1-МЗ «Отчет аптеки о приходе и расходе материальных ценностей в денежном (суммовом) выражении» (приложение 1 к постановлению № 27);
2-МЗ «Отчет о движении лекарственных, перевязочных и дезинфицирующих средств» (приложение 2 к постановлению № 27);
9-МЗ «Ведомость учета движения крови, препаратов и кровезаменителей» (приложение 9 к постановлению № 27);
10-МЗ «Извещение» (приложение 10 к постановлению № 27). Извещение применяется при безвозмездном отпуске трансфузионных сред станциями переливания крови лечебно-профилактическим учреждениям;
8) постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 27.12.2006 № 120 «Об утверждении надлежащей аптечной практики» (с изм. от 31.10.2008) (далее - надлежащая аптечная практика);
9) Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденными приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 11.12.1997 № 59 (далее - приказ № 59).
В пункте 12 приказа № 59 имеется указание о том, что учет лекарственных средств должен вестись в соответствии с инструкциями, издаваемыми министерствами или другими органами государственного управления и согласованными с Министерством финансов Республики Беларусь. Обратим внимание, что до 10 ноября 2006 г. в республике действовала Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная приказом Министерства здравоохранения СССР от 02.06.1987 № 747, согласованная с Министерством финансов СССР (далее - Инструкция № 747). Названный приказ утратил силу постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 10.11.2006 № 102 «О неприменении некоторых приказов Министерства здравоохранения СССР» (рег. № 8/17562 от 03.12.2007). Получилось так, что более года бухгалтерии работали, не зная о том, что Инструкция № 747 утратила силу;
10) Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180;
11) Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290.
Оценка лекарственных средств
Порядок оценки активов (включая лекарственные средства) установлен Законом о бухгалтерском учете и отчетности и конкретизирован приказом № 59.
В соответствии со ст. 11 Закона активы оцениваются в бухгалтерском учете в следующем порядке:
Применение других методов оценки активов допускается в случаях, предусмотренных иными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности.
В бюджетных организациях имеются следующие особенности формирования стоимости приобретаемых за плату материальных запасов, учитываемых на счете 06 «Материалы и продукты питания» (включая лекарственные средства).
Согласно Порядку отражения в бухгалтерском учете средств, высвободившихся в результате получения льгот по налогам и таможенным платежам учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденному приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 07.05.1999 № 112, материальные запасы, при ввозе которых предоставляются льготы по налогам и таможенным платежам, приходуются по стоимости, включая предоставленные льготы. Если при приобретении материальных запасов предоставляется торговая скидка, на сумму этой скидки уменьшаются фактические расходы по соответствующему элементу расходов. В соответствии с п. 6 приказа № 59 материальные запасы в этом случае учитываются в синтетическом и аналитическом учете и отражаются в балансе по ценам приобретения без вычета торговой скидки. Затраты по найму транспорта при приобретении медикаментов и перевязочных средств, продуктов питания так же не относятся на увеличение их стоимости, а включаются в состав фактических расходов по подстатье 1 10 05 00 «Оплата транспортных услуг». В стоимость материальных запасов (включая продукты питания и лекарственные средства) не включается стоимость тары (упаковки), не подлежащей возврату (обмену), а относится на фактические расходы организации (по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения») при оприходовании материальных запасов (п. 12 приказа № 59).
Стоимость израсходованных материальных запасов определяется по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам (п. 8 приказа № 59).
Заметим также, что возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, коробки, мешки, банки стеклянные, бутылки и т. п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями, в соответствии с п. 12 приказа № 59 учитывается на субсчете 066 «Тара».
Бой стеклянной посуды в пределах установленных норм списывается по акту на расходы организации, свыше установленных норм - относится на виновных лиц и взыскивается в установленном законодательством порядке. В соответствии с п. 8 приказа № 59 возвратная или обменная тара учитывается по ценам, указанным в счетах поставщиков.
При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на увеличение или восстановление фактических расходов по категории «Текущие расходы», статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов», элементу «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» (код 1 10 03 05).
Документальное оформление операций по поступлению лекарственных средств
Порядок документального оформления и учета лекарственных средств зависит от наличия в качестве структурного подразделения организации здравоохранения аптеки. Аптеки могут иметь организации здравоохранения (больницы), оказывающие стационарную медицинскую помощь.
В соответствии с п. 3 надлежащей аптечной практики аптеки (включая больничные аптеки) подразделяются на аптеки 1-й, 2-й, 3-й, 4-й и 5-й категории.
Аптека 1-й категории больничной организации осуществляет аптечное изготовление лекарственных средств и отпуск лекарственных средств организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям (включая аптечное изготовление и отпуск наркотических средств и психотропных веществ); аптека 2-й категории осуществляет отпуск лекарственных средств организациям здравоохранения и (или) их структурным подразделениям (включая отпуск наркотических средств и психотропных веществ).
При наличии в больнице аптеки лекарственные средства поступают в аптеку, откуда отпускаются в отделения и кабинеты. Старшая медицинская сестра отделения производит отпуск лекарственных средств процедурным (дежурным) медицинским сестрам.
В больнице, не имеющей аптеки, а также поликлинике главная (старшая) медсестра получает лекарственные средства от поставщиков для всей организации, а затем выдает их в отделения (кабинеты).
Лекарственные средства приходуются на основании товарно-транспортных накладных, выписываемых поставщиками. Напомним, что поставщиками лекарственных средств могут быть аптеки готовых лекарственных форм, производственные аптеки, аптечные склады, производители лекарственных средств и другие организации. Основанием для выписки товарно-транспортных накладных аптеками является заказ-требование на получение товаров из аптеки формы 26-АП, оформляемый покупателем (приложение 26 к постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.07.2008 № 117 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации для аптек и аптечных складов организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь, за исключением организаций, финансируемых из бюджета»).
О порядке оформления безвозмездной помощи отмечено выше.
Особенности документального оформления приобретения наркотических средств и психотропных веществ
Инструкцией № 51 определены поставщики наркотических средств и психотропных веществ. Больницы приобретают наркотические средства и психотропные вещества на аптечных складах; поликлиники - в аптеках готовых лекарственных форм и производственных аптеках в виде готовых и изготовленных лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Станции скорой и неотложной медицинской помощи приобретают наркотические средства и психотропные вещества в ампулах (флаконах) на аптечных складах в виде готовых лекарственных средств.
Больницы (независимо от наличия у них аптек), поликлиники, станции скорой и неотложной медицинской помощи делают расчет годовой потребности наркотических средств и психотропных веществ, а приобретают их в объемах месячной потребности. Методика расчета месячной потребности определена Инструкцией № 51.
На основании расчета годовой потребности составляется годовая заявка на наркотические средства и психотропные вещества в трех экземплярах, которая подписывается руководителем и заверяется печатью организации (больницы, поликлиники). Больница, станция скорой и неотложной медицинской помощи 2 экземпляра заявки направляет в орган управления здравоохранения и торгово-производственное республиканское унитарное предприятие "Фармация" по месту нахождения больницы (станции скорой и неотложной медицинской помощи), третий - остается в больнице (станции скорой и неотложной медицинской помощи). Поликлиника 2 экземпляра заявки направляет в орган управления здравоохранения и аптеку готовых лекарственных форм или производственную аптеку, к которым поликлиника прикреплена на лекарственное обеспечение, третий - остается в поликлинике.
Наркотические средства и психотропные вещества, как и другие лекарственные средства, приходуются на основании товарно-транспортных накладных, выписываемых поставщиками. Основанием для выписки поставщиками товарно-транспортных накладных является требование на получение наркотических средств (психотропных веществ) по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 51, оформляемое покупателем. Требование составляется в 2 экземплярах и подписывается руководителем организации или уполномоченным им работником. Первый экземпляр требования направляется продавцу наркотических средств и психотропных веществ (аптечному складу), а второй экземпляр остается у покупателя. Требования на наркотические средства хранятся у покупателя в течение трех лет; на психотропные вещества - в течение одного года.