Процессы управления документами и контроль;
Мониторинг и аудит;
Обучение.
Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях (в том числе и на электронных), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.
Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 № 184 ФЗ было установлено, что стандарт носит рекомендательный характер. Но несмотря на это стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001 и обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствии системам менеджмента качества (СМК). [28]
Гост Р ИСО 15489-1-2007 содержит раздел "Политика управления документами и ответственность". Для отечественной практики ДОУ он имеет очень большое значение, так как в нем сказано что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации. Ответственность распределяется между всеми сотрудниками организации и зависит от их должностных обязанностей и занимаемого поста.
В новом стандарте были заложены принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость "создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".
Стандарт содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Гост Р ИСО 15489-1-2007 обладает важной особенностью - его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Из этого следует, что системы традиционного и электронного документооборота могут существовать параллельно и система управления документами включает оба эти направления.
Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами. Организациям предоставляется право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган. Данный порядок распространяется на документы, как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях.
Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, но несмотря на это в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики процедур управления документами.
В заключении, необходимо отметить, что Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" распространяет единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, тем самым, способствуя возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.
Последнее десятилетие XX в. прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. В технологически развитых государствах реализуют программы по адаптации граждан к новой информационной среде. Многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. Особое внимание уделяется развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью формируется соответствующая законодательная база. Во многих странах ведется работа по принятию законов об электронной торговле и электронных документах, некоторые их уже приняли. Так, например, в Германии - "Informations - und Kommunikationsdienste-Gesetz" от 13 июня 1997 года; в Австралии - "An Act to facilitate electronic transactions, and for other purposes". Australia, 1999; В республике Беларусь - "Об электронном документе", 357-З от 10 января 2000 года; В США - "Electronic Signatures in Global and National Commerce Act", вступил в силу с 1 октября 2000 года; в Великобритании - "Electronic Communications Act 2000". [29]
Декларация всемирной конференции "Повестка дня - XXI век" (Рио-де-Жанейро, 1992), к которой присоединилась и Россия, закрепила ряд принципов устойчивого развития цивилизации, смысл которых сводится к тому, что в центре внимания государства должны находиться люди, которые имеют право на здоровую плодотворную жизнь в гармонии с природой, а главным мотивом деятельности государств должно являться обеспечение безопасности в настоящем и устойчивое развитие цивилизации в будущем на основе обеспечения личной свободы граждан в пределах, не приводящих к повышению риска катастроф и кризисов в развитии общества. Данные принципы являются руководством к действию для всех стран, в том числе и в сфере применения и развития информационно-электронных технологий. [30]
С 18 по 20 декабря 1996 г. в Брюсселе (Бельгия) состоялся Форум по электронным документам, проведенный Европейской комиссией (ЕК) Европейского Союза (ЕС). Одним из главных его организаторов был Исторический архив ЕК (директор Х. Хофманн). [31]
В форуме приняли участие 300 специалистов из европейских стран, США и Канады, в том числе представитель России. Обсуждались возможности более тесного сотрудничества по вопросам управления документами в электронном виде. Основные темы докладов касались информационных потоков, жизненного цикла электронных документов, отношений между создателями, пользователями и хранителями информации, терминологических проблем и др.
По итогам обсуждения участники форума приняли рекомендации для Европейской комиссии. Было решено опубликовать материалы форума на английском, французском и немецком языках. Обращалось внимание на необходимость решения в рамках ЕК ряда актуальных вопросов: о согласованной межгосударственной политике по отношению к электронным документам, усилении стандартизации в области электронных документов, улучшении подготовки кадров (создание специальной программы), исследованиях юридических проблем использования на практике электронных документов, содействии открытию прямого доступа граждан к информации через архивные службы.
Второй DLM-Форум европейского Союза "Европейские государства и электронная информация" состоялся 18-19 октября 1999 г. в Брюсселе. [32] Он поставил задачу создать концепцию общеевропейского стандартизированного цикла семинаров по управлению электронными документами для повышения квалификации архивистов, информационных менеджеров и сотрудников государственных структур управления. В качестве его существенного результата нужно отметить разработку большого проекта "Европейская учебная программа по управлению электронными архивными данными" (E-term).
Этот проект финансируется Леонардо-программой, он был выдвинут Архивным институтом Нидерландов, а затем поддержан несколькими европейскими институтами. Среди них: Нидерландский архивный институт, Университет Нортумбрия в Нью-Кастле (Великобритания), Университет Тампере (Финляндия), Университетский колледж Лондона, Университет в Порто (Португалия), Центр подготовки архивистов в Уффици (Италия) и Высшая специальная школа в Потсдаме.
Особым направлением деятельности национальных архивных органов является управление электронными документами, которое еще обозначают как управление документами. Зарубежные архивисты принимают участие в управлении электронными документами уже на стадии их создания в делопроизводстве. Архивные службы издают стандарты, руководства и методики по управлению документами. Они распространяются на документы любого формата в процессе их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение.
В 1970 году был создан Международный совет по управлению документацией, в который вошла 31 страна. В ноябре 1985 года в Маниле (Филиппины) состоялся I конгресс совета, посвященный революции в управлении документацией. [33] Здесь обсуждались проблемы, связанные с компьютеризацией обработки информации: изменения в технологии обработки документов, статус документов в 80-е годы XX века, перспективы развития управления документацией и информацией в XXI веке и т.п. В 1988 году в Канберре (Австралия) состоялся конгресс совета.
Деятельность архивных органов по методическому регулированию вопросов управления электронными документами складывается из установления четкой системы управления электронными документами; обеспечения сохранности электронных документов, отобранных на постоянное хранение; обеспечения доступности электронных документов для широких кругов пользователей. Для деятельности архивных органов особое значение имеют международные стандарты, которые разрабатываются Международной организацией по стандартизации (ИСО). Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 "Информация и документация - Управление документами", был разработан подкомитетом № 11 "Управление архивами" (документами)", действующим в структуре технического комитета №46 "Информация и документация" Международной организации по стандартизации. [34] Создание данного стандарта позволило совершить значительный шаг вперед в области делопроизводства. Международный стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях (в том числе и электронных) создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Изначально стандарт был создан на основе австралийских стандартов и только в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран.