Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.
Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.
Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
Ряд пунктов ГОСТ 6.10.4-84 вызывает вопросы или явно не соответствует задаче приема Электронных документов на постоянное хранение. В первую очередь это п.4.1 В соответствии с ним организация-создатель может вносить изменения в подлинники документов. По сути, практическое применение данного положения может привести к исчезновению архивов как таковых, превращению их в лучшем случае в оперативные центры постоянно меняющейся информации. Пункт 2.6 не может быть реализован на практике, так как не все виды документов унифицированы, и отсутствие соответствующего кода создаст трудности при индексировании документов. То же с п.3.4, определяющим создание копий электронных документов. В соответствии с п.3.4 архив будет хранить только копии электронных документов. Однако этот ГОСТ не только не отменен, но и принял в настоящее время статус межгосударственного стандарта стран СНГ. [9]
Порядок оформления МЧД закрепил ГОСТ 28 388-89 "Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения".
Определенным тормозом для распространения и использования электронных документов являлось законодательство. Долгое время нормативное определение электронного документа не было закреплено. Необходимо отметить, что специфика электронного документа состоит в том, что у него нет жесткой связи с материальным носителем. Электронный документ существует в двух формах: пассивной - хранение; активной - передача и обработка. Особенностью электронного документа является также и то, что зафиксированную в нем информацию, ее наличие и местоположение невозможно непосредственно и однозначно воспринимать органами чувств человека и тем более, ее собственноручно подписывать или идентифицировать без соответствующих программно-аппаратных средств. [10]
В делопроизводстве достаточно длительное время существовало определение документа как материального объекта с закрепленной (способом, созданным человеком) на нем информацией, предназначенной для передачи во времени и пространстве. [11] В соответствии с этим определением электронным документом можно было признать весь жесткий диск компьютера, но никак, например, не документы, хранящиеся на нем. С другой стороны определение электронного документа как документа, пригодного для автоматического считывания содержащейся в нем информации, также не соответствует современным делопроизводственным реалиям. Любой бумажный документ по этому определению можно считать "электронным", так как он пригоден для автоматического считывания информации с помощью сканера.
В 90-е годы подход изменился. Это связано с принятием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года №28. ГОСТ Р 51141-98 дает следующие основные определения:
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать;
машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронной вычислительной машиной (ЭВМ). [12]
ЭВМ обрабатывает исключительно компьютерную информацию - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, зафиксированные на машинном носителе в форме, доступной восприятию ЭВМ. Таким образом, документом на машинном носителе можно считать компьютерную информацию, которая имеет реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. Машинный носитель информации - это любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации. [13] Наиболее распространенными являются следующие виды машинных носителей информации:
внутренний накопитель на жестком магнитном диске (винчестер);
внешний накопитель на жестком магнитном диске (ЗИП-дисковод);
внешнее устройство накопления информации (стриммер);
накопитель на магнитной ленте или специальной металлической нити (в кассетах или бобинах);
гибкий магнитный диск (дискета);
оптический или магнитооптический диск;
бумага, полимерная (пластиковая пленка или тонколистовой металл в виде карты или ленты);
интегральная микросхема памяти - микроэлектронное изделие окончательной или промежуточной формы, предназначенное для выполнения функций электронной схемы памяти ЭВМ и других компьютерных устройств;
физическое поле - материальный носитель физических взаимодействий искусственного происхождения.
Компьютерная информация может содержаться на машинном носителе в следующих формах, доступных восприятию ЭВМ:
Электромагнитные сигналы - средства переноса компьютерной информации в пространстве и во времени с помощью электромагнитных колебаний. Из всех видов электромагнитных сигналов для фиксации и переноса документальных сообщений в основном используются радиосигналы, инфракрасные световые сигналы;
Электрические сигналы - средства переноса компьютерной информации по проводникам с помощью упорядоченного движения заряженных частиц;
Магнитные метки - способ записи информации на машинный магнитный носитель (диск, ленту, карту), путем создания на нем участков с различной степенью напряженности магнитного поля;
Оптические метки - питы. Пита представляет собой ямку, пузырек, сквозное отверстие, точечно сплавленное образование различных геометрических размеров, полученное с помощью луча лазера на поверхности или в объеме пластика, из которого изготовлен оптический носитель информации;
Штрих-код - параллельные черно-белые графические линии одинаковой высоты, но разной ширины. Их наносят с помощью печатающих устройств, например принтеров;
Сквозные отверстия, имеющие круглую, овальную форму. С их помощью компьютерная информация записывается на перфоленту или перфокарту.
В последние 50 лет в России большое значение придавалось развитию методологии экспертизы ценности. На эту тему проводилось множество конференций, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций. Среди них: Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах. М., 1957; Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектование государственных архивов СССР. Труды ВНИИДАД.М., 1974; Методические рекомендации по провидению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М. 1988; Теория и практика архивного дела в СССР.М., 1980; Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986; Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984 и др. [14] Основной побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев экспертизы ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и грозил "затопить" государственные архивы.
Однако в связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века, проблемы экспертизы ценности электронных документов практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах. При этом критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, существенно ничем не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации.
Основными проблемами оценки и отбора электронных документов на хранение являлись:
совершенствование правового обеспечения отбора (устранение положений, противоречащих идее постоянного хранения документов, включение в правовые и нормативные документы положений, гарантирующих сохранения электронных документов, признанных ценными);
уточнение определения "источник комплектования" электронных документов, форм приема на хранение и критериев оценки электронных документов;
совершенствование методики отбора ЭД на хранение;
разработка системы нормативно-методических пособий по отбору электронных документов.
Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронных документов - это п.6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 год). Оно устанавливало пятилетний срок временного хранения документов на машинных носителях. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г) определял, что "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. [15] Однако эти положения требуют пересмотра и доработки.