Відповідно до цієї процедури, заявка на видачу патенту на винахід подається заявником в патентне відомство кожної із держав патентування. У більшості випадків національні патентні законодавства передбачають в обов`язковому порядку ведення всього діловодства за заявками на одержання патенту, починаючи з подання заявки і закінчуючи одержанням патенту і підтримкою його чинності, виключно через патентних повірених цієї держави. Це пояснюється тим, що діловодство по заявками регламентується великою кількістю підзаконних нормативних актів, інформацією про які іноземний заявник не володіє.
Для того, щоб заявка була прийнята іноземним патентним відомством, вона має відповідати всім передбаченим законодавством формальним вимогам. Як правило заявка має містити заяву, опис винаходу, формулу винаходу, креслення, якщо вони необхідні для розуміння опису, реферат, легалізовану копію первинної заявки, що була подана в іншу державу для встановлення пріоритету, переклад заявки на офіційну мову держави патентування (переклад може надійти протягом установленого строку після подання заявки), довіреність патентному повіреному, документ про сплату відповідного збору. Деякі національні законодавства передбачають подання декларації про авторство, передаточний акт, якщо право на одержання патенту передається.
Заявка має стосуватись одного винаходу або групи винаходів, пов‘язаних єдиним винахідницьким задумом.
Національні законодавства встановлюють спеціальні вимоги до опису винаходу і формули.
Законодавство багатьох країн, передбачає складання докладного і повного опису винаходу. Опис має розкривати суть винаходу чітко і ясно, таким чином щоб середній спеціаліст у даній галузі міг здійснити винахід не докладаючи творчих зусиль. Незважаючи на цю вимогу національних законодавств, заявник має пам‘ятати, що секрети виробництва (типа "ноу-хау), які можуть мати самостійну цінність, по можливості не повинні розкриватися в описі винаходу.
Правила до викладення формули, що знайшли відображення в різних національних законодавствах, прийнято умовно розділяти на декілька систем викладення формули винаходу. Всі національні законодавства передбачають багатоланкові формули. Система, що прийнята в європейських державах, дістала назву “германська”, “формула з виділеною новизною” або “логічна”. Така система прийнята у державах Європи (крім Великобританії), а також Японії, Аргентині, державах СНД. Але, навіть в тих державах, де формула має основні риси “європейської формули”, національні законодавства передбачають свої особливості. В США і деяких інших державах прийнята, так звана, “американська формула”. Необхідно зазначити, що на цей час в США допускається також “американська формула” з проявами рис “європейської”. В Великобританії - “британська”. Для цієї системи складання формули характерно поєднання ознак “європейської формули” і “американської”. Окремий пункт формули складається за правилами “американської формули”, а принципи побудови всієї формули наближаються до “європейської”.
Кожна з цих систем має свої особливості, які проявляються як в принципах складання головного пункту формули так і взагалі всієї формули.
Перелік документів, необхідних для подання заявки на патент, а також вимоги до їх оформлення встановлюються національними законодавствами. За процедурою оформлення документи розподіляються на такі, що:
· підписуються тільки заявником і / чи винахідником;
· оформлюються у присутності свідків;
· підлягають нотаріальному оформленню;
· підлягають консульській легалізації в іноземних консульствах і посольствах.
Звичайно патентні закони містять характеристику ознак (критеріїв патентоспроможності), яким має відповідати технічне рішення для визнання його винаходом і видачі на нього патенту. У різних державах підхід до критеріїв патентоспроможності різний, проте їх можна звести до трьох основних критеріїв: новизна, винахідницький рівень (неочевидність) і промислова придатність. Прийнято розрізняти новизну: абсолютну, відносну, локальну (місцеву).
Абсолютна світова новизна передбачає недопустимість розкриття відомостей щодо винаходу у публікації в жодній країні світу, а також винахід не повинен відкрито використовуватись в жодній країні.
Відносна світова новизна передбачає недопустимість розкриття відомостей щодо винаходу у публікації в жодній країні світу, проте відкрите використання винаходу розглядається як обставина, що порочить новизну, тільки, якщо воно мало місце у країні патентування, а факт використання винаходу за кордоном не впливає на оцінку його новизни.
Локальна (місцева) новизна передбачає невідомість винаходу тільки у межах країни патентування.
В національних законодавствах країн світу чітко визначають три види експертиз, за якими проходить процедура розгляду заявок на винаходи в національних патентних відомствах : явочна (реєстраційна), відкладена та перевірочна системи.
Явочна система характеризується тим, що патент на винахід, видається без перевірки технічного рішення щодо відповідності його критеріям патентноспроможності. Проводиться тільки перевірка заявки щодо формальних вимог, після чого видається патент під відповідальність заявника.
Перевагою цієї системи є досить невелика вартість та швидкість одержання патентних прав. У чистому вигляді така система використовується в таких державах як Греція, Італія, Латвійська Республіка, Литовська Республіка та інш. Недоліком такої системи є те, що патент може бути легко оскаржений в суді і визнаний недійсним.
Перевірочна система експертизи відрізняється тим, що після експерти за формальними ознаками технічне рішення детальною перевіряється щодо відповідності його критеріям патентноспроможності. Перевага перевірочної системи - можливість одержання “міцного” патенту. Тобто такого патенту, який досить важко оскаржити. При цьому заявник має одразу сплатити досить великі патенті збори і експертиза може тривати від 3 до 7 років. В чистому вигляді така процедура діє в США, з деякими особливостями в Фінляндії, Швеції, Іспанії, Індії, Австрії.
Відкладена система експертизи з’явилась дещо пізніше. Ця система передбачає експертизу за формальними ознаками, публікацію всіх заявок, що подаються у Відомство, через 18 місяців, встановлення тимчасової правової охорони з дати публікації заявки до моменту видачі патенту, проведення за клопотанням заявника експертизи по суті (на відповідність критеріям патентоспроможності). Клопотання подається у відповідності до національних законодавств в строк від 3 до 7 років. Цей строк достатній для оцінки необхідності одержання патенту. Переваги цієї системи в тому, що заявник одержує тимчасову правову охорону і має можливість оцінити ефективність винаходу, здійснити кроки для його комерційної реалізації. В разі порушення прав заявника після опублікування заявки або відомостей про неї, він має право на відшкодування збитків особою, що знала або одержала письмове попередження про наявність заявки на розгляді в патентному відомстві.
Аналіз діючих в світі систем експертизи показує, що кожна країна використовує таку систему, яка є найбільш раціональною і вигідною для національних заявників. Основна умова - не порушувати основних принципів Паризької Конвенції по охороні промислової власності. Кожна держава - член Паризького Союзу має можливість відповідно до своїх національних потреб визначати ті чи інші особливості своєї патентної системи.
Більшість держав учасниць Паризького Союзу запровадили відкладену систему експертизи або змішану.
Наприклад, Бельгія має два види патентів. Один строком дії 6 років видається, якщо заявник не подав клопотання щодо проведення пошуку. Якщо клопотання подається і патентний збір сплачено - то проводиться пошук. Заявник має змогу внести корективи в матеріали заявки. Патент в результаті цих процедур видається строком дії 20 років. Але цей патент не вважається таким, за заявкою на який проведена повна експертиза.
Франція має, систему проміжну між явочною і перевірочною.
Швейцарія має також проміжну систему між явочною і перевірочною. Але ця система докорінно відрізняється від системи Франції. Повна експертиза проводиться за заявками на винаходи, що стосуються годинників і текстильної промисловості.
В 1995 року Нідерланди, одна із країн з класичною відкладеною експертизою, запровадила цікаву систему видачі патентів, направлену на підтримку національних заявників. Паралельно з патентом строком дії 20 років, який можна отримати, за відкладеною експертизою, запроваджено патент строком дії 6 років, який видається без проведення експертизи заявки по суті за явочною системою. Переваги цього “короткого патенту” активно пропагуються Патентним відомством Нідерландів. Цей патент дає змогу заявнику швидко отримати права і почати їх використовувати. Одночасно можна подати заявку на той же винахід до Європейського патентного відомства і отримати патент строком дії 20 років. У разі видачі патенту строком дії 20 років “короткий патент” припиняє свою дію.
Необхідно сказати, що заявник має змогу одержати “міцній” патент, за яким здійснено перевірку критеріїв патентоспроможності в державі - учасниці Європейської патентної Конвенції, подаючи заявку за системою РСТ та в Європейське патентне відомство.
Заявниками винаходу в іноземних державах можуть виступати як юридичні, так і фізичні особи. Питання про зміну заявника при патентуванні винаходу за кордоном має бути вирішено по узгодженню із заявником в Україні. Ця зміна має бути оформлена відповідним договором або передаточним актом.