Вместе с делами в архив Минюста России передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, а также базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
6.4.7 В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минюста России ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Минюста России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
7.1 Учет печатей и штампов
7.1.1 Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
7.1.2 Минюст России (территориальный орган) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417) применяет печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать).
Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации определено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461, 2006, № 52, ст. 5587).
Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям регламентируются ГОСТ Р 51511-2001. Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
Заявка на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются структурными подразделениями Минюста России (территориальными органами) – инициаторами, визируется директором Департамента организации и контроля и передается в Департамент управления делами, который размещает заказ на полиграфическом предприятии.
В Минюсте России используются две одинаковые гербовые печати, одна из которых закрепляется за Департаментом организации и контроля; другая - за Департаментом управления делами.
За Департаментом государственной службы и кадров закрепляется малая гербовая выжимная металлическая печать, используемая для служебных удостоверений и специальных пропусков.
В территориальном органе используется одна гербовая печать, которая храниться у начальника территориального органа.
В Минюсте России (территориальном органе) гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, начальников территориальных органов, а также других гражданских служащих, которым доверенностью или актом Минюста России предоставлены соответствующие полномочия.
Гербовой мастичной печатью удостоверяются:
- все виды договоров и соглашений, заключаемых Минюстом России (территориальным органом) с другими организациями в пределах компетенции;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
- документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Минюста России (территориального органа);
- акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
- акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
- гарантийные письма;
- доверенности;
- характеристики гражданских служащих (работников);
- представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;
- свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
- другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
7.1.3 Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минюсте России (территориальном органе) используются печати структурных подразделений («Департамент государственной службы и кадров», «Департамент организации и контроля» и др.), печати для отдельных категорий документов («Для копий», «Для справок» и др.). Для опечатывания пакетов, бандеролей изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов» и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Заявка на изготовление печати без изображения Государственного герба Российской Федерации и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях Минюста России (его территориального органа), согласовывается с Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) и передается в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), которое в установленном порядке размещает заказ на полиграфическом предприятии.
7.1.4 Учет имеющихся в Минюсте России (территориальном органе) печатей и штампов ведется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) в журнале (приложение № 35) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
7.1.5 Выдача печатей и штампов должностным лицам, ответственным за их использование и хранение, осуществляется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах. Передача печатей посторонним лицам и вынос их помещений, занимаемых Минюстом России (территориальным органом), не допускается.
В структурных подразделениях Минюста России печати и штампы учитываются в своем журнале учета печатей и штампов и выдаются под роспись гражданскому служащему, отвечающему за их использование и хранение.
7.1.6 Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минюсте России возлагается на Министра, в территориальном органе – на начальника территориального органа.
Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Минюста России (его территориального органа).
7.1.7 Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
7.1.8 Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях Минюста России проверяется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа).
VIII. Централизованное тиражирование документов
8.1 Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Минюста России, производится отделом документационного обеспечения.
8.2 Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем структурного подразделения Минюста России, а также директором Департамента организации и контроля (его заместителем, курирующим отдел документационного обеспечения), которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.
Ответственность за обоснование размера тиража, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений Минюста России.
8.3 Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы отдела документационного обеспечения.
Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Министра и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» на бланке-заказе директора Департамента организации и контроля (его заместителя, курирующего отдел документационного обеспечения).
8.4 Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата А4).
8.5 Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются исполнителем, представившим бланк-заказ.