Ответственность за правильность проведения инвентаризации несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Общие правила проведения инвентаризации регламентируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.95 г.
Количество плановых инвентаризаций па предприятии, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем и оговаривается в приказе об учетной политике, кроме случаев обязательной инвентаризации, рассмотренных выше.
При проведении инвентаризации по требованию органа дознания, следователя или ревизора при проведении ревизии руководитель предприятия создает комиссию с участием ревизоров, в состав которой включаются:
1) представители администрации предприятия и органа, назначившего инвентаризацию;
2) работники бухгалтерской службы (для осуществления подсчетов при инвентаризации);
3) другие специалисты (инженеры, экономисты, техники);
4) могут быть включены представители внутренней службы аудита предприятия, независимых аудиторских организаций;
5) материально-ответственные и другие заинтересованные лица. Участие материально-ответственного лица обязательно при проверке фактического наличия имущества. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо должно дать подписку о том, что им сданы в бухгалтерию все документы по операциям с инвентаризуемыми ценностями, для того чтобы исключить составление бестоварных документов задним числом. Во время проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску ценностей прекращаются.
По результатам фактической проверки полученные сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи должны составляться в момент проведения инвентаризации, при этом составление черновиков с последующей перепиской не допускается. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах, принятых в учете. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. По каждой странице инвентаризационной описи должен производиться подсчет количества и сумм по указанным ценностям. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности оформления инвентаризации оформляются актом контрольной проверки и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
Результатами инвентаризации может быть установлено:
1) совпадение книжных (учетных, документальных) и фактических остатков. Это идеальный результат инвентаризации. Однако такое совпадение может быть вызвано заполнением описей не путем фактической проверки, а на основе книжных остатков или со слов материально-ответственного лица;
2) превышение учетных остатков над фактическими, в результате чего образуется недостача;
3) превышение фактических остатков над учетными, то есть наличие излишков товарно-материальных ценностей.
В соответствии со ст. 12 ФЗ "О бухгалтерском учете" "выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества или порчи ценностей списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации на уменьшение финансирования (фондов)".
Часть выявленной недостачи может быть списана в пределах норм естественной убыли (например, усушки, утруски). Следует знать, что естественная убыль не может быть начислена почти по всем промышленным товарам (инструмент, ткани, обувь и др.) и по некоторым, прежде всего штучным, продовольственным товарам (например, консервы). Начисление естественной убыли производится только после инвентаризации при наличии и в пределах недостачи.
Следует также отличать от естественной убыли порчу ценностей, на которую материально-ответственное лицо в присутствии комиссии составляет специальные акты. Испорченные товары после утверждения акта руководителем организации должны быть реализованы (например, на корм скоту) или уничтожены, что также оформляется документально. На товары, списанные в результате порчи, естественная убыль не начисляется.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, необходимо установить истинную причину их образования. Излишки могут возникнуть вследствие ошибок в бухгалтерском учете. Однако зачастую значительные излишки создаются в результате обсчета, обмана потребителей, также путем завоза неоприходованного товара, приписок в инвентаризационных описях. Недостача или излишки могут быть также следствием пересортицы.
Пересортица товарно-материальных ценностей имеет место, если однородные товары окажутся одновременно в недостаче и в излишках, например, куры I категории будут в недостаче, а куры II категории - в излишке. Причинами пересортицы могут быть:
1) ошибки материально-ответственного лица при приемке или отпуске ценностей (случайные, по неопытности);
2) злоупотребления материально-ответственного лица (искусственное создание пересортицы за счет обмана покупателей);
3) ошибочные записи в бухгалтерском учете – в этом случае на виновное лицо накладывается административное взыскание;
4) умышленное внесение неверных записей в первичные документы и документы бухгалтерского учета в целях запутывания сортового учета товаров.
Образующаяся в результате пересортицы суммовая разница (суммовая недостача) должна быть взыскана с виновных лиц. Суммовая разница от продажи товара при пересортице должна быть возвращена покупателю.
К документам, представляемым для оформления списания недостач имущества сверх норм естественной убыли, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение внутренней или внешней экспертизы о причинах порчи ценностей.
Выявленные в ходе инвентаризации факты пересортицы, могут быть урегулированы путем взаимного зачета излишков и недостач. Но это допускается в виде исключения только у одного и того же проверяемого лица в отношении имущества одного и того же наименования и в тождественных количествах.
По истечении 10 дней после окончания инвентаризации все данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с данными инвентаризации.
Таким образом, инвентаризация является одним из условий правильности ведения бухгалтерского учета. Она способствует реализации охранительной функции бухгалтерского учета. Нарушение порядка проведения инвентаризации в ряде случаев может рассматриваться как условия, способствовавшие совершению преступления.
Вопрос 4 Методы фактической проверки и комплексный анализ
сомнительных хозяйственных операций в правоприменительной
деятельности.
Право требовать проведение инвентаризации при наличии для этого достаточных оснований закреплено п.25 ст. 11 Закона РСФСР "О милиции".
При назначении и при решении вопроса о проведении ревизии там, где у подозреваемых лиц имеются в подотчете товарно-материальные ценности, в обязательном порядке должна проводиться инвентаризация и снятие денежных остатков. Одновременно инвентаризация проводится и в местах (складах, магазинах), имеющих производственный контакт с подозреваемыми лицами.
В качестве оснований для назначения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов могут выступать данные:
1) о фактах обсчета, обмеривания, обвешивания потребителей, превышения установленных тарифов, то есть действий, за которые предусмотрена ответственность по ст.200 УК РФ "Обман потребителей";
2) о фактах сокрытия доходов и имущества предприятия, то есть действий, за которые предусмотрена ответственность по ст. 195 УК РФ "Неправомерные действия при банкротстве" (сокрытие имущества или имущественных обязательств, сведений об имуществе, его размере и местонахождении, передача имущества в иное владение, отчуждение имущества, фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов, отражающих экономическую деятельность предприятия, совершенные при банкротстве или в предвидении банкротства и причинившие крупный ущерб), ст. 196 "Преднамеренное банкротство" (умышленное создание или увеличение неплатежеспособности предприятия), ст.197 "Фиктивное банкротство" (заведомо ложное объявление о своей несостоятельности в целях введения в заблуждение кредиторов), ст. 198, 199 "Уклонение от уплаты налогов";