівковому порядку (переважно сплачується засновниками – юридичними особами); якщо ж оплата проводиться готівкою через каси установ банків України, то доказом сплати коштів за державну реєстрацію є оригінал квитанції або її ксерокопія [14, 99-100].
При створенні відкритих акціонерних товариств у процесі приватизації та/або корпоратизації в комплекті документів, що подаються для державної реєстрації таких товариств, обов'язково повинен бути поданий звіт про наслідки підписки на акції, затверджений Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку, що також документально підтверджує сплату внесків засновника (засновників) такого товариства до статутного фонду суб'єкта господарювання.
Процедура державної реєстрації суб'єктів господарювання – громадян, які мають намір вести підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, однакова для всіх суб'єктів – фізичних осіб (у тому числі іноземців та осіб без громадянства). Для державної реєстрації суб'єктів – фізичних осіб передбачено спрощену процедуру та скорочений вичерпний перелік документів, що подаються до органу державної реєстрації заявником, а саме:
а) реєстраційна картка встановленого зразка (відрізняється від картки, що подається для державної реєстрації юридичних осіб), яка є водночас заявою про державну реєстрацію. У разі необхідності реєструючий орган надає безкоштовну допомогу заявникові в заповненні реєстраційної картки;
б) копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичній особі – платнику податків та інших обов'язкових платежів – довідка видається органами державної податкової служби за місцем проживання або місцем праці особи. До реєструючого органу подається ксерокопія такої довідки;
в) документ, що засвідчує внесення плати за державну реєстрацію (державна реєстрація суб'єктів господарювання платна). Розмір плати встановлюється КМУ. Станом на квітень 2004 року діє постанова КМУ № 740 від 25 травня 1998 р., що встановлює такі розміри плати: за державну реєстрацію (перереєстрацію) суб'єкта – фізичної особи – 1,5 НМДГ; за прискорену (протягом одного дня) державну реєстрацію суб'єкта – потрійний розмір відповідної плати. Оплата проводиться готівкою через каси установ банків України, доказом сплати коштів за державну реєстрацію є оригінал квитанції або її ксерокопія [14, 100].
Документи, що подаються для державної реєстрації суб'єкта господарювання, мають відповідати дійсності (бути достовірними) і не містити положень, що суперечать чинному законодавству України. Невиконання цих вимог є підставою для відмови в проведенні державної реєстрації суб'єкта. Відповідальність за недостовірність та невідповідність таких документів законодавству несе власник (власники, засновник/засновники) або уповноважені ним (ними) органи, які подають документи для державної реєстрації суб'єкта господарювання.
Строк державної реєстрації суб'єкта господарювання – не більше десяти днів з дня подання повного комплекту документів, що передбачений нормами ГК України.
Після перевірки наведених у документах відомостей (на предмет їх законності та достовірності) та комплектності пакета документів орган державної реєстрації фіксує дату надходження документів. Протягом вищевказаного строку з дня надходження документів він зобов'язаний внести дані з реєстраційної картки до державного реєстру суб'єктів господарювання (зробити відповідний запис – провести державну реєстрацію) та видати такому суб'єкту свідоцтво про державну реєстрацію встановленого зразка.
Усі суб'єкти господарювання після їх державної реєстрації повинні стати на податковий облік в органах державної податкової служби. Порядок взяття суб'єкта господарювання на податковий облік регламентується відомчими нормативними актами Державної податкової адміністрації України (ДПА). Підставою для взяття суб'єкта господарювання на облік у податкових органах є свідоцтво про державну реєстрацію. Після взяття суб'єкта на податковий облік він може відкривати необхідні йому для господарювання банківські рахунки. Свідоцтво про державну реєстрацію суб'єкта господарювання та копія документа, що підтверджує взяття його на облік в органі державної податкової служби, є підставою для відкриття рахунків у будь-яких банках в установленому порядку (порядок відкриття рахунків регламентується відомчими нормативними актами Національного банку України (НБУ) [14, 102].