4.11.22 Из структурных подразделений Минюста России в архив электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на хранение.
4.11.23 Работа с электронными документами в территориальном органе осуществляется в порядке, аналогичном описанному в подразделе 4.11 настоящей Инструкции.
4.12 Обработка документов в структурных подразделениях
4.12.1 Функция обработки документов в структурных подразделениях Минюста России закрепляется положениями об этих структурных подразделениях, а также должностными регламентами гражданских служащих.
4.12.2 Организация работы с документами в структурных подразделениях Минюста России производится по правилам, установленным в пунктах 4.1 – 4.8 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказом Минюста России от 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010, регистрационный № 16096).
4.12.3 Документы, поступившие в структурное подразделение Минюста России передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
4.12.4 При обработке документов в структурных подразделениях Минюста России ответственными за делопроизводство осуществляются следующие процедуры:
4.12.4.1 С периодичностью не реже 1 раза в течение часа рабочего времени проверяется поступление в электронный кабинет структурного подразделения Минюста России электронных регистрационных карточек документов и получаются в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящие, организационно-распорядительные и иные внутренние документы, адресованные в структурное подразделение, и оформленные на бумажном носителе.
4.12.4.2 Поступившие документы посредством СЭД или на бумажном носителе после предварительного рассмотрения с проектами резолюций представляются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России руководителю данного структурного подразделения.
4.12.4.3 Документы с поручениями руководителя структурного подразделения Минюста России по их исполнению своевременно по СЭД доводятся до сведения гражданских служащих - исполнителей.
4.12.4.4 Ведется учет в СЭД движения документов в структурном подразделении Минюста России в соответствии с резолюцией (поручением) руководителя структурного подразделения Минюста России.
4.12.4.5 Контролируется исполнение документов и поручений руководителя структурного подразделения Минюста России.
4.12.4.6. В установленном Инструкцией порядке отправляются посредством СЭД адресатам документы, исполненные в структурном подразделении Минюста России, в том числе документы, исполненные на бумажном носителе – через отдел документационного обеспечения.
4.12.4.7 Составляется и ведется раздел структурного подразделения Минюста России в сводной номенклатуре дел Минюста России.
4.12.4.8 Оформляются номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве.
4.12.5 Обработка документов в структурных подразделениях территориального органа осуществляется в порядке, аналогичном порядку обработки документов в структурных подразделениях Минюста России.
4.13 Работа исполнителя с документами
4.13.1 Гражданские служащие структурных подразделений Минюста России в процессе исполнения документа осуществляют:
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;
- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
- подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
- представление в случаях и в порядке, предусмотренном Инструкцией, проекта документа в редакторскую группу отдела документационного обеспечения;
- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае внесения в проект документа изменений принципиального характера проводится его переоформление и повторное согласование);
- подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);
- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Минюста России (руководителю структурного подразделения Минюста России);
- определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа).
4.13.2 Если исполнение документа поручено нескольким гражданским служащим, то из их числа руководителем структурного подразделения Минюста России определяется головной исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.
В электронной регистрационной карточке головной исполнитель в структурном подразделении Минюста России выделяется установленным в СЭД символом (жирным шрифтом).
Если для исполнения проекта документа привлекаются гражданские служащие нескольких структурных подразделений Минюста России, то для работы над ним решением Министра или его заместителя может создаваться рабочая группа. Состав рабочей группы, сроки ее работы могут определяться актом Минюста России.
4.13.3 Гражданские служащие структурных подразделений Минюста России, являющиеся соисполнителями поручения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляет головному исполнителю свои предложения и отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя структурного подразделения Минюста России, давшего поручение.
4.13.4 Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
4.13.5 Не допускается разглашение исполнителем содержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, содержащих информацию ограниченного распространения. С указанными документами (проектами документов) могут быть в установленном порядке ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
4.13.6 Проекты документов, направляемых за подписью Министра, передаются для доклада Министру не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения поручения, а направляемых за подписью заместителей Министра – не позднее чем за один день до истечения срока исполнения поручения.
4.13.7 Работа исполнителей с документами в территориальном органе осуществляется в порядке, аналогичном установленному настоящей Инструкцией для гражданских служащих Минюста России.
4.14 Учет и анализ объемов документооборота
4.14.1 Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Минюст России и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности гражданских служащих, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Минюст России и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.14.2 Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД отделом документационного обеспечения:
4.14.2.1 За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
4.14.2.2 При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
4.14.2.3 Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
4.14.3 Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным отдела документационного обеспечения для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда государственных служащих, выполняющих копировально-множительные работы, и определения их оптимальной численности.
4.14.4 Департамент организации и контроля ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15-го января на основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурных подразделений Минюста России и в целом за Минюст России и представляет справку о документообороте заместителю Министра, курирующему Департамент организации и контроля, а также направляет её для сведения руководителям структурных подразделений Минюста России.
В территориальном органе подсчет объёма документооборота структурных подразделений и в целом за территориальный орган производится ответственным за делопроизводство до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15-го января.
V. Контроль исполнения документов
5.1 Контроль исполнения документов[27] состоит из осуществляемых Департаментом организации и контроля и другими структурными подразделениями Минюста России процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения резолюций (поручений) по входящим и внутренним документам с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Минюста России.