4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются заместителем Министра, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Минюста России);
5) планы работы структурных подразделений Минюста России (утверждаются заместителями Министра, курирующими соответствующие структурные подразделения); планы работы структурных подразделений территориального органа – начальником территориального органа);
6) положения об отделах в составе структурного подразделения Минюста России (утверждаются руководителем этого подразделения); положения о структурных подразделениях территориального органа – начальником территориального органа);
7) распределение обязанностей между заместителями руководителя структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа) (утверждается руководителем этого подразделения (начальником территориального органа);
8) иные документы, подготовленные по согласованию с Департаментом организации и контроля (утверждаются Министром, его заместителями).
Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке Минюста России (общем бланке территориального органа) (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста).
Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным пунктом 16 подраздела 3.2.4 настоящей Инструкции, в правом верхнем углу общего бланка.
Личная подпись должностного лица Минюста России или его территориального органа в грифе утверждения (при необходимости) заверяется в оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по правилам, установленным в пункте 17 подраздела 3.2.4 Инструкции.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.
Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, в верхнем левом углу которого помещается оттиск углового мастичного штампа Минюста России (территориального органа).
Документы, которым юридическая сила придается без издания приказа грифом утверждения Министра, редактируются в Департаменте организации и контроля и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются в соответствующем структурном подразделении Минюста России (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты и регистрационного номера.
Зарегистрированные документы, за исключением методических рекомендаций по направлениям деятельности, помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений Минюста России - исполнителей документов. Подлинные экземпляры методических рекомендаций по направлениям деятельности, передаются на хранение в Департамент организации и контроля.
3.3.6.4 Протокол заседания (совещания)
1) Протоколами оформляются решения, принятые на коллегиях Минюста России, совещаниях у Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России, начальников территориальных органов, иных совещаниях в Минюсте России и его территориальных органах (далее - совещания).
2) Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
3) Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4) Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
«Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)».
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -..., воздержалось -...».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
5) Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:
Присутствовали:
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации Ю.С. Любимов
Заместитель директора Департамента
организации и контроля С.В. Белоусов
Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно шрифтом Times New Roman № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
6) Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания гражданский служащий (работник)) на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 в трехдневный срок со дня проведения совещания.
Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти («Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
наименование территориального органа (если протокол составляется в территориальном органе);
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него сплошной линией и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
7) Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
8) Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.