ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНСТВО
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО
АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)
Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел №3)
по теме:
«ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПУТИ И ВОЗМОЖНОСТИ АРХИВОВ»
Слушателя заочного годичного курса
профессиональной переподготовки
ЮРЬЕВОЙ АННЫ МИХАЙЛОВНЫ
Волгоград 2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
УЧЕТ И ОПИСАНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСОБОЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ; в их составе выделяют особо ценные документы, в составе особо ценных документов некоторую часть составляют уникальные документы, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов.
Особо ценным является документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.
Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
В качестве характеристики понятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятием невосполнимости, относимым к уникальным документам, подразумевается невозможность полноценной замены любой копией этого документа (за исключением понятия копии документа на правах подлинника), с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности.
Не все ценные с научно-исторический и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов.
Целью данной работы является изучение вопроса сохранности и учета уникальных и особо ценных документов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.
КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ОСОБОЦЕННЫХ (УНИКАЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:
- время создания документа – основной самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, созданных после 1626 года и до конца восемнадцатого века, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. Документы созданные до 1626 года в соответствии с критерием «древность документа», как правило, относятся к уникальным;
- ценность содержащейся в документах информации – наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении;
- юридическая сила, подлинность документов – два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассматривать вместе.
Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии информации или особого значения именно самой донной копии (отпуска) допускается возможность отнесения к ОЦД (особо ценным документам) копий. В этом смысле подлинность документа – это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого явления.
Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют прежде всего документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К таким документам относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинниками или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами).
Подлинность документа особенно важна при ликвидации так называемой межархивной дублетности. Не следует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документы однородного характера и содержания, относящихся к одному важному событию или факту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса и автографичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играла наиболее существенную роль в данном событии.
Поэтому для особо ценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения, подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы, в отличие от просто ценного документа, который юридической силой может и не обладать, но оставаться историческим источником;
- значение фондообразователя – критерий, считавшийся ранее главным для выявления особо ценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим должно быть значение содержания информации документа в рамках межфондовых документных связей.;
- авторство (и адресат) документа – критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны. Критерий включает в себя и понятие автографичности, к особо ценным документам следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии;
- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа – также являются критерием, который может применяться прежде всего к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения.
В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).
Также используют дополнительный проверочный критерий – материальная ценность документа, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Степень интенсивности использования документов не является критерием определения особо ценных документов. Физическое состояние документа также не является критерием определения особо ценных документов, так как ценность, в том числе особо ценного документа, определяется значением его содержания.
УЧЕТ И ОПИСАНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.
На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.
Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.
Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.
Учет особо ценных документов ведется по:
- списку фондов, содержащих особо ценные документы;
- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).
В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.