На режимно-секретні підрозділи організацій покладається завдання з запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "ДСК", та випадкам втрат таких документів.
Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "ДСК", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із відповідними інструкціями, в яких регламентовано правила поводження з інформацією "ДСК". Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.
Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "ДСК", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.
Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави визначаються основні правила:
- прийняття і обліку документів;
- розмноження і розсилання (відправлення) документів;
- формування виконаних документів у справи;
- використання документів;
- зняття грифа "ДСК";
- відбору документів для зберігання і знищення;
- забезпечення схоронності документів та перевірка їх наявності;
- обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "ДСК"
здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації. На документи з грифом "ДСК", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації. Кореспонденція з грифом "ДСК", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті) у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.
Документи з грифом "ДСК", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
У разі надходження документів з грифом "ДСК" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.
Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "ДСК" в організації, де немає постійних чергових працівників.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "ДСК". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів". У разі коли обсяг документів з грифом "ДСК" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".
Проходження документів з грифом "ДСК" повинно своєчасно відображатися на відповідних картках (у журналах).
На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "ДСК" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.
Тираж видання з грифом "ДСК", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "ДСК" за відповідною формою. Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.
Відповідальність за випуск документів з грифом "ДСК", що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом "ДСК", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
Друкування документів з грифом "ДСК" здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК". Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. Оброблення, зберігання, а також друкування документів з грифом "ДСК" та конфіденційної інформації, що є власністю держави, з використанням автоматизованих систем (далі — АС) дозволяється тільки за наявності виданого в установленому порядку Департаментом спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБ України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа. Надруковані і підписані документи з грифом "ДСК" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".
Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "ДСК", випускаються з аналогічним грифом. Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали. Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.
Розмноження документів з грифом "ДСК" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.
У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "ДСК", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несек-ретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".
Після закінчення друкування документів з грифом "ДСК" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.
Під час розмноження документів з грифом "ДСК" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.
Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "ДСК" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації (його заступником) та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).
Пересилання документів з грифом "ДСК" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами організацій.
Доставка документів з грифом "ДСК" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.
Документи, справи і видання з грифом "ДСК", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки "ДСК".
На конвертах (упаковках) документів з грифом "ДСК" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників організацій, яким надано право відповідно затверджувати переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "ДСК", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення. Якщо в документах з грифом "ДСК" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій. Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "ДСК" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.
Документи з грифом "ДСК" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодстваУ номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "ДСК". Документи з грифом "ДСК" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.