В совместных документах (приказах (распоряжениях), решениях и др.) Минюста России и федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций) текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «предлагаем»).
В протоколах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
от третьего лица единственного числа («Минюст России не возражает»; «Министерство юстиции Российской Федерации считает возможным»; «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области полагает целесообразным…»);
от первого лица множественного числа («просим направить», «в соответствии с запросом направляем» и т.д.);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).
В документах, регулирующих деятельность Минюста России, его структурных подразделений и территориальных органов, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: «комиссия установила», «отдел осуществляет следующие полномочия».
В случае, если в тексте документа требуется охарактеризовать какой-либо объект по ряду признаков, используется форма анкеты. Она применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.
При составлении текста в форме анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Таблица – форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и др. документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
13) Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими организационно-распорядительными документами;
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.
Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок и т.д.).
В сопроводительных письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
| Приложение: | 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. |
| 2. Справка о проделанной работе на 2 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:
| Приложение: | справка о..., для служебного пользования, от 12.05.2010 № 01-03-18/576дсп экз. № 1 на 2 л. |
В этом случае сам документ также будет иметь отметку «Для служебного пользования».
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 5 л.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
| Приложение: | договор от 30 мая 2008 г. № 24 и приложения к нему, всего на 11 л. |
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении. Например:
| Приложение: | копия приказа Минюста России от 23.12.2009 № 45 … на 2 л. в 1 экз. |
Приложение к письму является самостоятельным документом и имеет самостоятельную нумерацию.
Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.
На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются, например: (Приложение № 1, Приложение № 2).
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложений указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минюста России
от 15.03.2009 № 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о наличии приложений, ниже - гриф утверждения документа. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
УТВЕРЖДЕНА
приказом Минюста России
от 12.11.2009 № 125
Особенности оформления приложений к приказам, положениям, правилам, инструкциям устанавливаются настоящей Инструкцией.
14) Согласование документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности создания документа, соответствия его нормативным правовым актам Российской Федерации, а также в иных случаях предусмотренных Инструкцией.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутреннее согласование).
а) Гриф согласования.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и иными органами (организациями) оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
Подпись А.А. Кузьмин
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
письмо Минкультуры России
от 26.07.2010 № 01-18/115
Гриф согласования оформляется на лицевой стороне основного документа под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими государственными органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными Минюсту России федеральными службами, учреждениями Минюста России (при необходимости);
с общественными организациями (при необходимости).
б) Виза.
Согласование проекта документа с должностными лицами и иными гражданскими служащими Минюста России (территориального органа) оформляется визой.
Представляемый на подпись документ визируется исполнителем документа с обязательным указанием фамилии и номера телефона и руководителем структурного подразделения Минюста России (территориального органа), подготовившим проект документа.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:
Подпись Иванов И.В.
Дата
При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Директор Департамента
управления делами
Подпись Бреймаер И.В.
Дата
На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации визы проставляются в соответствии с правилами раздела III Инструкции.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Минюста России (территориального органа), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа, помещаемой в дело Минюста России (территориального органа), или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи (электронной почте) без досылки подлинника по почте.