4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭД направляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаря Министра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также на рабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранее распределением.
При необходимости секретарем Министра, секретарями и референтами заместителей Министра может создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.
4.5.6 Изучение поступивших документов и введение в соответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документа проектов поручений по исполнению документа производится:
для документов, переданных на доклад Министру - Департаментом организации и контроля;
для документов, переданных на доклад заместителям Министра - референтами заместителей Министра либо по поручению заместителей Министра, их секретарями;
для документов, переданных на доклад руководителям структурных подразделений Минюста России – ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги:
для Министра – Департаментом организации и контроля;
для заместителей Министра – референтами (секретарями) заместителей Министра;
для руководителей структурных подразделений Минюста России – ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
В проект поручения по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Министра (заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Минюста России), дату поручения.
4.5.7 После рассмотрения поступивших документов Министр (заместитель Министра) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки документов, как поступивших на бумажном носителе, так и поступивших в электронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнению документа.
В аналогичном порядке руководители структурных подразделений Минюста России передают документы после рассмотрения ответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
Министр, заместители Министра, руководители структурных подразделений Минюста России вправе лично внести изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных ими документов в части, касающейся уточнения поручений по их исполнению.
4.5.8 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, в соответствии с поручениями Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России соответственно вносят, при необходимости, изменения в электронные регистрационные карточки рассмотренных указанными должностными лицами документов и передают документы в соответствии с поручениями по их исполнению:
4.5.8.1 Секретарь Министра, секретари заместителей Министра документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Министра с поручением Министра, а также структурному подразделению Минюста России с поручением Министра или заместителя Министра - в Департамент организации и контроля для дальнейшей передачи головному исполнителю.
4.5.8.2 Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста России в соответствии с поручениями руководителей структурных подразделений Минюста России документы, исполненные на бумажном носителе, – гражданским служащим – головным исполнителям.
4.5.8.3 Одновременно головному исполнителю с использованием технологий СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.
Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.
При необходимости соисполнителями может самостоятельно создаваться копия электронного документа на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.
В случае, если электронный образ документа не создавался, Департамент организации и контроля обеспечивает передачу соисполнителям копии документа на бумажном носителе. В этом случае тиражирование производится с соблюдением требований нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющую государственную тайну, и информацию ограниченного распространения.
4.5.8.4 Документы, поступившие в электронном виде, направляются головным исполнителям и соисполнителям вместе с электронными регистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Министру (заместителям Министра, руководителю структурного подразделения Минюста России) электронный документ переносился на бумажный носитель в порядке, предусмотренном пунктом 4.5.5 Инструкции, то копия документа на бумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном подпунктами 4.5.8.1 и 4.5.8.2 пункта 4.5.8 Инструкции.
4.5.8.5 Документы, содержащие информацию о преступлениях независимо от способа их доставки, с поручениями Министра, а также заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и кадров, передаются в Департамент государственной службы и кадров (при необходимости и в другие структурные подразделения Минюста России) в порядке, предусмотренном подпунктом 4.5.8.1 Инструкции, незамедлительно.
4.5.8.6 Поступившие в Минюст России проекты актов (их копии) и иные документы, поступившие в Минюст России на согласование, передаются на рассмотрение и рассматриваются в порядке, установленном пунктами 6.6 – 6.9 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).
4.5.9 Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения Минюста России в другое не позднее одних суток с момента его поступления:
4.5.9.1 Если деятельность структурных подразделений курируется разными заместителями Министра - на основании решения Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.
4.5.9.2 Если деятельность структурных подразделений курирует один заместитель Министра - на основании решения заместителя Министра, зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения, инициировавшего передачу документа.
4.5.10 Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение Минюста России только через Департамент организации и контроля.
4.5.11 Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России, уведомляет о принятом решении Департамент организации и контроля в отношении документов, исполнение которых находится на контроле Министра:
по обращениям граждан - отдел по работе с обращениями граждан;
по остальным документам - отдел документационного обеспечения.
4.5.12 На основании поручения Министра или заместителя Министра о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение Минюста России гражданские служащие отдела по работе с обращениями граждан или отдела документационного обеспечения вносят в электронную регистрационную карту документа сведения об изменении в движении документа.
Внесение сведений в электронную регистрационную карту документа об изменении в движении документа иным гражданским служащим запрещается.
4.6 Организация работы с отправляемыми документами
4.6.1 За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, своевременное представление проекта документа, при необходимости, в редакторскую группу отдела документационного обеспечения, за внутреннее согласование проекта документа, а, при необходимости, и внешнее согласование с другими государственными органами (организациями) отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа.
4.6.2 Проекты исходящих документов Минюста России готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.6.3 Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения Минюста России - исполнителя документа, при необходимости иными должностными лицами Минюста России. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в подпункте «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 и пункте 3 подраздела 3.3.6.5 Инструкции.