З огляду на санітарно-гігієнічний аспект проблеми зберігання бібліотечних і архівних фондів, на особливу увагу заслуговує небезпечність пилу для здоров'я персоналу, що працює безпосередньо у сховищах із запиленими документами.
Існують дві основні причини утворення пилу в сховищах: внутрішня, зумовлена природною ерозією самих документів, стін, підлоги, бетонних перекриттів, меблів, пакувальних матеріалів, і зовнішня, пов’язана з інфільтрацією та проникненням пилу з зовнішнім повітрям через відчинені вікна, кватирки, а також з одягом та взуттям співробітників.
Для запобігання запиленості сховищ: не допускається розміщення зайвих меблів, обладнання та сторонніх предметів (зокрема, вазонів з квітами, засобів прибирання, пакувальних матеріалів тощо); не дозволяється зберігати продукти харчування, одяг та взуття; рекомендується регулярне чищення вентиляційних коробів від пилу за допомогою пилососів; вчасне ремонтування приміщень для запобігання виникненню щілин у підлозі та обсипанню штукатурки.
Необхідно залучати санітарно-епідеміологічну службу для регулярного контролю за станом забруднення зовнішнього та внутрішнього повітря сховищ і самих документів.
Однією з причин передчасного руйнування документів є ураження біологічними шкідниками: мікроскопічними, або плісеневими грибами, бактеріями, комахами та гризунами. Найбільш небезпечними для документів є плісеневі гриби. Пошкодження документів плісеневими грибами виникає внаслідок біохімічної дії метаболітів на матеріали та через механічне руйнування при розростанні міцелію грибів углиб субстрату. При температурі вище за +10° С та відносній вологості повітря вище за 70% зволожені документи на паперовій основі уражаються плісеневими грибами вже через 48 годин. Особливу небезпеку для паперового носія інформації становить група целюлозоруйнівних мікроскопічних грибів.
Джерелами мікологічного пошкодження документів можуть бути зовнішнє середовище (пил повітря, вода, уражені матеріали, людина) або сам папір, який уражається спорами грибів у процесі його фабричного виготовлення. Ферментативне руйнування грибами клітковини паперу, наповнювачів та клейких речовин, а також інших документних матеріалів призводить до втрати ними експлуатаційних властивостей. Матеріали змінюють колір, стають ламкими, деформуються, розпадаються, відбувається згасання тексту. Внаслідок додаткового зволоження паперу водою, що виділяють гриби, а також ослизнення клітковини під дією целюлозоруйнівних ферментів окремі аркуші документа можуть склеюватися, утворюючи зцементовані блоки (це найбільш характерно для крейдяного паперу) [2, с. 128].
Ураження документів плісеневими грибами завжди супроводжується утворенням на їхніх поверхнях різноколірних пігментних плям. Документи можуть пошкоджуватися комахами.Комахи руйнують шкіряні оправи документів, папір, картон, а також дерев’яні стелажі, шафи, підлогу. Характерними прикметами пошкодження комахами документних матеріалів є наявність глибоких ходів, отворів, бурового борошна. Найбільш розповсюджені у фондосховищах шкіроїди, шашелі (переважно хлібні), а при підвищеній вологості у приміщенні – лусочниці [26].
Велику шкоду документам іноді завдають таргани, які вигризають ділянки палітурок, особливо коленкорових та шкіряних, а також забруднюють документи кислими продуктами життєдіяльності. Шкідливі комахи заносяться у фондосховища з одягом, взуттям, потрапляють разом з ураженими документами, залітають через відчинені вікна; їхні яйця можуть проникати в приміщення разом з пилом зовнішнього повітря.
Гризунипошкоджують документи під час пошуків їжі, яку знаходять у вигляді рослинних або тваринних клейких та наповнювальних речовин. Крім того, вони можуть руйнувати документи внаслідок своїх фізіологічних особливостей – потреби сточувати об тверді поверхні різці, що швидко ростуть. Нерідко для влаштування своїх гнізд гризуни використовують дрібно погризений папір. Боротьба з гризунами дуже складна через їхню надзвичайну плодючість та обрання для житла темних і заглиблених місць, куди людині дістатися важко.
Санітарно-гігієнічний режим зберігання документів має й медичний аспект, пов'язаний з можливістю існування у сховищах шкідливих для здоров'я людини хвороботворних бактерій та плісеневих грибів. Комахи та гризуни можуть бути розповсюджувачами небезпечних для людини інфекцій.
Проблема захисту документних фондів від біопошкоджень може бути розв’язана лише за умови комплексного застосування профілактичних та винищувальних засобів боротьби з біошкідниками.Головну роль в інтегрованій системі захисту фондів від біопошкоджень мають відігравати профілактичні заходи, практичне виконання яких не становить особливих труднощів, – вони доступні для всіх бібліотек і архівів. Один раз на місяць, у санітарний день, обов'язково здійснюють санітарно-гігієнічну обробку приміщень, документів, каталогів і картотек[7] .
Знепилювання документів і полиць стелажів здійснюють безпосередньо після загального прибирання приміщень. Роботу виконують пилососом або ручним способом. Мікологічний та ентомологічний нагляд за станом фондів здійснюють шляхом систематичних профілактичних оглядів приміщень фондосховищ та документів. Гігієнічне очищення документів від забруднень, дезінфекція та дезінсекція є дозволяють запобігти розповсюдженню біологічних шкідників у сховищах бібліотек. Боротьба з біологічними шкідниками здійснюється переважно хімічними методами, оскільки фізичні методи потребують складного технічного обладнання й великих фінансових витрат. У разі масового ураження фондів для загальної дезінфекції та дезінсекції фондосховищ залучають фахівців санітарно-епідеміологічних або спеціальних карантинних служб.
Будь-які екстремальні ситуації – пожежа, повінь, землетрус або порушення цілісності будівлі, аварія сантехнічних комунікацій – призводять до швидкого й раптового пошкодження документів. Якщо екстремальні ситуації спрогнозувати неможливо, але протипожежні умови у бібліотеках повинні бути створені належним чином, тому що втрати можуть бути непоправними. Зараз розроблено багато інноваційних ефективних технологій збереження документів, у т.ч. і під час аварійних ситуацій [10, с. 99–110].
Таким чином, документи на будь-яких носіях руйнуються з віком навіть в ідеальних умовах зберігання. Цей процес можна істотно уповільнити, усунувши його причини, прийнявши запобіжні засоби, які є суттю консервації документа. Це режим зберігання документів, який полягає перш за все в підтримці оптимальної температури і вологості повітря; світловий режим, оскільки надмірну дію світла прискорює руйнування паперу. Санітарно-гігієнічний режим зберігання оберігає документи від біопошкоджень і міст забруднень, що негативно впливають на пігменти, каталізующих руйнівні хімічні процеси, сприяючих зараженню книг бактеріями, що містяться в повітрі, грибами і т.д. Тому гігієна фонду включає знепилювання, дезінфекцію, дезінсекцію і очищення документів, методика яких детально викладена у відповідних інструктивно-методичних матеріалах.
Сьогодні ці поради не зовсім коректні відносно бібліотечних працівників, багато чого не залежить від них зовсім, але працівники бібліотек повинні знати нормативні вимоги щодо збереження, використання, копіювання та транспортування документів і дотримуватися них.
2.2 Сучасні методи консервації документів
Не всі бібліотеки та архіви можуть запобігти зношенню фондів та уповільненню процесу руйнування, а кошти на проведення трудомісткої й дорогої роботи з консервації мають лише поодинокі установи. Тому збереження інтелектуального надбання країни шляхом перенесення його на інші носії інформації стає все актуальнішим.
У світовій практиці розрізняють два підходи до забезпечення збереження документа: 1) збереження власне документа; 2) збереження інтелектуального змісту документа. Другий підхід зв’язаний з використанням технологій переформатування, тобто перенесення інформації з одного носія на іншій.
Видів збереження документів дуже багато. Перенесення інформації з паперового носія на інший коштує досить дорого, крім того, неможливо зовсім уникнути негативного впливу на друковану продукцію. Тому варто дуже відповідально підходити до відбору документів. Необхідно точно визначити, чи є документ рідкісним або унікальним, як часто він використовується, чи є ще його примірники в цій або в інших бібліотеках, чи був він збережений на іншому носії. Все це дасть змогу уникнути зайвої витрати коштів і часу на опрацювання, а також – що найважливіше – звести до мінімуму шкоду, що завдається при цьому друкованим виданням [30, с. 28–29].
Сьогодні існують три основні методи копіювання документів: ксерокопіювання, мікрофільмування та оцифровування. Розглянемо переваги і недоліки кожного з них.
Ксерокопіювання не забезпечує збереження друкованої продукції. Копіювальні апарати плоскісного типу (а саме вони найпоширеніші в бібліотечних і архівних установах) піддають документ сильному механічному навантаженню, а це призводить до неминучого пошкодження палітурок. Щоб уникнути цього, потрібно надавати перевагу апаратам, що дають змогу копіювати розкриті томи зверху, однак такі машини коштують дорожче. Крім того, деякі види документів, наприклад, на пергаменті або веленевому папері, з сургучними печатками, в цінних палітурках, крихкі, документи великого формату, що перевищує розмір скла копіювальної машини, не підлягають копіюванню.